Jak sprawdzić, czy pracownik zwalniany lub zatrudniany w trakcie okresu rozliczeniowego wypracował nadgodziny

Pracodawcy rozstający się z pracownikiem w trakcie okresu rozliczeniowego często mają kłopoty z rozliczeniem jego czasu pracy. Zwłaszcza gdy obowiązuje u nich dłuższy niż miesięczny okres rozliczeniowy albo pracownik nie jest zatrudniony w podstawowym a np. równoważnym systemie czasu pracy, w efekcie czego rozłożenie jego obowiązków bywa w poszczególnych jednostkach czasu niejednakowe.

Rozwiązanie umowy przed upływem okresu rozliczeniowego nie zwalnia jednak pracodawcy z rozliczenia czasu pracy takiego pracownika na dzień jego odejścia z pracy i wypłaty mu wynagrodzenia wraz z odpowiednimi dodatkami z tytułu pracy nadliczbowej, jeśli praca taka miała miejsce.

Zastosowanie znajdzie tu art. 151⁶ kodeksu pracy, zgodnie z którym w razie ustania stosunku pracy przed upływem okresu rozliczeniowego pracownikowi przysługuje oprócz normalnego wynagrodzenia prawo do dodatku o którym mowa w art. 151¹ par. 1 k.p. (dodatek za godziny nadliczbowe), jeżeli w okresie od początku okresu rozliczeniowego do dnia ustania stosunku pracy pracował w wymiarze godzin przekraczającym normy czasu pracy, o których mowa w art. 129 k.p. (norma dobowa i tygodniowa czasu pracy).

Wystąpienie godzin nadliczbowych dobowych pracodawca stwierdza na bieżąco, z tym nie ma więc kłopotów. Czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, pracodawca może sprawdzić dopiero z końcem okresu rozliczeniowego, a jeśli pracownik wcześniej odchodzi z zakładu pracy, z końcem jego okresu zatrudnienia.

Ustalenie wymiaru

Pracodawca, który rozstaje się z pracownikiem w trakcie okresu rozliczeniowego, powinien zatem najpierw ustalić nominalny czas pracy w interesującym go okresie rozliczeniowym.

W opisanej w pytaniu sytuacji chodzi o okres styczeń - marzec 2012 roku. Przyjmijmy, że dniem wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy będzie sobota. Należy domniemywać, że gdyby było inaczej pracodawca wspomniałby o tym w pytaniu.

W tym okresie mamy 13 pełnych tygodni (po 40 godzin każdy). Mamy też dwa dni świąteczne. Jedno (Nowy Rok) wypada w niedzielę, więc nie wpływa na wymiar czasu pracy, drugie (Trzech Króli) wypada w piątek, a więc obniża go o 8 godzin. Gdybyśmy liczyli nominalny czas pracy dla całego okresu rozliczeniowego, wyniósłby on 512 godzin. Wynika to z następującego obliczenia:

13 x 40 godz. - 8 godz. = 512 godz.

W opisywanej sytuacji nie interesuje nas jednak nominalny czas pracy w całym okresie rozliczeniowym, a tylko do dnia rozwiązania stosunku pracy pracownika, co miało miejsce 10 lutego. Liczymy go w analogiczny sposób. W okresie od 1 stycznia do 10 lutego mamy 5 pełnych tygodni (5 x 40 godzin) i 5 dni przypadających od poniedziałku do piątku wystających poza pełne tygodnie (5 x 8 godz.). Tu też - na identycznych zasadach jak powyżej musimy obniżyć wymiar czasu pracy o 8 godzin z tytułu święta Trzech Króli. Nominalny czas pracy pracownika do dnia rozwiązania stosunku pracy wyniesie więc:

200 + 40 - 8 = 232 godz.

Kolejnym krokiem powinno być obliczenie, ile godzin w tym okresie pracownik faktyczne świadczył pracę. Pracodawca musi przy tym pamiętać, żeby uwzględnić w nich wszystkie godziny, które pracownik przepracowałby zgodnie z obowiązującym go harmonogramem pracy, a więc także godziny, których faktycznie nie przepracował, bo np. był chory.

Załóżmy, że pracownik przepracował faktycznie 256 godzin, bo wykonywał pracę w 2 dni robocze (5 i 11 stycznia) po 12 godzin zamiast po 8, a także pracował (po 8 godzin) w dwie soboty (21 i 28), które powinny być dla niego wolne od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Do dnia rozwiązania stosunku pracy nie dostał w zamian innych dni wolnych.

Nadliczbowe - dobowe...

Rozliczając czas pracy tego pracownika, trzeba najpierw sprawdzić, czy nie doszło do przekroczenia normy dobowej. W opisanej sytuacji było tak dwukrotnie. Doszło do tego w dni, w których pracownik świadczył pracę przez 12, a nie 8 godzin. Pracownik więc wypracował 8 godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Za te godziny oprócz normalnego wynagrodzenia należy mu się jeszcze dodatek w wysokości 50 proc. wynagrodzenia (zakładamy, że dodatkowa praca nie wystąpiła w porze nocnej).

...i średniotygodniowe

Następnie pracodawca powinien sprawdzić, czy nie doszło do przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy. Może to zrobić na dwa sposoby.

Pierwszy (metoda 1) preferowany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej polega na odjęciu od liczby godzin faktycznie przepracowanych (tu 256 godz.) liczby nadgodzin dobowych (tu 8 godz.) oraz godzin przypadających po pełnych 5 tygodniach okresu rozliczeniowego (tu 40 godz.). A następnie podzieleniu otrzymanej liczby przez liczbę pełnych tygodni (tu 5). Jeśli wynik będzie wyższy niż 40, do takiego przekroczenia doszło.

256 godzin - 8 godzin - 40 godzin = 208 godzin

208 godzin : 5 = 41,6 godzin

Z obliczeń wynika więc, że pracownik pracował średnio o 1,6 godziny tygodniowo ponad normę (41,6 godziny - 40 godzin = 1,6 godziny).

A że w interesującym nas okresie rozliczeniowym było 5 tygodni, pracownik wypracował 8 nadgodzin tygodniowych (1,6 godzin x 5 = 8 godzin). I za tyle godzin ma prawo do dodatku za przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy.

To samo można ustalić (metoda 2) w sposób, jaki zaleca Państwowa Inspekcja Pracy, czyli korzystając z wzoru:

GFP - N - GND = GNT, czyli tu 256 - 232 - 8 = 8

gdzie:

GFP - godziny faktyczne przepracowane przez pracownika,

N - nominalny czas pracy dla danego okresu rozliczeniowego lub dla jego części,

GND - godziny nadliczbowe dobowe,

GNT - godziny nadliczbowe tygodniowe.

W tym przypadku przy obu stosowanych metodach wynik jest taki sam. Mimo że pracownik za pracę w dwie wolne soboty nie otrzymał ani jednego dnia wolnego, norma średniotygodniowa została przekroczona tylko o 8 godzin. Miało na to wpływ święto Trzech Króli występujące w tym okresie, które obniżyło wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Jeśli wypracowano mniej godzin

W sytuacji gdy do rozwiązania stosunku pracy dochodzi w trakcie okresu rozliczeniowego, może zdarzyć się też sytuacja, gdy pracownik "wypracuje" mniej godzin, niżby wynikało to z zastosowania art. 130 k.p. do tak skróconego okresu zatrudnienia. Będzie tak w sytuacji, gdy np. więcej godzin pracy zaplanowano pracownikowi pod koniec tego okresu.

Powstaje pytanie o wysokość wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w takim przypadku. Czy powinno to być wynagrodzenie tylko za pracę przez niego wykonaną, czy też powinien otrzymać wynagrodzenie za godziny nieprzepracowane z winy pracodawcy, który odpowiada za organizację pracy.

Uznaje się, że w takiej sytuacji za godziny pracy stanowiące różnicę między nominalnym czasem pracy tego skróconego okresu a czasem przez niego faktycznie wypracowanym pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie jak za gotowość do pracy.

Podobnie należy postąpić w sytuacji zatrudnienia pracownika w trakcie okresu rozliczeniowego. Tu wydaje się, że sytuacja jest nawet łatwiejsza, bo pracodawca wiedząc, ile czasu pozostało jeszcze do końca okresu rozliczeniowego, powinien tak zaplanować pracę pracownika, aby wymiar czasu pracy był proporcjonalny do części okresu rozliczeniowego. Jeśli to się nie uda rozliczając czas pracy takiego pracownika z końcem okresu rozliczeniowego, powinien stosować opisane wyżej zasady.

KROK PO KROKU

Co zrobić, aby praca nie przekraczała określonych norm

● liczbę tygodni w danym okresie rozliczeniowym - pomnożyć przez 40 godzin,

● liczbę dni występujących po pełnych tygodniach w danym okresie rozliczeniowym, przypadających od poniedziałku do piątku - pomnożyć przez 8 godzin,

● dodać wyniki powyższych mnożeń,

● od powyższej sumy odjąć za każde święto przypadają ce w innym dniu niż niedziela - 8 godzin. Jeżeli jednak zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy święto przypada w dniu wolnym od pracy, wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, to nie obniża ono wymiaru czasu pracy.

● liczba godzin w harmonogramie nie może przekraczać tzw. nominalnego czasu pracy,

● rozkład powinien uwzględniać dobowe i tygodniowe okresy odpoczynku,

● liczba dni roboczych nie może być większa niż liczba dni wynikających z podzielenia nominalnego czasu pracy przez 8,

● dobowy wymiar czasu pracy może przekraczać 8 godzin jedynie w przypadkach wskazanych w ustawie,

● rozkład powinien uwzględniać odpowiednią liczbę dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,

● w zamian za robocze niedziele i święta (jeżeli pracownik może wykonywać pracę w takie dni) powinny być wyznaczone inne dni wolne od pracy

Co miesiąc pracodawca ustala, czy wystąpiły godziny nadliczbowe dobowe. Ostatecznego rozliczenia czasu pracy dokonuje po zakończeniu okresu rozliczeniowego tego pracownika. Wiedząc, ile godzin pracownik powinien przepracować w danym okresie i ile faktycznie tych godzin przepracował, pracodawca ustala, czy doszło do pracy w godzinach nadliczbowych.

Przykład wyliczenia

Pracodawca zatrudnił pracownika 13 lutego 2012 r. W firmie obowiązuje czteromiesięczny okres rozliczeniowy obejmujący miesiące styczeń - kwiecień. Dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest sobota. Pracownik wykonuje pracę w podstawowym czasie pracy, czyli przez 8 godzin dziennie.

Wymiar czasu pracy za okres od 13 lutego do 30 kwietnia 2012 r. wynosi 440 godzin. Wynika to z następujących obliczeń:

11 (pełnych tygodni) x 40 godz. + 1 (dzień wystający poza pełne tygodnie) x 8 godzin - 8 godzin (za drugi dzień Wielkanocy wypadający w poniedziałek) = 440 godzin.

W tym okresie pracownik miał wykonywać pracę przez 55 dni w wymiarze 8 godzin. Z upływem okresu rozliczeniowego okazało się jednak, że pracownik świadczył pracę przez 456 godzin. W dwóch dniach roboczych (16 i 21 marca) pracował po 12 godzin, był też przez 8 godzin w pracy 25 marca w wolną sobotę.

W związku z tym, że w dwa dni marcowe pracował po 12 godzin, w każdym z nich wystąpiła praca nadliczbowa z tytułu przekroczenia normy dobowej. Pracownik ten powinien zatem otrzymać za 8 godzin pracy nadliczbowej na dobę oprócz normalnego wynagrodzenia dodatek w wysokości 50 proc. wynagrodzenia za każdą godzinę, o ile nie przypadła ona na porę nocną. I należności te powinien otrzymać razem z pensją za marzec.

Natomiast wraz z upływem okresu rozliczeniowego pracodawca będzie musiał też sprawdzić, czy nie doszło do wypracowania tzw. nadgodzin tygodniowych.

W zależności od zastosowanej metody wynik może być jednak różny.

Stosując opisaną wcześniej metodę 1, powinien dokonać następujących obliczeń:

456 - 8 - 8 = 440; 440 : 11 = 40

Z rachunków wynika, że nie doszło do przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy.

Przy zastosowaniu metody 2 wniosek byłby jednak inny. W wyniku dokonanych wyliczeń okazałoby się, że pracownik ma wypracowanych 8 nadgodzin tygodniowych:

GFP - N - GND = GNT, czyli tu 456 - 440 - 8 = 8

Od tego zatem, którą metodę pracodawca przyjmie, zależeć będzie wysokość wynagrodzenia pracownika.

Przy pierwszej pracownik otrzymać powinien jedynie normalne wynagrodzenie. Mimo braku rekompensaty w postaci zamiennego dnia wolnego nie doszło do przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy, bowiem w omawianym okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy został obniżony o 8 godzin z tytułu święta przypadającego w poniedziałek 9 kwietnia.

W przypadku drugiej metody za 8 tzw. godzin średniotygodniowych pracodawca powinien oprócz normalnego wynagrodzenia wypłacić pracownikowi 100-proc. dodatek.

W związku z tym, że za tą drugą metodą opowiada się PIP, wydaje się ona bezpieczniejsza dla pracodawców, zważywszy na to, że to inspekcja kontroluje stosowanie przez nich przepisów o czasie pracy.

Małgorzata Jankowska

malgorzata.jankowska@infor.pl