Nie zawsze wymierne korzyści dla przedsiębiorcy

Coraz więcej firm tnie wydatki. Szansę na oszczędności stwarza m.in. telepraca. Polega na świadczeniu pracy poza siedzibą przedsiębiorcy, który w takim przypadku nie musi np. wynajmować dodatkowej powierzchni biurowej. W jakim momencie strony - czyli pracodawca i pracownik - powinny uzgodnić, że praca będzie wykonywana w takiej właśnie formie?

Tego rodzaju uzgodnienie może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Ustalając taką formę pracy, należy jednocześnie bezwzględnie określić warunki jej wykonywania. Najlepiej zrobić to w formie pisemnej. Co do zasady, pracodawca jest zobowiązany do dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w takiej formie, ubezpieczenia go oraz pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu. Strony mają jednak prawo uzgodnić inne warunki. Dodatkowo przedsiębiorca i telepracownik mogą w oddzielnej umowie określić m.in. zasady porozumiewania się między sobą oraz ustalić sposób i formę kontroli wykonywania zlecanych zadań. Z kolei pracodawca jest uprawniony do określenia zasad ochrony danych, które są przekazywane telepracownikowi.

W jakich przypadkach skorzystanie z telepracy może okazać się rzeczywiście korzystne dla pracodawcy?

Jak wynika z praktyki, dla pracodawcy oszczędności są zauważalne dopiero przy zatrudnieniu większej liczby pracowników w takiej formie. Dodatkowo na koszty zatrudnienia ponoszone przez firmę wpływa również to, czy telepraca jest wykonywana przez określone osoby w pełnym wymiarze ich czasu pracy, czy też tylko częściowo. Jeżeli bowiem pracownik wykonuje część zadań w siedzibie pracodawcy, a część zadań np. u siebie w mieszkaniu, to pracodawca dalej zmuszony jest do utrzymania biura dla takiej osoby. W konsekwencji ewentualne oszczędności nie są wówczas dla przedsiębiorcy aż tak zauważalne. Może on natomiast mieć inne, dodatkowe korzyści. Doświadczenie pokazuje bowiem, że telepracownicy o wiele rzadziej korzystają ze zwolnień chorobowych niż ci, którzy wszystkie zadania wykonują w siedzibie firmy. Czyli zatrudniając znaczną liczbę telepracowników, pracodawcy w praktyce relatywnie rzadko ponoszą koszty związane z pokryciem 80 proc. wynagrodzenia za pierwsze 33 dni zwolnienia lekarskiego pracownika.

Dodatkowo wprowadzając telepracownikowi zadaniowy system czasu pracy, pracodawca może w istotny sposób zredukować liczbę nadgodzin i koszty z tym związane. Sposób wynagradzania telepracownika w systemie zadaniowym może wpłynąć także na zwiększenie efektywności osób zatrudnionych. W sytuacji bowiem, w której projekt ma zostać wykonany w konkretnym terminie, przestaje mieć znaczenie sposób wykorzystania ośmiu godzin pracy. Doświadczenie pokazuje, że pozostawienie pracownikowi samodzielności w zarządzaniu czasem, który ma zostać poświęcony na wykonanie danego zadania, w istotny sposób może zwiększyć jego odpowiedzialność za jakość wykonanej pracy. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że telepracownik musi mieć ku temu odpowiednie cechy charakteru. Efektywność pracy nie wzrośnie bowiem na pewno, jeżeli w takiej formie wykonywać ją będzie osoba nieposiadająca pewnych pożądanych cech osobowościowych, jak np. samodyscyplina, zaangażowanie i sumienność.

Telepraca może być także sposobem na zatrzymanie pracowników cenionych przez pracodawcę w sytuacji, w której ci z różnych względów nie mogą wykonywać pracy w tradycyjnym systemie, np. przez wzgląd na obowiązek opieki nad dzieckiem. Telepraca może być w takim przypadku najkorzystniejszym rozwiązaniem. Jeżeli zatem do obowiązków pracownika należy wykonywanie pracy, która niekoniecznie musi być świadczona w siedzibie pracodawcy, to wydaje się, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby z takiej formy skorzystać.

Jakie trudności pojawiają się w praktyce w komunikowaniu się przedsiębiorcy z pracownikami zatrudnionymi w systemie telepracy?

Praktyka pokazuje, że wdrożenie telepracy faktycznie może wiązać się z istotnymi problemami komunikacyjnymi. Wynikają one głównie z braku możliwości szybkiego kontaktu ze współpracownikiem lub z przełożonym. Założeniem telepracy jest bowiem zdalne przekazywanie pracodawcy wyników pracy. Pojawiają się sytuacje, w których telepracownik potrzebuje konsultacji lub zatwierdzenia podjętej decyzji przez zwierzchnika. W takich wypadkach efektywne działanie wymaga zarówno od telepracownika, jak i od pracodawcy sprawnego komunikowania się za pomocą narzędzi teleinformatycznych.

Jakie są z kolei niedogodności czy może nawet niebezpieczeństwa związane z korzystaniem z telepracy?

Przede wszystkim należy mieć na uwadze to, że praca na odległość zmniejsza w istotny sposób bezpieczeństwo informacji w przedsiębiorstwie. Dodatkowo kontrola wykonywania pracy przez pracodawcę jest w takim przypadku istotnie ograniczona. Co prawda pracodawca jest uprawniony do kontroli wykonywanej przez telepracownika pracy w miejscu jej wykonywania. Jednak musi on dostosować sposób jej przeprowadzenia do miejsca wykonywania oraz charakteru danej telepracy. Chodzi bowiem o to, że wykonywanie czynności kontrolnych przez pracodawcę nie powinno naruszać prywatności telepracownika.

Kwestia możliwości skontrolowania telepracownika przez przedsiębiorcę bywa niekiedy przyczyną kontrowersji. Powstaje pytanie, czy telepracownik może w ogóle nie zgodzić się na przeprowadzenie kontroli przez pracodawcę?

Nie ma takiego prawa. Zatrudniana osoba, zgadzając się na wykonywanie pracy w formie telepracy, godzi się również co do zasady - czyli niejako z góry - na przeprowadzanie kontroli przez pracodawcę. Jak wynika z poglądów wyrażanych w doktrynie prawa, telepracownik może w uzgodnieniu z pracodawcą ustalić jedynie termin przeprowadzenia kontroli w domu. Natomiast naruszenie przez telepracownika obowiązku udostępnienia mieszkania do przeprowadzenia kontroli przez pracodawcę stanowi niewykonanie obowiązku pracowniczego i uprawnia pracodawcę do stosowania sankcji przewidzianych w prawie pracy, z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika włącznie.

@RY1@i02/2013/128/i02.2013.128.21700050a.802.jpg@RY2@

materiały prasowe

Magdalena Bartosiewicz ekspert prawa pracy z Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy

Rozmawiał Krzysztof Tomaszewski