Kurierzy muszą mieć system zadaniowy, a w samochodach GPS

@RY1@i02/2014/240/i02.2014.240.217000400.804.jpg@RY2@

Kurierzy sp. z o.o. jest dużą firmą kurierską obsługującą przede wszystkim sklepy internetowe i odpowiadającą za dostawę przesyłek do klientów w całej Polsce. Spółka zatrudnia kilkuset kurierów na podstawie umów o pracę, w podstawowym systemie czasu pracy. Większość pracy wykonują w terenie, a pracodawca nie ma możliwości bieżącej kontroli nad wykonywaniem przez nich obowiązków.

Kurierzy korzystają z samochodów służbowych, które zgodnie z regulaminem obowiązującym u pracodawcy mogą wykorzystywać również do celów prywatnych. Nie można w związku z tym wykluczyć, że jeżdżąc po mieście i rozwożąc przesyłki, załatwiają też prywatne sprawy, korzystając z samochodów służbowych. Pracodawca wie i zdaje sobie sprawę, że takie sytuacje mają miejsce. Rozumie, że jest to naturalne i uzasadnione charakterem oraz sposobem wykonywania pracy przez kurierów i tak długo, jak długo nie wpływa to na jakość wykonywanej przez nich pracy, nie ingeruje w tego typu sytuacje. Tym bardziej że nie dysponuje narzędziami pozwalającymi mu na jednoznaczne wykazanie, w jakim czasie i w jakim zakresie pracownicy wykonują w czasie pracy czynności prywatne. W szczególności pracodawca nie prowadzi dla nich ewidencji czasu pracy. Istotne jest, aby pracownicy ci należycie wykonywali swoje obowiązki i dostarczali każdego dnia wymaganą liczbę przesyłek - jeżeli są w stanie to zrobić w czasie krótszym, aniżeli wynika to z obowiązujących ich norm czasu pracy, w ramach podstawowego systemu czasu pracy, to pracodawca akceptuje to i wypłaca wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy wynikającego z tych norm.

W ostatnim czasie kurierzy wystąpili do pracodawcy z żądaniem zapłaty zaległego wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych za okres ostatnich trzech lat. Swoje żądania uzasadniają tym, że nie są w stanie dostarczyć do klientów wymaganej liczby przesyłek w normatywnym czasie pracy i regularnie kończą pracę znacznie później, niż wynika to z obowiązujących norm czasu pracy. Pracownicy zagrozili, że w przypadku odmowy zapłaty wynagrodzenia wystąpią z roszczeniem do sądu pracy.

Mając powyższe na uwadze, pracodawca zaplanował spotkanie wewnętrzne, z udziałem Macieja Nowaka - prezesa zarządu, Rafała Kowalskiego - dyrektora ds. logistyki, odpowiedzialnego za terminowe dostarczanie przesyłek i przełożonego pracowników zatrudnionych na stanowiskach kurierów, oraz Andrzeja Milewskiego - radcy prawnego i wewnętrznego prawnika spółki.

● Etap I Analiza stanu faktycznego przez prawnika

Spotkanie zostało zaplanowane na 10 grudnia 2014 r., na godz. 18:00. Jako pierwsi zjawili się Rafał Kowalski - dyrektor ds. logistyki, oraz radca prawny Andrzej Milewski. Było kilka minut przed 18:00. Prezesa zarządu jeszcze nie było, ponieważ przedłużyło mu się poprzednie spotkanie.

- Panie Rafale - zagadnął Milewski - jaka jest pańska ocena sytuacji? Pan zna najlepiej realia świadczenia pracy przez kurierów. Czy rzeczywiście dochodziło do wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych? Czy faktycznie było tak, że pracownicy nie wyrabiali się z rozwiezieniem przesyłek w godzinach wynikających z obowiązujących ich norm czasu pracy? Czy były polecenia wykonywania pracy w nadgodzinach?

- Według mojej wiedzy nie było potrzeby świadczenia pracy w nadgodzinach - odpowiedział Kowalski. - Przynajmniej w zdecydowanej większości przypadków. Jeżeli zachodziła taka konieczność, co dotyczy bardzo wyjątkowych sytuacji, pracownicy mieli obowiązek poinformowania o tym i uzyskania akceptacji ze strony swojego bezpośredniego przełożonego, a za pracę nadliczbową byli wynagradzani zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W tym momencie na salę wszedł prezes zarządu Maciej Nowak.

- Dobry wieczór, panowie - powiedział. - Panie Rafale, proszę kontynuować - zwrócił się do Kowalskiego.

- Liczba przesyłek była tak dobierana, aby w każdym przypadku pracownicy mieli możliwość wykonania zadań w ramach obowiązujących ich norm czasu pracy - ciągnął dalej Kowalski. - Zdecydowana większość z nich była w stanie to zrobić. Jeżeli natomiast były trudności, pracownicy mieli możliwość zgłoszenia tego swojemu bezpośredniemu przełożonemu i odpowiedniego dostosowania liczby przydzielanych zadań. Takie przypadki zdarzały się sporadycznie.

- Czy pracownicy mają ustalony rozkład czasu pracy? - dopytywał dalej Milewski. - Czy zdarzały się przypadki, że rozpoczynali pracę później, aniżeli wynikało to z tego rozkładu, lub kończyli wcześniej?

- Oczywiście, że zdarzały się takie przypadki - odpowiedział Kowalski. - Co do zasady pracownicy powinni wykonywać pracę od 9:00 do 17:00. W praktyce wielu pracowników świadomie rozpoczynało pracę później, aby uniknąć konieczności oczekiwania w kolejkach celem pobrania przesyłek. Wielokrotnie słyszałem od nich samych, że jest to dla nich wygodniejsze rozwiązanie, ponieważ pozwala na skrócenie faktycznego czasu świadczenia pracy. Podobnie wielu pracowników kończyło wcześniej. Zdecydowana większość była w stanie zakończyć pracę wcześniej, aniżeli wynikało to z obowiązujących ich norm, nawet po 5 godzinach. Nie sprzeciwialiśmy się temu, ponieważ pracodawcy zależało przede wszystkim na wykonaniu zadań powierzonych pracownikom i rozwiezieniu określonej liczby przesyłek. Drugorzędne znaczenie miało natomiast to, w jaki sposób i w jakich godzinach pracownicy to wykonają.

- Rozumiem, że kurierzy korzystają z samochodów służbowych. Czy mogą używać ich do celów prywatnych? - dopytywał dalej Milewski.

- Tak, korzystają z samochodów służbowych - odparł Kowalski. Zgodnie z regulaminem pracy obowiązującym w spółce mają prawo używać ich do celów prywatnych i faktycznie załatwiają takie prywatne sprawy w czasie pracy. Wiemy o tym, pracownicy sami się z tym nie kryją. Nie sprzeciwiamy się takiej praktyce.

- W jakim systemie czasu pracy są zatrudniani kurierzy? - kontynuował Milewski. - Czy prowadzimy ewidencję ich czasu pracy?

- Są zatrudnieni w systemie podstawowym - odparł Kowalski. - Nie prowadzimy skrupulatnej ewidencji. Jedynym dokumentem są karty drogowe, w których pracownicy wpisują godzinę odebrania i zdania samochodu. Godziny te nie są jednak wymierne, jeżeli chodzi o ustalenie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Często zdarza się tak, że pracownicy odbierają samochód na 2-3 godziny przed pobraniem przesyłek, bo z różnych przyczyn jest to dla nich wygodniejsze. Jadą wtedy do domu lub załatwiają inne prywatne sprawy.

● Etap II Propozycje rozwiązań problemu

- Panowie - zagadnął prezes - co w tej sytuacji proponujecie? Panie Andrzeju - zwrócił się do prawnika - co w takiej sytuacji powinniśmy zrobić? W jaki sposób możemy bronić się przed roszczeniami ze strony pracowników?

- Przede wszystkim - odparł Milewski - powinniśmy rozważyć wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy i objęcie nim wszystkich pracowników zatrudnionych na stanowiskach kurierów. Z relacji pana Rafała wynika, że faktycznie czas pracy tych pracowników jest wyznaczany wymiarem ich zadań oraz liczbą dostarczanych przesyłek. Pracownicy mają przy tym dużą swobodę w organizowaniu sobie czasu pracy. Dla pracodawcy istotny jest efekt w postaci wykonania pracy i rozwiezienia określonej liczby przesyłek, a nie to, aby pracownicy pozostawali w jego dyspozycji w określonych godzinach. Wszystkie te przesłanki wskazują, że pomimo formalnego zatrudnienia w podstawowym systemie czasu pracy de facto praca jest wykonywana przez kurierów w warunkach odpowiadających warunkom pracy w systemie zadaniowym.

- Co powinniśmy zrobić, aby taki zadaniowy system czasu pracy wprowadzić? - dopytywał Nowak. - Jakie obowiązki ciążą w związku z tym na nas, jako na pracodawcy?

- Kwestia ta powinna zostać uregulowana w regulaminie pracy - odparł Milewski. Jednocześnie w porozumieniu z pracownikami należy ustalić wymiar zadań oraz wymiar czasu pracy niezbędny do wykonania tych zadań, z uwzględnieniem obowiązujących pracowników norm czasu pracy.

- A jakie mamy alternatywy? Powinniśmy je omówić i wdrożyć, przynajmniej jako tymczasowe rozwiązania do czasu wprowadzenia zadaniowego czasu pracy - kontynuował Nowak.

- Panie prezesie - odparł Milewski - w naszej sytuacji zdecydowanie najwłaściwszym, a przy tym najbezpieczniejszym rozwiązaniem z punktu widzenia interesów pracodawcy jest wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy i do tego powinniśmy dążyć. Jeżeli natomiast miałbym rekomendować doraźne rozwiązania, to przede wszystkim powinniśmy wdrożyć i prowadzić rzetelną ewidencję czasu pracy dla wszystkich osób zatrudnionych na stanowiskach kurierów. Szczególnie że zatrudniając pracowników w podstawowym systemie czasu pracy, mamy taki obowiązek. Obowiązku takiego nie mielibyśmy w systemie zadaniowym.

- Problem w tym, że jesteśmy pozbawieni możliwości rzetelnego kontrolowania czasu pracy pracowników, a co za tym idzie - prowadzenia jego należytej ewidencji. Co w tej sytuacji powinniśmy zrobić? Jakie rozwiązania wprowadzić? - zapytał Nowak.

- Przede wszystkim powinniśmy zobowiązać pracowników do skrupulatnego zapisywania czasu pracy poprzez ewidencjonowanie godziny dokonania każdej kolejnej czynności, doręczenia każdej paczki itd. - wyjaśnił Milewski. - Pozwoli to zachować pewien poziom kontroli. Dodatkowo możemy rozważyć wyposażenie samochodów w oprogramowania lokalizujące GPS, pozwalające monitorować, gdzie znajduje się samochód, trasę jego przemieszczania się oraz to, czy pracownicy w danym czasie faktycznie wykonują obowiązki. Jest to jednak forma monitorowania pracowników i wiąże się z koniecznością spełnienia wielu wymogów zakładających dokładne poinformowanie ich o zakresie i celach stosowania tego typu oprogramowania oraz ochronę ich prywatności.

● Etap III Doraźne antidotum

- W porządku - skwitował prezes. - Te wszystkie rozwiązania mają swoje uzasadnienie, jednak mają przede wszystkim charakter prewencyjny i mogą być stosowane na przyszłość. W jaki sposób powinniśmy natomiast postąpić w obecnej sytuacji? Jak odpowiedzieć protestującym pracownikom? Czy wypłacić żądane kwoty, mimo że mamy świadomość, że nie są one należne? Jak bronić się przed roszczeniami pracowników na wypadek ewentualnego sporu sądowego?

- W pierwszej kolejności powinniśmy odpowiedzieć na pisma pracowników, przedstawiając im stanowisko spółki oraz wskazując, że ich roszczenia są nieuzasadnione - odparł Milewski. - Jeżeli mimo to zdecydują się pójść do sądu, musimy przygotować się do obrony argumentów. Nasza pozycja jest o tyle trudna, że nie mamy rzetelnej ewidencji czasu pracy pracowników. Nie oznacza to jednak, że nie możemy się bronić, a sąd przyzna rację pracownikom. W takim przypadku będziemy musieli zgromadzić wszystkie dowody (dokumenty, świadków), które potwierdzą te okoliczności, które przedstawił nam dzisiaj pan Rafał, i pozwolą wykazać przed sądem, że w istocie pracownicy nie wykonywali pracy w nadgodzinach, a żądane przez nich kwoty są nieuzasadnione - zakończył.

- Panowie - włączył się prezes - dziękuję za rozmowę i cenne uwagi. Panie Andrzeju - zwrócił się do Milewskiego - proszę o przygotowanie pisemnych rekomendacji podsumowujących dzisiejszą rozmowę oraz zalecających wprowadzenie konkretnych rozwiązań. Obecnie powinniśmy przede wszystkim przygotować i wprowadzić rzetelny system ewidencjonowania czasu pracy kurierów. Możemy również rozważyć skorzystanie z GPS, jednak ta kwestia budzi moje wątpliwości i wymaga jeszcze przemyślenia i dokładnego omówienia. Docelowo natomiast skupiamy się na tym, aby w niedalekiej przyszłości wprowadzić zadaniowy system czasu pracy, który obejmie wszystkich kurierów.

1 RADA PRAWNIKA

Rekomendowany zadaniowy czas pracy

W omawianej sytuacji rekomendowanym rozwiązaniem jest wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy dla wszystkich zatrudnionych na stanowiskach kurierów. Przemawia za tym charakter oraz sposób wykonywania i organizacji ich pracy. Praca wykonywana jest niemal wyłącznie poza zakładem pracy, co utrudnia lub wręcz uniemożliwia rzetelne ewidencjonowanie czasu pracy.

Ponadto w sposób naturalny czas pracy pracowników jest w tym przypadku wyznaczany wymiarem zadań (tj. liczbą przesyłek, jakie pracownicy powinni doręczyć w poszczególnych dniach). Zatem de facto praca jest wykonywana w warunkach charakterystycznych dla zadaniowego systemu czasu pracy. Wszystkie te okoliczności przemawiają na rzecz wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy. Uzasadnienie dla wprowadzenia tego systemu istnieje bowiem wówczas, gdy pracodawca nie ma możliwości kontrolowania i ewidencjonowania czasowych ram wykonywania pracy przez pracownika, np. ze względu na to, że osoba zatrudniona jest aktywna poza zakładem pracy.

Takie stanowisko zajął także Sąd Najwyższy w wyroku z 5 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 148/07, OSNP 2009/7-8/93), stwierdzając, że zadaniowy czas pracy może być stosowany wówczas, gdy rodzaj pracy, jej organizacja lub miejsce wykonywania pracy uniemożliwiają lub znacznie utrudniają kontrolę pracodawcy nad pracownikiem w czasie wykonywania pracy.

2 RADA PRAWNIKA

Trzeba prawidłowo określić wymiar zadań pracownika

Istotne w przypadku wprowadzenia zadaniowego systemu czasu pracy jest prawidłowe określenie wymiaru zadań pracownika oraz ustalenie w porozumieniu z pracownikiem czasu niezbędnego na wykonanie tych zadań. Dopiero prawidłowe określenie tego czasu przesądza o skutecznym wprowadzeniu zadaniowego systemu czasu pracy i zdejmuje z pracodawcy obowiązek ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; dalej: k.p.) oraz ustalania rozkładów czasu pracy dla pracowników objętych tym systemem (art. 129 par. 4 pkt 2 k.p.). W omawianym przypadku ów wymiar zadań mógłby zostać określony w szczególności poprzez określenie liczby przesyłek, jaką pracownik powinien doręczyć w ciągu dnia, z uwzględnieniem charakteru tych przesyłek, specyfiki rynku, topografii terenu i odległości, jakie pracownik musiałby pokonać celem ich doręczenia itp.

Należy przede wszystkim zwrócić uwagę na obowiązek ustalenia wymiaru zadań "w porozumieniu z pracownikiem". Z tego punktu widzenia rekomendowane jest, aby każdy pracownik został zapoznany z decyzją czy innym aktem określającym wymiar zadań i złożył oświadczenie (na piśmie), że potwierdza możliwość wykonania zadań w czasie określonym w takim dokumencie. Stosowne oświadczenie należy załączyć do akt osobowych pracownika. Pozwoli to w najlepszy możliwy sposób zabezpieczyć interesy pracodawcy na wypadek ewentualnego sporu z pracownikiem czy kontroli inspekcji pracy.

Ponadto warto rozważyć prowadzenie cyklicznych kontroli wykonywania zadań przez pracowników oraz dokonywanie ewentualnych rewizji ustalonych norm (w szczególności poprzez odbywanie spotkań z pracownikami, podczas których pracownicy potwierdzaliby możliwość wykonywania zadań w ustalonym czasie lub zgłaszali ewentualne zastrzeżenia). Takie rozwiązanie pozwala pracodawcy z jednej strony na wykazanie (w razie kontroli inspekcji pracy lub ewentualnych sporów z pracownikami), że wymiar zadań został ustalony w sposób prawidłowy, a możliwość ich wykonania była na bieżąco monitorowana i weryfikowana. Z drugiej zaś, daje szanse na odpowiednie zrewidowanie ustalonego wymiaru zadań (eliminując przypadki, w których ewidentnie dochodzi do świadczenia pracy w nadgodzinach, oraz zwiększając wymiar zadań tam, gdzie pracownicy są w stanie wykonać zadania w czasie znacznie niższym, aniżeli obowiązujące normy czasu pracy).

3 RADA PRAWNIKA

Ewidencja pracy nie zawsze obowiązkowa

Zgodnie z art. 149 par. 1 k.p. na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla celów prawidłowego ustalenia pracownikowi wysokości wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą. Zaniechanie tego obowiązku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.) i jest sankcjonowane grzywną.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie dotyczy pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub ryczałt za pracę w porze nocnej. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może prowadzić ewidencji również w takich przypadkach, szczególnie jeżeli jest to uzasadnione określonymi potrzebami pracodawcy.

Przepisy nie określają formy, w jakiej miałaby być prowadzona ewidencja czasu pracy. Pracodawca ma w tym zakresie dowolność. Niemniej jednak, biorąc pod uwagę cel prowadzenia ewidencji, powinna być ona prowadzona w taki sposób, aby pracodawca miał możliwość rzetelnego i prawidłowego ustalenia na jej podstawie rzeczywistego czasu pracy pracownika oraz wysokości przysługującego mu z tego tytułu wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 128 par. 1 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę do wykonywania pracy. Innymi słowy, jest to cały ten czas, w którym pracownik "pozostaje w dyspozycji pracodawcy", a nie jedynie czas faktycznego wykonywania pracy przez pracownika. Istotne jednak, aby pracownik rzeczywiście pozostawał w "dyspozycji pracodawcy". Sam fakt przebywania na terenie zakładu pracy nie jest równoznaczny z pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy, szczególnie jeżeli pracownik wykonuje czynności prywatne lub inne czynności niezwiązane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Czas poświęcony na wykonywanie takich czynności nie jest czasem pracy.

W omawianej sytuacji ewidencja czasu pracy powinna szczegółowo wskazywać konkretne godziny dokonywania przez pracowników poszczególnych czynności, tj. w szczególności: godzinę, o której pracownik odbiera samochód; godzinę, o której stawia się w miejscu pobrania przesyłek; godzinę, o której odebrał przesyłki; godziny doręczenia poszczególnych przesyłek; godzinę, o której pracownik stawia się w zakładzie pracy celem rozliczenia przesyłek; godzinę, o której pracownik rozliczył przesyłki, oraz godzinę, o której zdaje samochód.

Jednocześnie trzeba podkreślić, że w każdym przypadku powinny być ewidencjonowane faktyczne godziny dokonywania przez pracownika poszczególnych czynności. Nawet jeżeli pracodawca zalicza pracownikowi 8 godzin pracy, mimo faktycznego świadczenia pracy w niższym wymiarze, to niezależnie od tego w ewidencji czasu pracy powinna znaleźć się również informacja o faktycznych godzinach pracy. Ponadto, jeżeli pomiędzy wykonywaniem poszczególnych czynności opisanych powyżej pracownik przez pewien czas nie wykonywał pracy lub nie pozostawał w dyspozycji, również powinno to zostać odnotowane w ewidencji czasu pracy.

4 RADA PRAWNIKA

GPS dozwolony, ale tylko gdy są uzasadnione i precyzyjne cele

Stosowanie w samochodach służbowych wykorzystywanych przez pracowników oprogramowania lokalizującego GPS jest jednym ze sposobów nadzoru nad wykonywaniem przez pracownika obowiązków służbowych. Stosowanie konkretnych środków nadzoru powinno być uzasadnione określonymi celami, jakie pracodawca chce osiągnąć za pomocą tych środków. Ich stosowanie powinno być w każdym przypadku poprzedzone refleksją, czy aby na pewno są one konieczne dla osiągnięcia założonych celów oraz czy cele te nie mogą zostać osiągnięte w inny sposób, mniej uciążliwy dla pracowników. Dlatego też cele powinny być określone w sposób precyzyjny. W tym przypadku takim celem mogłoby być kontrolowanie należytego wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych.

Pracownik powinien zostać poinformowany o rodzaju stosowanych wobec niego środków nadzoru, celach stosowania tych środków oraz o zakresie i sposobie wykonywania nadzoru. Regulacje w tym zakresie powinny zostać zawarte w regulaminie pracy lub w innym akcie wewnątrzzakładowym. Warto również odebrać od pracownika oświadczenie potwierdzające, że pracownik ma świadomość zasad stosowania określonych środków nadzoru. Nie ma jednak obowiązku uzyskiwania zgody pracownika na stosowanie tych środków.

Stosowanie przez pracodawcę określonych środków nadzoru nie może nadmiernie ingerować w prywatność pracowników. W komentowanym przypadku może to rodzić pewne wątpliwości, biorąc pod uwagę, że pracownicy mogą korzystać z samochodów służbowych również do celów prywatnych. Tym bardziej pracownicy powinni zostać dokładnie poinformowani, że oprogramowania GPS są stosowane oraz w jakim zakresie i do jakich celów dane pochodzące z tego oprogramowania będą wykorzystywane przez pracodawcę.

5 RADA PRAWNIKA

Trzeba mieć mocne dowody w sądzie

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy należy postrzegać nie tyle przez pryzmat celów i konsekwencji przewidzianych w przepisach kodeksu pracy (tj. traktując obowiązek prowadzenia ewidencji jako mechanizm służący prawidłowemu ustaleniu wysokości wynagrodzenia, a jego naruszenie jako wykroczenie przeciwko prawom pracowników zagrożone karą grzywny), ale przede wszystkim przez pryzmat potencjalnych negatywnych skutków procesowych po stronie pracodawcy.

Jeżeli zaniecha lub zaniedba on obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, nie może w razie sporu sądowego przerzucać negatywnych konsekwencji tych zaniedbań na pracownika. Innymi słowy, to na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, że pracownik świadczył lub nie świadczył pracy w określonych dniach lub godzinach. Nie oznacza to wprawdzie przerzucenia ciężaru dowodu na pracodawcę, tzn. brak rzetelnej ewidencji czasu pracy po stronie pracodawcy nie jest równoznaczny z tym, że wiarygodna staje się wersja prezentowana przez pracownika (wyrok SN z 2 czerwca 2010 r., sygn. akt II PK 369/09, LEX nr 585784).

W szczególności dowodem wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie są prywatne zapiski prowadzone przez pracownika (na które pracownicy mają zwyczaj się powoływać w sporach o nadgodziny). W takim przypadku czas pracy stanowiący przedmiot sporu między pracodawcą a pracownikiem będzie ustalany za pomocą wszelkich dostępnych środków dowodowych (dokumentów, zeznań świadków, przesłuchania stron).

Skutkuje to powstaniem po stronie pracodawcy istotnych trudności dowodowych, powodując osłabienie jego pozycji procesowej. Jest to szczególnie widoczne w sprawach o zapłatę wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. W przypadku braku rzetelnej ewidencji niezwykle trudno jest wykazać, czy i w jakich godzinach pracownik rzeczywiście świadczył pracę. Szczególnie że sporny okres dotyczy zazwyczaj przynajmniej kilku miesięcy lub nawet kilku lat wstecz. Pracodawca często nie jest w stanie odtworzyć faktów mających miejsce w odległej przeszłości.

W tych okolicznościach szczególnego znaczenia nabiera prowadzenie rzetelnej ewidencji czasu pracy, a w szczególności pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli pracodawca prowadził i ma taką ewidencję, zwykle nie będzie miał problemu z wykazaniem, czy pracownik świadczył pracę w konkretnych godzinach.

Warto prowadzić taką ewidencję nie tylko w przypadkach, w których obowiązek jej prowadzenia wynika wprost z przepisów, ale także jeżeli w świetle obowiązujących przepisów pracodawca nie ma takiego obowiązku. Pozwala to w prosty sposób zakwestionować stanowisko pracownika, że wykonywał on pracę w nadgodzinach. To na pracowniku ciąży w takim przypadku obowiązek wykazania, że prowadzona przez pracodawcę ewidencja jest nieprawidłowa. To pracownik będzie się wówczas musiał zderzyć z trudnościami dowodowymi związanymi z wykazywaniem tego typu okoliczności.

Warto zwrócić uwagę na wyrok SN z 14 maja 2012 r. (sygn. akt II PK 231/11, OSNP 2013/9-10/109), zgodnie z którym pracownik, który uniemożliwia pracodawcy ewidencjonowanie czasu pracy, unikając składania informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także w przypadkach opuszczania pracy, nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany.

Powyżej zaprezentowane zostały przykładowe rozwiązania pokazujące, w jaki sposób organizować i kontrolować czas pracy pracowników.

Dobór konkretnego rozwiązania uzależniony jest jednak od wielu okoliczności konkretnego przypadku, a w szczególności potrzeb zakładu pracy, charakteru działalności prowadzonej przez pracodawcę, sposobu organizacji pracy i wielu innych. Wymaga pogłębionej analizy wszystkich tych czynników. Dlatego, z uwagi na charakter niniejszego opracowania, nie chcemy podawać konkretnego rozwiązania, które byłoby najbardziej adekwatne w przypadku spółki Kurierzy sp. z o.o., a niniejsze opracowanie nie może być traktowane jako uniwersalna rekomendacja mogąca znaleźć zastosowanie w konkretnej sprawie. Naszym celem było przede wszystkim pokazanie, jak ważny jest wybór właściwego systemu czasu pracy oraz prowadzenie rzetelnej ewidencji czasu pracy, w szczególności w kontekście unikania roszczeń ze strony pracowników i sporów sądowych.

@RY1@i02/2014/240/i02.2014.240.217000400.805.jpg@RY2@

Sławomir Paruch radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Sławomir Paruch

radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

@RY1@i02/2014/240/i02.2014.240.217000400.806.jpg@RY2@

Robert Stępień aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień

aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy