Pracę w godzinach nadliczbowych trzeba zlecić i ewidencjonować

Wykonywanie pracy w ramach godzin nadliczbowych musi być uzasadnione nadzwyczajnymi okolicznościami, jak np. konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii - wówczas nie ma limitu liczby godzin nadliczbowych, jakie są niezbędne do skutecznego prowadzenia akcji ratowniczej.

Najczęstszą jednak przyczyną pracy ponad obowiązujące normy czasu pracy są szczególne potrzeby pracodawcy. Kodeks pracy nie definiuje pojęcia szczególnych potrzeb pracodawcy, co oznacza, że pracodawca sam decyduje, czy pojawiły się u niego takie potrzeby, które powodują konieczność pracy poza normalnymi godzinami. Ustawodawca przewidział ograniczenie liczby godzin nadliczbowych w takich przypadkach. Limit dobowy jest określony pośrednio przepisem art. 132 k.p. stanowiącym, że pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo, do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku.

Limit roczny wynosi 150 godzin. Przewidziana została także możliwość ustalenia innej (z reguły wyższej) liczby godzin nadliczbowych w ciągu roku. Takiego ustalenia można dokonać w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy albo w przypadku nieobjęcia pracodawcy układem zbiorowym lub brakiem konieczności tworzenia regulaminu pracy (w warunkach przewidzianych w k.p.) - w indywidualnej umowie o pracę. Uwzględniając przeciętną tygodniową normę czasu pracy maksymalna liczba godzin nadliczbowych w ciągu roku może wynieść 416 (52 tygodnie x 8-godzinny limit pracy nadliczbowej przeciętnie w każdym tygodniu).

W wyroku z 5 lutego 1976 r. Sąd Najwyższy (I PRN 58/75, PiZS 1977/6/66) przypomniał, że obowiązujące przepisy nie zawierają warunku wydania wyraźnego polecenia przez zwierzchnika w zakresie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych. Polecenie takie może więc być wydane w jakikolwiek sposób przez każde zachowanie się przełożonego, ujawniające w dostateczny sposób jego wolę. Niewątpliwa, faktyczna konieczność wykonywania przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych może być również uznana za wynikającą z polecenia jego przełożonych. Jeśli zatem pracownik ma jakiekolwiek wątpliwości co do polecenia mu pracy w godzinach nadliczbowych, powinien żądać potwierdzenia tej okoliczności na piśmie.

Pracę w godzinach nadliczbowych zleca pracodawca (lub upoważniona przez niego osoba). Pracodawca dokonuje także ewidencjonowania czasu pracy w tych godzinach oraz jej rozliczenia. Warunkiem przyjęcia dorozumianej zgody pracodawcy na pracę w godzinach nadliczbowych jest świadomość pracodawcy, że pracownik wykonuje taką pracę (wyrok SN z 26 maja 2000 r., I PKN 667/99, OSNP 2001/22/662).

Niektórym kategoriom pracowników nie można zlecać pracy w godzinach nadliczbowych. Względny zakaz dotyczy pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia, i obejmuje wyłącznie godziny nadliczbowe potrzebne dla zabezpieczenia szczególnych potrzeb pracodawcy. Natomiast w przypadku konieczności podjęcia akcji ratowniczej pracownicy ci mają obowiązek podjęcia określonych działań także po upływie normalnego czasu pracy. Co do zasady nie można zlecać pracy w godzinach nadliczbowych osobom niepełnosprawnym w rozumieniu przepisów ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Zakaz ten nie obowiązuje jednak w przypadku osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy na wniosek osoby zatrudnionej lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę (art. 16 wspomnianej ustawy). Bezwzględny zakaz dotyczy pracownic w ciąży. Podobnie pracownikom młodocianym w żadnym wypadku nie wolno zlecać pracy w nadgodzinach.

Przepisy kodeksu pracy przewidują bezwzględny obowiązek ewidencjonowania czasu pracy. Szczegółowe zasady ewidencjonowania zostały określone w przepisach rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Par. 8 pkt 1 tego rozporządzenia stanowi, że pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym - między innymi - pracę w godzinach nadliczbowych. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikowi na jego żądanie (zgłoszone w dowolnej formie - ustnej lub pisemnej) ewidencję czasu pracy.

Nieprowadzenie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w przepisie art. 281 pkt 5 i pkt 6 k.p., zgodnie z którym kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

● narusza przepisy o czasie pracy

● nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy podlega karze grzywny.

Nierzadko zdarza się, że pracodawcy nie prowadzą w ogóle ewidencji czasu pracy (a więc w tym i godzin nadliczbowych) lub prowadzą ją niestarannie. Należałoby zatem zalecić pracownikom - przynajmniej w zakresie przepracowanych godzin nadliczbowych - prowadzenie własnej ewidencji w formie pisemnej. Przy ewentualnym sporze sądowym argumenty przedstawione przez pracownika (własne notatki, zeznania współpracowników) mogą stanowić istotny dowód pracy w godzinach nadliczbowych. W wyroku z 23 listopada 2001 r. SN (I PKN 678/00, OSNP-wkł. 2002/7/9) stwierdził, że ciężar dowodu w zakresie czasu wykonywania pracy spoczywa zarówno na pracowniku, który dochodzi roszczeń z tego tytułu (art. 6 k.c. w związku z art. 300 k.p.), jak i na pracodawcy, który jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Zwrócić należy uwagę na możliwość ustalenia ryczałtu za godziny nadliczbowe, co zwalnia pracodawcę z obowiązku prowadzenia ewidencji godzin pracy (art. 149 par. 2 k.p.). W wyroku z 19 maja 2004 r. SN (I PK 630/03, OSNP 2005/3/37) wyjaśnił, że ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 par. 2 k.p.), wówczas gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona. Prawidłowa wykładnia tego przepisu powinna sprowadzać się do zwolnienia pracodawcy z obowiązku ewidencjonowania wyłącznie godzin nadliczbowych, a nie całego czasu pracy. Świadczy o tym choćby terminologia użyta przez ustawodawcę, który we wspomnianym art. 149 par. 1 k.p. przewiduje ewidencję czasu pracy (zakres pojęciowy najszerszy), a w par. 2 ewidencjonowanie godzin pracy (godzin nadliczbowych).

Pracownik sporządzał wykaz przepracowanych przez siebie godzin nadliczbowych i przedstawiał go pracodawcy. Pracodawca tolerował takie zachowanie i wypłacał dodatkowe wynagrodzenia lub udzielał dni wolnych. Zorientował się jednak, że choć pracownik rzeczywiście pracuje po upływie normalnego czasu pracy, to jednak nikt (bezpośredni przełożony) nie wydawał mu polecenia pracy w godzinach nadliczbowych. Praca ta wynikała przede wszystkim z chęci uzyskania dodatkowego wynagrodzenia. Należy wyraźnie podkreślić, że pracownik nie może sam sobie nakazać (polecić) pracy w godzinach nadliczbowych. Takie zachowanie, a nawet pozostawanie w miejscu pracy po jej zakończeniu bez uzasadnienia, może stanowić (podobnie jak odmowa pracy w nadgodzinach) przyczynę rozwiązania umowy o pracę.

Pracownicy byli zatrudnieni w spółce zajmującej się budową domów. Pracowali po około 10-14 godzin dziennie. Pracodawca wiedział o tym, ale odmówił wypłaty dodatkowego wynagrodzenia, twierdząc, że fakt, iż pracowali ponad zwykłe normy czasu pracy, wynikał z tego, że nie potrafili właściwie zorganizować sobie pracy. Poza tym stwierdził, że praca w budownictwie jest często uzależniona od warunków pogodowych, w związku z czym pracownik musi się liczyć z koniecznością okresowego spiętrzenia robót. Pracodawca musi pamiętać, że ani obiektywne warunki atmosferyczne, ani sezonowe spiętrzenie robót nie zwalniają go z obowiązku właściwego zorganizowania pracy. Nie eliminują przepisów o czasie pracy i określonym rekompensowaniu pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli zatem pracownicy wykażą, że pracowali ponad zwykłe normy czasu pracy, wówczas służy im stosowna rekompensata za godziny nadliczbowe.

Dariusz Gawron-Jedlikowski

radca prawny

Podstawa prawna

Art. 132, art. 149, art. 151, art. 281 pkt 5 i pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 8 pkt 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).