Przepisów o monitoringu brak. Na razie pozostaje regulamin

W Polsce brak jest jednolitego aktu prawnego, który regulowałby w sposób kompleksowy zagadnienia związane ze stosowaniem monitoringu wizyjnego oraz innych form kontroli pracowników w miejscu pracy. W praktyce kwestie te są regulowane przez wiele różnych przepisów znajdujących się w szczególności w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz w ustawie z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.; dalej: k.p.). Ponadto w doktrynie i orzecznictwie zostały wypracowane uniwersalne wymogi i standardy, jakie pracodawca powinien spełnić, aby mógł zgodnie z prawem stosować monitoring i inne formy nadzoru pracowników.

Wzajemne prawa i obowiązki

Pracownik ma obowiązek wykonywania pracy zgodnie z umową o pracę oraz dbania o dobro zakładu pracy. Z kolei pracodawca ma prawo nadzorować prawidłowość wykonywania tych obowiązków. Jednocześnie na pracodawcy ciąży wiele obowiązków względem pracowników dotyczących w szczególności zapewnienia im bezpieczeństwa. Z tych wzajemnych praw i obowiązków pracowników i pracodawcy wyprowadza się uprawnienie tego drugiego do stosowania różnego rodzaju form kontroli, w tym w szczególności monitoringu wizyjnego.

W doktrynie i orzecznictwie nie ma wątpliwości, że stosowanie tego rodzaju środków jest dopuszczalne. Potwierdza to generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO). Pracodawcy muszą jedynie przestrzegać określonych standardów i wymogów. Przede wszystkim pracownicy powinni mieć świadomość, w jakim celu są stosowane określone środki oraz w jaki sposób i w jakim zakresie będzie wykonywany nadzór. Jednocześnie stosowane środki powinny być adekwatne i proporcjonalne do celów, którym mają służyć. Nie mogą nadmiernie ingerować w prywatność pracowników. Pracodawca powinien w każdym przypadku rozważyć, czy osiągnięcie zakładanych celów nie jest możliwe przy zastosowaniu innych, mniej uciążliwych dla pracowników środków. Co więcej, jeżeli stosowanie określonych form kontroli pracowników, a w szczególności wykorzystywanie pozyskiwanych w ten sposób informacji (np. zapisu obrazu, nagrań rozmów), wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, pracodawca ma obowiązek stosowania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Na nim ciążą w takim przypadku obowiązki administratora danych osobowych, dotyczące w szczególności odpowiedniego zabezpieczenia danych przed dostępem niepowołanych osób.

Powyższe zasady i założenia zostały potwierdzone w projekcie założeń do projektu ustawy o monitoringu wizyjnym. Projekt ten ma na celu ujednolicenie regulacji dotyczących stosowania monitoringu wizyjnego. Wprawdzie dotyczy wyłącznie stosowania monitoringu w przestrzeni publicznej i wyłącznie ze względu na bezpieczeństwo i porządek publiczny oraz ochronę osób i mienia i nie odnosi się wprost do wykorzystywania monitoringu w zakładzie pracy, to potwierdza jednak obowiązek stosowania wspomnianych powyżej reguł i standardów.

Bez mnożenia regulacji

Kwestie dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego oraz innych form kontroli pracowników w miejscu pracy powinny zostać uregulowane w regulaminie pracy lub innym aktem wewnątrzzakładowym. Dotyczy to w szczególności pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, zobowiązanych do tworzenia regulaminu pracy.

Specyfika regulacji dotyczących stosowania monitoringu wizyjnego oraz innych form kontroli pracowników w miejscu pracy przemawia za wyodrębnieniem tych regulacji i ich szczegółowym omówieniem. Z punktu widzenia charakteru tych regulacji dotyczą one jednak organizacji i porządku w procesie pracy, a co za tym idzie - stanowią materię regulaminu pracy w rozumieniu art. 104¹ k.p. Nie ma zatem problemu, aby regulacje te umieścić bezpośrednio w regulaminie pracy (np. jako odrębny rozdział regulaminu). Może to być nawet pożądane, mając na uwadze zapobieganie niepotrzebnemu mnożeniu regulacji wewnątrzzakładowych. Niezależnie od tego, czy regulacje takie zostaną wprowadzone jako część regulaminu pracy, czy też w formie odrębnego aktu wewnątrzzakładowego, w każdym przypadku będą traktowane w świetle obowiązujących przepisów jako część regulaminu pracy, ze wszystkimi tego konsekwencjami. W szczególności pociąga to za sobą obowiązek zachowania określonego trybu wydawania tych regulacji, analogicznego jak w przypadku wprowadzania i zmiany regulaminu pracy. [schemat]

Szerszy wachlarz celów to większa swoboda

Stosowanie określonych form kontroli pracowników powinno być przede wszystkim uzasadnione konkretnymi celami. Pracodawca powinien je wyraźnie określić i wskazać w regulaminie.

W praktyce pracodawcy powołują bardzo różne cele i argumenty uzasadniające stosowanie poszczególnych środków kontroli. Do najpopularniejszych należą: zapobieganie popełnianiu przestępstw, zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy, ochrona mienia należącego do pracodawcy, nadzorowanie należytego wykonywania obowiązków przez pracowników, nadzorowanie przestrzegania przez pracowników przepisów bhp w miejscu pracy, zapobieganie przypadkom ujawniania przez pracowników informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, pozyskanie materiału do szkoleń. Wskazanie określonych celów powoduje, że konkretne formy kontroli mogą być stosowane wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne i uzasadnione z punktu widzenia tych celów.

Jednocześnie jednak warto wskazywać w regulaminach szerszy wachlarz celów, aby zapewnić sobie większą swobodę w zakresie stosowania określonych form kontroli i nie doprowadzać do sytuacji, w których korzystanie z takich czy innych środków będzie kwestionowane przez pracowników jako wykraczające poza cele określone w regulaminie.

Adekwatność i proporcjonalność

Stosowane formy kontroli pracowników powinny być adekwatne i proporcjonalne do celów, którym mają służyć. W szczególności nie powinny nadmiernie ingerować w prywatność pracowników. Pracodawca powinien w każdym przypadku rozważyć, czy osiągnięcie zakładanych celów nie jest możliwe przy zastosowaniu innych, mniej uciążliwych dla pracowników środków. Uzasadnianie monitorowania pracowników wyłącznie potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa może być np. oceniane jako zbyt ogólne. W jednym przypadku stosowanie monitoringu w celach bezpieczeństwa może być uzasadnione (np. nadzorowanie przestrzegania przepisów bhp przez pracowników pracujących w szczególnie niebezpiecznych warunkach), w innych - niekoniecznie (np. nadzorowanie pracy pracowników biurowych). Wszystko zależy od okoliczności konkretnego przypadku.

Wątpliwości dotyczą również dopuszczalności stosowania różnych form kontroli pracowników w celach szkoleniowych (np. nagrywanie rozmów pracowników zatrudnionych w call center). W doktrynie i orzecznictwie dominuje stanowisko, że stosowanie tego rodzaju środków wyłącznie dla celów szkoleniowych jest co do zasady niedopuszczalne. Niemniej jednak stosowanie takich środków byłoby już uzasadnione, gdyby cel kontroli został określony jako nadzorowanie właściwego wykonywania obowiązków przez pracowników (co nie wyklucza określonej reakcji ze strony pracodawcy, jeżeli stwierdzone zostanie niewłaściwe wykonywanie obowiązków przez pracowników).

Bez ingerencji w prywatność

Jeżeli pracodawca zamierza kontrolować np. wykorzystywanie sprzętu służbowego przez pracowników lub przeglądać ich pocztę elektroniczną, w regulaminie powinno znaleźć się postanowienie przewidujące zakaz wykorzystywania tych narzędzi przez pracowników do celów innych niż służbowe. Ma to na celu ochronę prywatności pracowników i zapobieganie sytuacjom, w których przeglądając sprzęt służbowy lub pocztę elektroniczną pracowników, pracodawca mógłby mieć dostęp do prywatnych treści i informacji ich dotyczących.

Niezależnie od powyższego, jeżeli w toku dokonywania kontroli sprzętu służbowego lub poczty elektronicznej pracowników, pracodawca natrafi na prywatną wiadomość e-mailową lub inne prywatne treści, powinien odstąpić od ich przeglądania (takie stanowisko prezentuje w szczególności GIODO). Nie jest zatem tak, że wprowadzenie w regulaminie zakazu wykorzystywania sprzętu służbowego do celów prywatnych daje pracodawcy prawo kontrolowania prywatnych treści w przypadku złamania tego zakazu przez pracowników. Co do zasady pracodawca nie ma takiego prawa. Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w których przeglądnie także prywatnych treści będzie uzasadnione celem stosowania określonej formy kontroli, np. w postaci przeglądania poczty (może to mieć miejsce w sytuacji, gdy celem kontroli jest zapobieganie występowaniu konfliktu interesu - w takim przypadku niezbędne może się okazać skontrolowanie także prywatnych treści należących do pracowników, jeżeli takowe zostaną znalezione na służbowym sprzęcie).

Ochrona prywatności pracowników ma również znaczenie w procesie wykorzystywania danych pozyskanych w wyniku stosowania różnego rodzaju form kontroli. Wszelkie czynności związane z przeglądaniem i przetwarzaniem zgromadzonych danych powinny być dokonywane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione, wskazane w regulaminie. Zgromadzone informacje powinny być przy tym odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. W szczególności pracodawca nie może przekazywać ich osobom trzecim (np. nie może udostępniać nagrań rozmów prowadzonych przez pracowników swoim klientom).

Dane należy zabezpieczyć

Ochrona prywatności wiąże się w sposób bezpośredni z zagadnieniem przetwarzania danych osobowych pracowników. Dotyczy to zarówno etapu stosowania określonych form kontroli, jak i (a nawet przede wszystkim) etapu wykorzystywania pozyskanych w wyniku kontroli. Pracodawca ma obowiązek stosowania w tym zakresie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

W szczególności pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników pozyskane w toku kontroli wyłącznie w celach i w zakresie określonym w tej ustawie. Ponadto ciążą na nim obowiązki administratora danych osobowych, w tym w szczególności obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia danych dotyczących pracowników przed dostępem osób nieuprawnionych.

Potrzebna jasność i precyzja

Pracodawcy stosują różnego rodzaju formy nadzorowania pracowników. Do najbardziej popularnych należą: monitoring wizyjny stosowany w miejscu pracy, nagrywanie rozmów prowadzonych przez pracowników, przeglądanie służbowej poczty elektronicznej wykorzystywanej przez pracowników, monitorowanie sposobu wykorzystywania przez pracowników komputerów i internetu, stosowanie oprogramowań zabezpieczająco-lokalizujących. Dobór określonych form i środków jest uzależniony od profilu działalności oraz potrzeb konkretnego pracodawcy.

Rodzaj stosowanych środków kontroli powinien zostać wyraźnie określony w regulaminie. Nie jest przy tym wystarczające wskazanie, że będzie stosowana taka czy inna forma kontroli. Pracodawca powinien dokładnie sprecyzować w regulaminie, na czym będzie polegało stosowanie określonych form kontroli, w jaki sposób będą pozyskiwane za ich pomocą dane o pracownikach, w jaki sposób informacje takie będą przechowywane oraz do jakich celów i przez kogo będą one przetwarzane i wykorzystywane. W przypadku stosowania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy, należy np. szczegółowo wskazać, jakie pomieszczenia będą monitorowane, co dokładnie będzie nagrywane i w jaki sposób (w szczególności, czy będzie to monitoring o charakterze permanentnym, czy też będzie dotyczył wybranych czynności wykonywanych przez pracowników w określonych miejscach), gdzie i jak długo będą przechowywane nagrania z monitoringu, w jaki sposób będą one zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych oraz w jakim celu i przez kogo nagrania te będą przeglądane i wykorzystywane.

Warto zebrać oświadczenia

Pracownicy powinni zostać poinformowani o rodzaju stosowanych wobec nich form kontroli, celach stosowania określonych środków oraz o zakresie i sposobie wykonywania nadzoru. Obowiązek informacyjny jest realizowany w szczególności poprzez uregulowanie kwestii dotyczących stosowania poszczególnych form kontroli w regulaminie pracy lub w innym akcie wewnątrzzakładowym (o czym była mowa powyżej).

Samo uregulowanie tych kwestii na poziomie regulaminu może być jednak w określonych sytuacjach niewystarczające. Stosując monitoring wizyjny w miejscu pracy, pracodawca ma np. obowiązek odpowiedniego uregulowania tej kwestii w regulaminie, a ponadto takiego oznakowania monitorowanych pomieszczeń, aby pracownicy byli świadomi, gdzie, w jakim zakresie i w jakim czasie wykonywane przez nich czynności będą monitorowane.

W tym kontekście pojawia się wątpliwość, czy w przypadku stosowania monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy wystarczające jest np. wywieszenie w recepcji tabliczki z informacją, że pomieszczenie jest monitorowane. Wspomniany wyżej projekt założeń do projektu ustawy o monitoringu wizyjnym przewiduje wprawdzie, że w przypadku monitorowania zamkniętej przestrzeni publicznej (dostępnej dla nieograniczonej liczby osób) takie oznakowanie jest wystarczające. Niemniej jednak, w naszej ocenie, o ile dla informacji osób z zewnątrz (np. interesantów czy klientów pracodawcy) informacja taka byłaby wystarczająca, o tyle biorąc pod uwagę specyfikę stosunku pracy, pracownicy winni być informowani w sposób bardziej precyzyjny. Widząc jedynie tabliczkę z informacją o objęciu obiektu monitoringiem, pracownik nie może mieć pewności, w jakich pomieszczeniach, w jaki sposób oraz w jakim zakresie będzie kontrolowany. Tymczasem, o ile stosowanie monitoringu np. w pomieszczeniach produkcyjnych może być uzasadnione (w szczególności z uwagi na bezpieczeństwo pracowników i kontrolę przestrzegania przepisów bhp), o tyle trudno uzasadniać stosowanie monitoringu w szatniach czy tym bardziej w toaletach (takie stanowisko prezentuje w szczególności GIODO). Dlatego pracodawca powinien w sposób możliwie jak najbardziej precyzyjny oznakować monitorowane pomieszczenia.

Po przekazaniu informacji warto odebrać od pracowników oświadczenia potwierdzające, że pracownicy mają świadomość zasad stosowania określonych środków nadzoru w zakładzie pracy. Nie ma natomiast obowiązku uzyskiwania zgody pracownika na stosowanie określonych środków, co jest często błędnie interpretowane przez pracodawców. Pracodawca może samodzielnie decydować o stosowaniu określonych form kontroli pracowników w ramach przysługujących mu uprawnień kierowniczych w stosunku do pracowników, oczywiście pod warunkiem przestrzegania zasad i spełnienia wymogów omówionych powyżej.

@RY1@i02/2014/127/i02.2014.127.217000400.808.jpg@RY2@

Procedura wprowadzania regulaminu monitoringu

Regulamin stosowania monitoringu wizyjnego i innych form kontroli pracowników w miejscu pracy

Niniejszy regulamin (dalej: Regulamin) określa zasady stosowania monitoringu wizyjnego oraz innych form kontroli pracowników w zakładzie pracy pracodawcy.

Obowiązek uregulowania zagadnień związanych ze stosowaniem określonych form kontroli pracowników (w tym monitoringu wizyjnego) nie wynika wprost z obowiązujących przepisów. Niemniej jednak, biorąc pod uwagę, że są to zagadnienia dotyczące organizacji i porządku w procesie pracy (a więc stanowiące materię regulaminu pracy), powinny zostać uregulowane przynajmniej w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników (zobowiązanych do wydania regulaminu pracy). Niezależnie od tego, czy zostaną wydane w regulaminie pracy, czy w formie odrębnego aktu wewnątrzzakładowego, z uwagi na charakter regulacji zawsze będą traktowane jako część regulaminu pracy.

1. Na terenie zakładu pracy, w pomieszczeniach produkcyjnych, jest stosowany monitoring wizyjny.

2. Wszystkie rozmowy telefoniczne (przychodzące i wychodzące) prowadzone przez pracowników Działu Obsługi Klienta w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków pracowniczych mogą być nagrywane i monitorowane przez Pracodawcę.

Regulamin powinien szczegółowo określać stosowane formy kontroli, poprzez ich wyraźne wskazanie i wyodrębnienie. Monitoring wizyjny oraz nagrywanie rozmów zostały wskazane wyłącznie przykładowo. Pracodawcy mogą stosować również inne formy kontroli, jeżeli jest to należycie uzasadnione.

1. Monitoring wizyjny jest stosowany w pomieszczeniach produkcyjnych w celu zapewnienia pracownikom odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oraz kontroli przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bhp obowiązujących w zakładzie pracy.

2. Rozmowy telefoniczne wykonywane przez pracowników Działu Obsługi Klienta będą nagrywane i monitorowane, mając na uwadze w szczególności następujące cele: zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług; kontrolę prawidłowości, efektywności oraz właściwej organizacji pracy; zwalczanie zjawiska ujawniania danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa; zwalczanie zjawiska wykorzystywania danych stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa niezgodnie z ich przeznaczeniem oraz kontrolę wykonywania obowiązku używania telefonów służbowych wyłącznie do celów wykonywania obowiązków pracowniczych.

W regulaminie należy indywidualnie określić cele stosowania każdej z poszczególnych form kontroli (chyba że określone formy kontroli są stosowane w tych samych celach). Należy pamiętać, że mogą być one stosowane wyłącznie w celach wyraźnie wskazanych w regulaminie. Dlatego cele te z jednej strony powinny zostać określone możliwie szeroko (aby nie ograniczać możliwości działania pracodawcy), a z drugiej strony na tyle precyzyjnie, aby możliwe było dokonanie oceny, czy stosowane środki są adekwatne do tych celów.

1. Monitoring wizyjny będzie prowadzony w sposób ciągły, 24 godziny na dobę, we wszystkich pomieszczeniach produkcyjnych w zakładzie pracy wymienionych w załączniku nr 1 do niniejszego Regulaminu.

2. Nagrywanie rozmów będzie odbywało się poprzez bieżące zapisywanie treści rozmów na elektronicznych nośnikach informacji. Nagrania będą archiwizowane i przechowywane przez pracodawcę.

3. Monitorowanie rozmów będzie odbywało się w szczególności poprzez bieżące odsłuchiwanie rozmów przez osoby upoważnione przez pracodawcę oraz poprzez odsłuchiwanie i analizowanie ex post treści rozmów zapisanych na elektronicznych nośnikach informacji i zarchiwizowanych przez pracodawcę.

Regulamin powinien szczegółowo określać, na czym polega stosowanie określonych form kontroli pracowników. W szczególności należy wskazać, w jaki sposób prowadzona będzie kontrola, w jakim zakresie, w jakich miejscach i czasie oraz kto i na jakich zasadach będzie upoważniony do przetwarzania i wykorzystywania danych pozyskiwanych w toku kontroli.

Pracownicy Działu Obsługi Klienta nie mogą wykorzystywać telefonów służbowych do celów prywatnych.

Jeżeli sprzęt służbowy wykorzystywany przez pracowników ma być kontrolowany przez pracodawcę (w tym przypadku telefony służbowe - nagrywanie rozmów), konieczne jest w celu ochrony prywatności pracowników wprowadzenie zakazu wykorzystywania sprzętu służbowego do celów prywatnych.

Nagrywanie i monitorowanie rozmów będzie odbywało się na zasadach oraz z zachowaniem wymogów określonych w przepisach ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Biorąc pod uwagę, że stosowanie przez pracodawcę określonych form kontroli pracowników oraz przetwarzanie danych pozyskanych w toku kontroli wiąże się w sposób naturalny z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, pracodawca ma obowiązek stosowania ustawy o ochronie danych osobowych. W szczególności ciążą na nim obowiązki administratora danych osobowych, w tym obowiązek zabezpieczenia danych przed dostępem osób niepowołanych.

1. Pracownicy zobowiązani są do złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z treścią niniejszego Regulaminu.

2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie w terminie 14 dni od dnia jego ogłoszenia.

@RY1@i02/2014/127/i02.2014.127.217000400.109.jpg@RY2@

Regulamin stosowania monitoringu wizyjnego i innych form kontroli pracowników w miejscu pracy

@RY1@i02/2014/127/i02.2014.127.217000400.810.jpg@RY2@

Sławomir Paruch radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Sławomir Paruch

radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

@RY1@i02/2014/127/i02.2014.127.217000400.811.jpg@RY2@

Robert Stępień aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień

aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

/ 13 marca 2014 /

/ 10 kwietnia 2014 /

/ 8 maja 2014 /

/ 5 czerwca 2014 /