Brak ewidencji nie przesądza o wypłacie za nadgodziny

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Ma też obowiązek udostępniania tej ewidencji pracownikowi na jego żądanie (art. 149 par. 1 k.p.). Wyjątek w tym zakresie dotyczy tylko pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. W stosunku do nich nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Szczegółowe zasady ewidencjonowania czasu pracy określają przepisy rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Jeśli pracodawca zaniechał prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników, to wówczas w razie sporu z pracownikiem o wynagrodzenie może mieć większe kłopoty z wygraniem procesu. W praktyce dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy pracownik występuje z roszczeniami o zapłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wskazywał na to także Sąd Najwyższy w wyroku z 16 listopada 2000 r. (I PKN 80/00, OSNP 2002/11/264) podnosząc, że brak dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracowników obciąża pracodawcę. To on zobowiązany był do rozliczania czasu pracy i prowadzenia ich ewidencji. Nie może więc skutków własnych zaniedbań przerzucać na inne osoby. W tych okolicznościach to pracodawca powinien był wykazać fakty, z których wywodzi skutki prawne.

Podobnie wypowiadał się Sąd Najwyższy w wyroku z 23 listopada 2003 roku (I PKN 678/00, OSNP-wkł. 2002/7/9) stwierdzając, że ciężar dowodu w zakresie czasu wykonywania pracy spoczywa zarówno na pracowniku, który dochodzi roszczeń z tego tytułu, jak i na pracodawcy, który jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Z orzeczeń tych wnioskowano, że jeżeli pracodawca narusza obowiązek dotyczący prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy pracownika, to ponosi negatywne konsekwencje tego stanu rzeczy, w zakresie ciężaru dowodu. Nieco inaczej jednak ocenił tą kwestię Sąd Najwyższy w wyroku z 2 czerwca 2010 r. (II PK 369/09, LEX nr 585784). Stwierdził bowiem, że zaniechanie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia domniemania faktycznego ani prawnego (art. 231 k.p.c., 234 k.p.c.) o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika.

Zatem zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę nie oznacza, że każdorazowo i bezkrytycznie sąd pracy powinien przyjmować za miarodajną wersję czasu pracy przedstawianą przez pracownika. W szczególności nie jest uprawnione odwrócenie ciężaru dowodu (art. 6 k.c., art. 232 k.p.c.) i twierdzenie, że w takiej sytuacji (braku formalnej ewidencji czasu pracy) wiarygodna jest wersja podawana przez pracownika.

Zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy nie oznacza jeszcze, że sąd od razu przyjmie jako prawdziwe twierdzenia pracownika co do jego pracy w godzinach nadliczbowych i zasądzi mu za nie wynagrodzenie. Pracownik musi te okoliczności wykazać np. zeznaniami świadków lub posiadanymi dokumentami, a do sądu należy ocena, czy dowody te potwierdzają jego żądania.

Jolanta J. wystąpiła z powództwem do sądu pracy, żądając zasądzenia kwoty 12 000 zł z tytułu wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wskazała, że wielokrotnie pracowała w godzinach nadliczbowych. Jej pracodawca zaprzeczył, aby wykonywała ona obowiązki w godzinach nadliczbowych. Nie posiadał jednak ewidencji czasu pracy Jolanty J. Sąd po przesłuchaniu świadków i przeprowadzeniu dowodu z dokumentów obrazujących ilość pracy Jolanty J. oddalił jej powództwo. Uznał bowiem, że nie ma dowodów potwierdzających wykonywanie przez nią pracy w godzinach nadliczbowych, a sam brak ewidencji czasu pracy nie stwarza domniemania, że jej twierdzenia są prawdziwe.

Komplikacje dowodowe w zakresie dokładnego wskazania dat i rozmiaru wykazywanej pracy w godzinach nadliczbowych mogą być rozwiązane przez sąd przez zasądzenie odpowiedniego wynagrodzenia według oceny opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy.

Możliwość ta jest podyktowana tym, iż w sprawach dotyczących wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych udowodnienie wysokości tego wynagrodzenia może być rzeczywiście niemożliwe lub bardzo utrudnione.

Adam Z. wystąpił z powództwem do sądu pracy, dochodząc kwoty 8000 zł z tytułu wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Jego pracodawca nie posiadał ani ewidencji czasu pracy, ani też list jego obecności w pracy. Sąd przesłuchał świadków zgłoszonych przez Adama Z. i stwierdził, że dokładne określenie ilości przepracowanych godzin nadliczbowych jest niemożliwe, ale przeciętnie przez okres 8 miesięcy pracował on codziennie co najmniej 2 godziny ponad wymiar jego czasu pracy. Przyjmując takie założenie, sąd opierając się na opinii biegłego z zakresu księgowości, zasądził na jego rzecz kwotę 7400 zł z tytułu wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przerzucenie ciężaru dowodu na pracodawcę nie ma zastosowania również, gdy z żądaniem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych występują kierownicy zaniedbujący prowadzenie ewidencji czasu pracy.

Kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy własnego i podległych mu pracowników, nie może, dochodząc wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych wywodzić korzystnych dla siebie skutków, powołując się na brak takiej dokumentacji (wyrok SN z 16 marca 2010 r., I PK 202/09, LEX nr 589949). Zatem wykazanie faktu i ilości czasu pracy w godzinach nadliczbowych spoczywać będzie tu na pracowniku.

Warto też zauważyć, że choć zasadniczo pracodawca obowiązany jest prowadzić ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, to obowiązek ten nie dotyczy osób zarządzających zakładem pracy. Zatem nie można obciążać pracodawcy konsekwencjami nieewidencjonowania czasu pracy takich pracowników w zakresie dowodzenia faktycznego czasu pracy. Tak też wskazywał Sąd Najwyższy w wyroku z 11 stycznia 2008 r. (I PK 108/07, OSNP 2009/5-6/58) stwierdzając, że obowiązek ewidencjonowania przez pracodawcę czasu pracy z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych nie dotyczy osób kierujących zakładem pracy. Pracodawca nie ponosi zatem konsekwencji nieprowadzenia ewidencji czasu pracy kierownika hipermarketu w zakresie dochowania rzeczywistego wymiaru pracy świadczonej przez niego.

Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, dopuszcza się wykroczenia przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.). Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (a ewidencja czasu pracy jest taką dokumentacją) jest wykroczeniem sankcjonowanym karą grzywny. Czyn ten można popełnić zarówno umyślnie, jak i nieumyślnie. Przy czym wykroczeniem przeciwko prawom pracownika jest zarówno zaniechanie prowadzenia ewidencji wszystkich pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy, jak i nieprowadzenie dokumentacji - choćby jednego pracownika.

@RY1@i02/2011/073/i02.2011.073.209.003a.001.jpg@RY2@

Ryszard Sadlik, sędzia Sądu Okręgowego w Kielcach

Ryszard Sadlik

sędzia Sądu Okręgowego w Kielcach

Art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 231, 233, 322 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).