Wraca temat kodeksów etyki. Uwaga, by nie pójść o krok za daleko

Ostatnio w mediach pojawiła się informacja o tym, że szpitale wprowadzają kodeksy etyki dla pracowników argumentując to tym, że w ten sposób spełniają wymagania akredytacyjne, a szpital z akredytacją ma szansę na lepszy kontrakt, bo NFZ przyznaje za nią dodatkowe punkty. Tak też zrobił jeden z katowickich szpitali, zobowiązując pracowników do tego, że mają być aktywni i twórczy, uczciwi i obiektywni, taktowni i uprzejmi. Muszą też dbać o wygląd i ubiór. To z kolei budzi wątpliwości pracowników. Niepotrzebnie, bo pracodawca ma prawo wprowadzić kodeks etyki, a to, jak go powinien przygotować, wyjaśniamy poniżej.

W polskim prawie pracy nie występuje pojęcie kodeksu etyki. Jest to pojęcie mające swoją genezę w obcych systemach prawnych, używane na określenie zbioru zasad, postanowień i wskazówek, wyznaczających standardy zachowania pracodawców i pracowników, w szczególności w relacjach wzajemnych pomiędzy pracownikami, i pracowników z pracodawcą oraz w relacjach pracowników z klientami i kontrahentami pracodawców. W praktyce kodeksy etyki funkcjonują również pod innymi nazwami: code of conduct, podręcznik dla pracowników, handbook etc.

Bez szczególnych wymogów

Przepisy polskiego prawa pracy nie regulują zagadnienia wydawania kodeksów etyki, a co za tym idzie - nie określają wymogów proceduralnych dotyczących ich wprowadzania. Nie oznacza to jednak po stronie pracodawców całkowitej dowolności w tym zakresie. To, czy i jakie procedury znajdą zastosowanie w przypadku konkretnego kodeksu etyki, zależy przede wszystkim od jego treści oraz charakteru materii w nim zawartej.

Biorąc pod uwagę specyfikę spraw regulowanych zwykle w kodeksach etyki, są to najczęściej zagadnienia odnoszące się w mniejszym lub większym stopniu do porządku i organizacji w procesie pracy, a więc stanowiące materię regulaminu pracy w rozumieniu art. 104 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.; dalej: k.p.). Bardzo często zdarza się tak, że określone postanowienia w różnych zakładach pracy występują raz w regulaminie pracy, a innym razem w kodeksie etyki. Z prawnego punktu widzenia nie ma to oczywiście znaczenia, w jakiej formie została uregulowana określona materia (tj. czy jako część regulaminu pracy, czy też w ramach kodeksu etyki wydawanego w formie odrębnego dokumentu) - jeżeli dotyczy ona organizacji i porządku w procesie pracy, tak czy inaczej stanowi materię charakterystyczną dla regulaminu pracy i należy ją traktować jako część regulaminu pracy. W konsekwencji, zastosowanie znajdują w takim przypadku zasady i procedury obowiązujące w przypadku wprowadzania lub zmiany regulaminu pracy. [schemat]

Jeżeli do materii regulaminu pracy zalicza się wyłącznie część postanowień kodeksu etyki, przeprowadzenie wyżej opisanej procedury wymagane jest wyłącznie w odniesieniu do tych postanowień. W przypadku pozostałych postanowień - kodeks etyki może zostać wydany samodzielnie przez pracodawcę, bez zachowania szczególnych wymogów proceduralnych. Powinien on zostać podany do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, tj. w szczególności poprzez rozesłanie tekstu projektu na skrzynki e-mailowe pracowników, zamieszczenie w intranecie czy wywieszenie na tablicy ogłoszeń na terenie zakładu pracy pracodawcy.

Warto ponadto rozważyć odebranie od pracowników oświadczeń o zapoznaniu się z treścią kodeksu etyki i załączenie takich oświadczeń do akt osobowych pracowników. Nie jest to oczywiście niezbędne, niemniej jednak może w przyszłości ułatwić pracodawcy powoływanie się na naruszanie przez pracownika postanowień kodeksu etyki, w szczególności na wypadek rozwiązania z tego tytułu umowy o pracę czy ewentualnego sporu sądowego z pracownikiem.

Traktując to czysto hipotetycznie, gdyby elementem treści kodeksu etyki były określone świadczenia rzeczowe lub pieniężne przyznawane pracownikowi, takie postanowienia należałoby potraktować jako materię charakterystyczną dla regulaminu wynagradzania, a w konsekwencji wprowadzenie takich postanowień wymagałoby przeprowadzenia procedury stosowanej przy wprowadzaniu i dokonywaniu zmian w regulaminie wynagradzania.

Biorąc jednak pod uwagę, że z założenia postanowienia tego rodzaju nie należą do materii charakterystycznej dla kodeksów etyki, które wyznaczają standardy zachowań pracodawców i pracowników, a nie przyznają im dodatkowych świadczeń, nie będziemy omawiali w ramach niniejszego opracowania procedury dotyczącej wprowadzania regulaminu wynagradzania.

Problem z obcymi jurysdykcjami

Z wprowadzaniem kodeksów etyki, oprócz obowiązku stosowania wymogów proceduralnych opisanych powyżej, wiąże się ponadto dodatkowy problem, polegający na transponowaniu postanowień kodeksów etyki do polskiego porządku prawnego. Dotyczy to kodeksów etyki stosowanych w ramach grup spółek, działających w różnych jurysdykcjach w różnych krajach. W takich przypadkach dochodzi często do konfliktu pomiędzy postulatem zachowania jednolitości treści kodeksu etyki w poszczególnych jurysdykcjach z jednej strony a obowiązkiem zachowania zgodności z wymogami prawa krajowego poszczególnych państw z drugiej.

Wiąże się to z koniecznością dostosowania poszczególnych postanowień kodeksu etyki do realiów społecznych i prawnych danego kraju. Jest to stosunkowo powszechny problem, z jakim zmagają się zagraniczne podmioty rozpoczynające działalność na polskim rynku. Niejednokrotnie zdarza się tak, że dostosowanie poszczególnych postanowień takich kodeksów etyki, mających swoją genezę w obcych jurysdykcjach, do polskiego prawa, jest niemożliwe i konieczne jest dokonanie stosownych zmian w treści kodeksu. Dotyczy to najczęściej zasady niedyskryminacji i równego traktowania pracowników w zatrudnieniu, która sprzeciwia się wprowadzeniu w ramach polskiego porządku prawnego regulacji wewnątrzzakładowych, które z powodzeniem funkcjonują w obcych jurysdykcjach.

Tak jak regulamin pracy

Z punktu widzenia polskiego prawa pracy kodeksy etyki najbliższe są regulaminowi pracy. Obowiązujące przepisy nie rozstrzygają jednak jednoznacznie kwestii formy prawnej tego rodzaju dokumentów. Jeżeli regulują one materię ściśle należącą do regulaminu pracy - wówczas nie ma problemu z określeniem ich charakteru prawnego. Stanowią w takich przypadkach część regulaminu pracy ze wszystkimi tego konsekwencjami, a więc w szczególności są źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 k.p.

Problem określenia charakteru prawnego kodeksów etyki pojawia się wówczas, gdy regulowanej przez nie materii nie sposób zakwalifikować ani do materii regulaminu pracy, ani do żadnej innej kategorii pozwalającej traktować kodeks etyki jako konkretny rodzaj aktu wewnątrzzakładowego. Dotyczy to w szczególności miękkich postanowień, określających politykę oraz zasady, jakimi kieruje się pracodawca; wskazówki i zalecenia dla pracowników etc. W takim przypadku należy uznać, że jest to dokument mający charakter wyłącznie zalecenia pracodawcy, niedający się zakwalifikować jako konkretny rodzaj aktu wewnątrzzakładowego w rozumieniu przepisów polskiego prawa pracy i niebędący w związku z tym źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 k.p.

Nie oznacza to jednak, że nie można egzekwować od pracowników odpowiedzialności z tytułu naruszenia zasad i wartości określonych w takim dokumencie. Mogą one być egzekwowane w szczególności w ramach szeroko rozumianych obowiązków dbałości o dobro zakładu pracy oraz przestrzegania zasad współżycia społecznego obowiązujących w zakładzie pracy, pod warunkiem że pracownicy zostali wcześniej zapoznani z przedmiotowymi postanowieniami kodeksu etyki.

Otwarty katalog

Nie sposób sformułować zamkniętego katalogu zagadnień mogących stanowić przedmiot regulacji kodeksu etyki. W praktyce zawierane są w nich postanowienia dotyczące najróżniejszych aspektów funkcjonowania zakładu pracy oraz prowadzenia działalności przez pracodawcę. Najczęściej są to zagadnienia dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy, a co za tym idzie - należące do materii regulaminu pracy. O ile jednak regulamin pracy zawiera bardziej konkretne i precyzyjne postanowienia, określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy, o tyle postanowienia kodeksu etyki mają zwykle bardziej miękki charakter, mając na celu wyłącznie podkreślenie i uwypuklenie określonych praw i obowiązków należących do pracowników oraz zasad związanych z funkcjonowaniem zakładu pracy i wykonywaniem przez pracowników ich obowiązków pracowniczych. Oczywiście nie zawsze jest to regułą - kodeks etyki może zawierać i często zawiera również postanowienia nakładające na pracowników określone prawa lub obowiązki. W takim przypadku jest to jednak materia stricte regulaminowa, nakazująca nadanie kodeksowi etyki charakteru regulaminu pracy (niezależnie od wydania go w formie odrębnego dokumentu).

Treść kodeksu etyki jest uzależniona w szczególności od polityki prowadzonej przez pracodawcę, specyfiki jego działalności oraz konkretnych potrzeb i oczekiwań. W przypadku pracodawców należących do grupy podmiotów powiązanych kapitałowo, zatrudniających pracowników w wielu różnych jurysdykcjach, na terenie różnych państw, kodeksy etyczne są zwykle sformułowane w sposób jednolity, co ma na celu zapewnienie spójności funkcjonowania pracodawcy na rynku międzynarodowym oraz wyznawania przez pracowników tych samych zasad i wartości. Wiąże się z tym zagadnienie dostosowania takich kodeksów etyki do poszczególnych jurysdykcji krajowych, o czym była mowa powyżej.

Nadmierna bliskość na cenzurowanym

Częstym i budzącym wątpliwości postanowieniem zawieranym w kodeksach etyki jest zakaz nawiązywania związków intymnych pomiędzy pracownikami. Choć zakaz taki nie zawsze musi być dyskryminujący, to jednak jest wysoce prawdopodobne, że tak właśnie będzie. Nie można bowiem co do zasady zabronić pracownikom tworzenia i pozostawania w związkach. Taki ogólny zakaz będzie niewątpliwie zbyt szeroki.

Jedynym argumentem, aby wprowadzenie takiego zakazu było możliwe i uzasadnione, może być założenie, że takie związki mogą rodzić konflikt pomiędzy interesem pracodawcy i interesami pracowników w nich pozostających. To jednak tylko hipoteza, która rzadko znajduje potwierdzenie w praktyce.

Ograniczenia dla najbliższych

Jako przykład innych zobowiązań wynikających często z kodeksów etyki, będących w sprzeczności z przepisami kodeksu pracy, można wskazać zakaz podejmowania działalności konkurencyjnej obowiązujący rodzinę pracownika (np. małżonka, dzieci, rodziców). Idea takiego zobowiązania, z racji potencjalnego lub rzeczywiście istniejącego konfliktu interesów, jest zrozumiała, ale z punktu widzenia polskiego kodeksu pracy niedozwolona.

Kodeks pracy pozwala bowiem zakazać działalności konkurencyjnej tylko w stosunku do pracownika, nie przewiduje natomiast możliwości rozszerzenia takiego zakazu również na członków rodziny pracownika. Wynika to przede wszystkim z tego, że polskie prawo oraz polska kultura prawna nie dostrzegają problemów etycznych, które są zauważane i eksponowane w państwach cywilizacyjnie bardziej rozwiniętych. Wiąże się z tym problem niezgodności postanowień kodeksów etycznych z polskimi przepisami oraz trudności związane z dostosowaniem takich kodeksów etyki do polskich realiów prawnych i społecznych, o czym była już mowa powyżej.

Dress code

Niekiedy kodeksy etyczne narzucają również określone kanony ubioru, obowiązujące w zakładzie pracy pracodawcy i odnoszące się do różnego rodzaju sytuacji związanych z wykonywaniem przez pracowników obowiązków pracowniczych oraz reprezentowaniem pracodawcy (tzw. dress code). W skrajnych sytuacjach kodeksy etyczne zakazują stosowania określonych strojów (które np. zdradzałyby przynależność do danej religii czy narodowości).

Postanowienia tego rodzaju mogą oczywiście budzić kontrowersje, w szczególności w kontekście zasady niedyskryminacji i równego traktowania pracowników. O ile są jednak należycie uzasadnione oraz adekwatne i proporcjonalne od założonych celów, wynikających z uzasadnionych potrzeb i interesów pracodawcy, należy je uznać za dopuszczalne. Ocena dopuszczalności ich stosowania zależy od okoliczności konkretnego przypadku, w tym w szczególności od charakteru działalności wykonywanej przez pracodawcę, polityki zakładu pracy czy obowiązujących w nim wartości.

Granice ingerencji w życie prywatne

Zdarzają się również przypadki zastrzegania w kodeksach etyki, aby zatrudniony przestrzegał w życiu prywatnym odpowiednich kanonów zachowania. Wiąże się to z bardziej ogólnym zagadnieniem, sprowadzającym się do pytania o to, jak daleko pracodawca może ingerować w życie prywatne pracowników, a w szczególności o to, czy sposób, w jaki pracownicy spędzają czas wolny, może być przyczyną wypowiedzenia lub rozwiązania im umowy o pracę.

Taka ingerencja ze strony pracodawcy oraz wymaganie od pracowników określonego poziomu postępowania również w życiu prywatnym mogą być uzasadnione szczególnie w zawodach zaufania publicznego (co dotyczy np. firm ubezpieczeniowych, banków czy kancelarii prawnych). Kodeks etyczny może określać, jakich zachowań powinni unikać pracownicy, gdy np. wykonują zawód zaufania publicznego lub pracują w instytucji postrzeganej w społeczeństwie jako bazująca na zaufaniu klientów. Wolno wymagać, aby szanowali wizerunek pracodawcy również wtedy, gdy podejmują określone działania w życiu prywatnym.

Z powyższym wiąże się w szczególności zagadnienie aktywności pracowników w mediach społecznościowych. Jeżeli na publicznym portalu, na otwartym forum, pracownik dopuszcza się krytyki, która stoi w jawnej sprzeczności z interesami jego pracodawcy, to takie zachowania mogą stanowić naruszenie jednego z podstawowych obowiązków pracowniczych, jakim jest obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy. Obowiązek ten jest interpretowany szeroko i obejmuje zarówno postępowanie pracownika w relacjach z pracodawcą, jak i w relacjach z osobami trzecimi, także poza zakładem pracy czy w czasie wolnym od pracy. Pracownik ma bowiem obowiązek dbałości o dobro pracodawcy przez cały okres zatrudnienia, a nie tylko w godzinach pracy.

Co prawda w orzecznictwie SN nie ma jeszcze rozstrzygnięć dotyczących aktywności pracowników w sieci, niemniej znane są orzeczenia sądów niższych instancji, korzystne dla pracodawców. Istnieją również orzeczenia Sądu Najwyższego w sposób bardziej ogólny odnoszące się do omawianego problemu. Tytułem przykładu można wskazać wyrok SN z 23 września 2004 r. (sygn. akt I PK 487/03, Pr.Pracy 2005/5/37), zgodnie z którym wyrażana w obecności innych pracowników, a dodatkowo w obraźliwych słowach, dezaprobata wobec decyzji prezesa zarządu pracodawcy lub kierownika zakładu pracy uzasadnia utratę zaufania do pracownika oraz wypowiedzenie z tego powodu umowy o pracę.

Z orzeczenia tego wynika wyraźnie, że granice dopuszczalnej krytyki pracodawcy wyznacza w szczególności zasięg tej krytyki. Jeżeli jest to krytyka wyrażana publicznie (np. na publicznym forum internetowym, dostępnym dla szerokiej rzeszy odbiorców), może być ona oceniana z zastosowaniem surowszych kryteriów aniżeli np. krytyka wyrażona przez pracownika na spotkaniu w wąskim gronie znajomych (choć i w tym ostatnim przypadku krytyka pracodawcy może być w określonych okolicznościach przyczyną wyciągnięcia wobec pracownika konsekwencji służbowych, w szczególności jeżeli jest ona nieuzasadniona lub ze względu na jej charakter w sposób szczególnie rażący godzi w uzasadnione interesy pracodawcy).

@RY1@i02/2014/161/i02.2014.161.217000400.814.jpg@RY2@

Procedura wprowadzenia

@RY1@i02/2014/161/i02.2014.161.217000400.817.jpg@RY2@

KODEKS ETYKI

CODE OF CONDUCT

Niniejszy kodeks etyki określa podstawowe wartości i zasady wyznaczające standardy zachowania pracodawcy i pracowników, w szczególności w relacjach wzajemnych pomiędzy pracownikami, w relacjach pracowników z pracodawcą oraz w relacjach pracowników z klientami i kontrahentami pracodawcy.

Podstawowymi wartościami obowiązującymi pracowników są odpowiedzialność, zaufanie oraz profesjonalizm w wykonywaniu obowiązków.

Kodeks etyki może określać w szczególności zasady prowadzenia procedur rekrutacji oraz procesu naboru pracowników. Charakterystyczne dla postanowień kodeksów etyki jest posługiwanie się przykładami, mającymi na celu zobrazowanie pracownikom, na czym polega stosowanie określonych zasad i wartości obowiązujących w zakładzie oraz jak przebiegają poszczególne procedury i procesy przeprowadzane w czasie zatrudnienia.

Każdy nowo zatrudniony pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z regulacjami i procedurami obowiązującymi w zakładzie pracy, w szczególności poprzez zaznajomienie się z instrukcjami zawartymi w niniejszym kodeksie etyki oraz wykonanie ćwiczeń i zadań w nim zawartych, pod kierunkiem i nadzorem swojego bezpośredniego przełożonego.

Kodeks etyki powinien określać przede wszystkim standardy oraz wzorce zachowań pracowników w relacjach biznesowych, zawieranych w związku i w ramach wykonywania przez nich obowiązków pracowniczych. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia interesów pracodawcy, gdyż ma na względzie zapewnienie skutecznej i jednolitej realizacji podstawowych celów i założeń biznesowych.

Pracownicy mają obowiązek powstrzymywania się od wszelkich zachowań godzących w dobre imię pracodawcy lub mogących zagrażać jego uzasadnionym interesom. W szczególności pracownicy powinni powstrzymywać się od nieuzasadnionej krytyki sposobu działania pracodawcy, polityki i zasad prowadzenia działalności przez pracodawcę oraz wszelkich spraw związanych z funkcjonowaniem zakładu pracy. Dotyczy to w szczególności aktywności pracowników w internecie, na portalach społecznościowych, otwartych forach internetowych etc., także wykonywanej poza godzinami pracy, w zakresie, w jakim może ona godzić w uzasadnione interesy pracodawcy.

Zagadnienie konfliktu interesów i obrona przed powstawaniem tego rodzaju sytuacji ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia prowadzenia działalności i zabezpieczenia interesów pracodawcy. Wiąże się to w szczególności ze stosowaniem takich ograniczeń, jak zakaz utrzymywania z sobą relacji intymnych pomiędzy poszczególnymi pracownikami czy zakaz prowadzenia działalności konkurencyjnej względem pracodawcy przez najbliższych członków rodziny pracownika. Chociaż tego rodzaju zakazy i ograniczenia wiążą się ze znacznym ryzykiem ich kwestionowania przez pracowników (w szczególności z punktu widzenia zasady niedyskryminacji i równego traktowania pracowników w zatrudnieniu), w praktyce pracodawcy często je stosują, mając na uwadze przede wszystkim należyte zabezpieczenie swoich interesów.

Wszystkich pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy pracodawcy obowiązują jednolite zasady dotyczące ubioru, szczegółowo określone w załączniku do niniejszego kodeksu etyki.

Podany regulamin nie zawiera załączników. Powyższe postanowienia zostały wskazane wyłącznie jako przykłady postanowień mogących stanowić przedmiot regulacji kodeksu etyki. W praktyce katalog tych postanowień jest nieograniczony i może się odnosić do wszelkiego rodzaju zagadnień związanych z funkcjonowaniem zakładu pracy, prowadzeniem działalności przez pracodawcę oraz wykonywaniem obowiązków przez pracowników.

@RY1@i02/2014/161/i02.2014.161.217000400.818.jpg@RY2@

Sławomir Paruch radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Sławomir Paruch

radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

@RY1@i02/2014/161/i02.2014.161.217000400.819.jpg@RY2@

Robert Stępień aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień

aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

/ 13 marca 2014 /

/ 10 kwietnia 2014 /

/ 8 maja 2014 /

/ 5 czerwca 2014 /

/ 3 lipca 2014 /

/ 17 lipca 2014 /

/ 24 lipca 2014 /

/ 7 sierpnia 2014 /

/ 14 sierpnia 2014 /