Wolno rozszerzyć katalog danych wymaganych od podwładnego

Mam podpisać z firmą umowę o pracę na stanowisko telefoniczny sprzedawca. Ponieważ będę zawierała z klientami umowy, jako wymóg formalny mam dostarczyć do kadr kartę wzoru podpisów. Czy muszę to robić, skoro mój podpis jest na wielu różnych dokumentach, m.in. na kserokopii dowodu osobistego i różnych oświadczeniach, które tam złożę? Czy jest to zgodne z ustawą o ochronie danych osobowych? Jak mogłabym tę kartę z wzorem podpisów zabezpieczyć?

W pierwszej kolejności należy ocenić legalność czynności podejmowanych przez pracodawcę w kontekście ustawy o ochronie danych osobowych (dalej: ustawa). Mogą się bowiem tutaj pojawić wątpliwości co do zakresu i możliwości przetwarzania danych osobowych pracownika.

Co wynika z kodeksu pracy

Zakres danych, jakich może żądać pracodawca od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art. 22¹ kodeksu pracy (dalej: k.p.). Należą do nich: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, jak również numeru PESEL pracownika. Ponadto zgodnie z par. 4 tego przepisu pracodawca może żądać podania również innych danych osobowych niż określone wyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Dane te pracodawca przetwarza na podstawie kodeksu pracy.

Podany katalog informacji, których może żądać pracodawca od pracownika, nie zawiera np. karty wzoru podpisu czy zdjęcia pracownika. Zatem brak jest ustawowego umocowania do żądania takiej informacji (dokumentu), a potem do jej przetwarzania przez pracodawcę.

W interesie pracodawcy...

Aby była jednak możliwość legalnego pozyskania karty wzoru podpisu (następnie przetwarzania takiej informacji) bez obawy o naruszenie danych osobowych pracownika, pracodawca powinien uzyskać zgodę na piśmie. Takiej powinności można doszukiwać się w art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy. W takim również kierunku podążają stanowiska generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Warto wspomnieć, że raz udzielona zgoda może być przez pracownika w każdym momencie odwołana, co wynika z art. 7 pkt 5 ustawy.

Jeżeli złożenie karty wzoru podpisu miałoby służyć zapewnieniu bezpieczeństwa prawnego, dokonywanych w imieniu firmy czynności, to są to działania pracodawcy jak najbardziej pożądane, w szczególności zaś leży ono w szeroko pojętym interesie klienta (odbiorcy usługi). Nie należy jednak mylić fakultatywności składanego przez pracownika wzorca podpisu - w podanym stanie faktycznym, z obowiązkiem jego składania w sytuacji określonej w art. 11 ust. 1 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1203 ze zm.), zgodnie z którym w aktach rejestrowych prowadzi się zbiór wzorów podpisów osób upoważnionych do reprezentowania podmiotu wpisanego do KRS.

Wskazane byłoby również, aby pracodawca określił w samym wzorcu (formularzu) karty wzoru cel jego uzyskania. Tutaj pojawia się również kwestia odpowiedzialności cywilnoprawnej za ewentualne umowy, które będą sygnowane podpisem pracownika. W tych przypadkach nie ma jednak zagrożenia dla pracownika, bowiem jego odpowiedzialność materialna ograniczona jest do zobowiązań firmy, którą reprezentuje wobec konkretnego klienta.

...i pracownika

Składając pracodawcy wzór swojego podpisu, nie należy posługiwać się bliżej nieoznaczoną kartką (np. papier kserokopiarki). Należy żądać od pracodawcy jednoznacznego wzorca (formularza), w którym wyraźnie będzie oznaczony cel składanego wzorca podpisu. Ostrożność taka jest szczególnie istotna z racji poważnych konsekwencji prawnych, na które mógłby zostać narażony pracownik w sytuacji, gdy kartka papieru jedynie zawierająca podpis mogłaby posłużyć przestępczemu celowi poprzez wykorzystanie jako weksel in blanco.

Jakkolwiek trudno, co do zasady odmówić zasadności, legalności i celowości wspomnianych czynności pracodawcy, to każdy przypadek należy interpretować indywidualnie. Można nawet przyjąć ostrożne stanowisko, że w niektórych branżach (m.in. telekomunikacja, ochrona osób i mienia, bankowość) wręcz wskazane jest, aby pracodawca wprowadzał dodatkowe środki ochrony, podnosząc tym samym standardy bezpieczeństwa prawnego.

Ważne

Raz udzielona zgoda pracownika na przetwarzanie jego karty wzorów podpisów może być przez niego w każdym momencie odwołana. Tak wynika z art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych

@RY1@i02/2014/176/i02.2014.176.21700110b.803.jpg@RY2@

Marcin Nagórek radca prawny

Marcin Nagórek

radca prawny

Podstawa prawna

Art. 23 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).