W regulaminie ZFŚS trzeba jasno określić kryteria rozdziału środków

Do utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: zfśs) zobowiązani są pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, według stanu na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zfśs lub wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą również postanowić o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego.

W przypadku pracodawców, u których obowiązuje regulamin wynagradzania (tj. takich, którzy fizycznie zatrudniają co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty), postanowienie o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinno znaleźć się w regulaminie wynagradzania. To z kolei wymaga uzgodnienia decyzji o nietworzeniu funduszu ze związkiem zawodowym, a w przypadku braku organizacji związkowej - z przedstawicielstwem pracowników. W przypadku pracodawców, którzy nie są zobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania (tj. zatrudniających mniej niż 20 pracowników zarówno fizycznie, jak i w przeliczeniu na pełne etaty), informacja o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinna być przekazywana pracownikom z początkiem każdego kolejnego roku kalendarzowego (a zatem inaczej niż w przypadku zawarcia informacji o nietworzeniu funduszu w regulaminie wynagradzania, gdzie informacja ta jest zawierana raz i nie musi być aktualizowana z początkiem każdego kolejnego roku kalendarzowego).

Podejmując decyzję o utworzeniu funduszu, pracodawca ma obowiązek wydania regulaminu zfśs, określającego zasady korzystania z usług i świadczeń z zfśs oraz przeznaczenie środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Utworzenie funduszu może również wymagać dokonania odpowiedniej zmiany w regulaminie wynagradzania, jeżeli zostało w nim wcześniej zawarte postanowienie o nietworzeniu funduszu (tj. pracodawca nie był wcześniej zobowiązany do jego utworzenia). Odpowiednia zmiana w regulaminie wynagradzania powinna zostać dokonana zgodnie z procedurą wprowadzania i zmiany regulaminu wynagradzania, tj. w szczególności powinna zostać uzgodniona z organizacją związkową oraz podana do wiadomości pracowników.

Zgodnie z art. 12 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa) środki zfśs powinny być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym (zapewniającym wyodrębnienie tych środków z ogólnego majątku pracodawcy). Utworzenie funduszu będzie zatem wiązało się po stronie pracodawcy z koniecznością otwarcia takiego rachunku bankowego przeznaczonego dla zfśs.

Najważniejsze kryterium

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z zfśs powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Oznacza to obowiązek stosowania przez pracodawcę przy przyznawaniu świadczeń z funduszu tzw. kryterium socjalnego.

Ma to istotne znaczenie praktyczne, w szczególności w kontekście obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu świadczeń wypłacanych pracownikom w ramach zfśs. Otóż zgodnie z par. 2 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Z przepisu tego nie wynika, aby warunkiem uzyskania zwolnienia z obowiązku odprowadzania składek było stosowanie kryterium socjalnego przy przyznawaniu świadczeń oraz aby zwolnieniu podlegały wyłącznie świadczenia przyznawane według tego kryterium. W powoływanym przepisie mowa jest o świadczeniach socjalnych wypłacanych w ramach zfśs. Jest to pojęcie szersze aniżeli świadczenia socjalne przyznawane na podstawie kryterium socjalnego.

W doktrynie i orzecznictwie prezentowany jest pogląd, zgodnie z którym niezastosowanie kryterium socjalnego nie dyskwalifikuje danego świadczenia jako świadczenia finansowanego ze środków przeznaczonych na cele socjalne, zwolnionego z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli świadczenie to ma charakter socjalny i jest przeznaczone na cele socjalne.

Sąd Najwyższy dopuścił istnienie takiej działalności, która jest organizowana w ramach działalności socjalnej i spełnia cele socjalne, ale nie jest wydatkowana przy zastosowaniu kryterium socjalnego (np. wyrok z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08). Stanowisko SN opiera się na założeniu, że obowiązek stosowania kryterium socjalnego, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy, odnosi się wyłącznie do ulgowych usług i świadczeń z zfśs, a nie wszystkich świadczeń wypłacanych z funduszu.

Pomimo powyższego ZUS powszechnie kwestionuje praktykę nieodprowadzania składek z tytułu świadczeń wypłacanych z zfśs tylko dlatego, że przyznając świadczenia z funduszu poszczególnym pracownikom, pracodawca nie badał ich sytuacji socjalnej. ZUS wydaje w takich przypadkach decyzje stwierdzające po stronie pracodawcy obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych świadczeń. Działanie ZUS jest niewłaściwe. Dla zwolnienia z obowiązku odprowadzania składek istotne jest bowiem wyłącznie przeznaczenie środków na cele socjalne. ZUS niesłusznie nakłada natomiast na pracodawców obowiązek badania sytuacji socjalnej pracowników. Aby jednak unikać sporów sądowych, warto brać pod uwagę sytuację socjalną pracowników w każdym przypadku wypłaty świadczeń z funduszu, domagając się przedstawienia stosownych informacji i dokumentów. Powinno to znaleźć wyraźne odzwierciedlenie w regulaminie zfśs, w szczególności poprzez wskazanie, że przy przyznawaniu określonych świadczeń pracodawca będzie się kierował kryterium socjalnym, ewentualnie poprzez wyszczególnienie okoliczności dotyczących sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, jakie pracodawca będzie brał pod uwagę, podejmując decyzję o przyznaniu oraz wysokości konkretnego świadczenia. Dokumenty i informacje w tym przedmiocie, przedkładane przez pracowników i inne osoby uprawnione do świadczeń z funduszu, powinny być przechowywane przez pracodawcę, ponieważ mogą posłużyć jako dowód przed sądem (w szczególności na wypadek sporu z ZUS lub na wypadek podnoszenia przez związek zawodowy roszczenia o zwrot środków z funduszu wydatkowanych niezgodnie z ustawą).

Wpływ załogi na decyzje

Pracodawca ma obowiązek uzgodnienia ze związkiem zawodowym nie tylko regulaminu zfśs (art. 27 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 167; dalej: u.z.z., w zw. z art. 8 ust. 2 ustawy), lecz także kwestii przyznawania pracownikom środków z funduszu (art. 27 ust. 2 u.z.z.).

Obowiązek uzgodnienia regulaminu nie budzi wątpliwości i został szczegółowo omówiony na schemacie obok. Przepisy nie precyzują natomiast, na czym miałoby polegać uzgadnianie ze związkiem zawodowym przyznawania pracownikom świadczeń. Przyjmuje się, że wystarczające jest uzgodnienie konkretnych mechanizmów i kryteriów przyznawania oraz dystrybucji świadczeń, w szczególności ze wskazaniem kwot przeznaczanych na poszczególne cele (zwykle w formie tzw. preliminarza wydatków).

Nie wydaje się natomiast uzasadnione uzgadnianie ze związkiem każdej indywidualnej decyzji o przyznaniu konkretnemu pracownikowi określonego świadczenia (tak np. K.W. Baran "Zbiorowe prawo pracy. Komentarz", Warszawa 2010). W dalszej części komentarza K.W. Baran stwierdza jednak, że wystarczający jest udział przedstawicieli związku zawodowego w komisji socjalnej podejmującej decyzje w kwestii przyznawania świadczeń z funduszu. Podobne stanowisko zajął SN w wyroku z 6 stycznia 2010 r. (sygn. akt I PK 135/09, LEX nr 571924), wskazując, że związek zawodowy może uczestniczyć w podziale środków z funduszu, może wskazać osoby, które miałyby go reprezentować w komisji socjalnej. Sugeruje to, że uzgodnienie preliminarza wydatków nie zawsze jest wystarczające, a związek zawodowy powinien brać udział również w podejmowaniu decyzji dotyczących przyznawania świadczeń pracownikom.

W przypadku świadczeń przyznawanych ogółowi pracowników wystarczające jest uzgodnienie określonych kwot w preliminarzu (np. na zorganizowanie imprezy firmowej). W przypadku natomiast świadczeń przyznawanych indywidualnie (np. przyznanie pożyczki mieszkaniowej) przedstawiciele związku powinni mieć wpływ na decyzje o przyznawaniu świadczeń konkretnym osobom.

Zadania komisji

Udział związku zawodowego w podejmowaniu decyzji dotyczących przyznawania świadczeń z funduszu może się odbywać w szczególności poprzez udział w tzw. komisji socjalnej. Z przepisów ustawy ani z innych przepisów prawa pracy nie wynika obowiązek powoływania komisji socjalnej. W praktyce komisje są jednak powoływane i traktowane jako forma realizacji obowiązku uzgodnienia ze związkiem przyznawania środków z funduszu.

Należy mieć na uwadze, że aby obowiązek ten był należycie realizowany, przedstawiciele związku powinni mieć zapewniony realny wpływ na decyzje komisji. Nie może dochodzić do sytuacji, że zostaną przegłosowani większością głosów pozostałych członków komisji (reprezentujących interesy pracodawcy), a decyzje w przedmiocie przyznawania świadczeń będą mogły być podejmowane wbrew ich woli. Ponieważ ustawa nie określa składu oraz trybu powoływania komisji socjalnych, pracodawca ma w tym zakresie dużą swobodę.

Roszczenie o zwrot

Zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy. Możliwość wystąpienia z roszczeniem o zwrot środków dotyczy wyłącznie przypadków, w których pracodawca wydatkował środki sprzecznie z ustawą (np. bez zastosowania kryterium socjalnego; bez uzgodnienia ze związkiem regulaminu zfśs) lub sprzecznie z regulaminem zfśs obowiązującym w zakładzie pracy. Związek zawodowy nie ma natomiast możliwości wystąpienia z roszczeniem o zwrot środków w przypadku wydatkowania tych środków zgodnie z ustawą i regulaminem zfśs, ale z naruszeniem obowiązku uzgodnienia ze związkiem zawodowym przyznawania świadczeń pracownikom (który to obowiązek jest w praktyce realizowany poprzez udział przedstawicieli związku zawodowego w komisji socjalnej, o czym była mowa powyżej). Taki wniosek wynika z wykładni systemowej przepisów ustawy oraz u.z.z. Stanowisko to zostało potwierdzone w wyrokach SN z 11 maja 2010 r., (sygn. II PK 234/09 oraz z 8 maja 2012 r., sygn. akt I PK 183/11, OSNP 2013/7-8/77).

Podsumowując, pracodawca ma obowiązek uzgodnienia ze związkiem zawodowym zarówno regulaminu zfśs, jak i decyzji o przyznaniu świadczeń. Różne są jednak sankcje za naruszenie każdego z tych obowiązków. Wydatkowanie środków bez uzgodnienia regulaminu lub niezgodnie z regulaminem może skutkować roszczeniem ze strony związku zawodowego o zwrot środków. Nieuzgodnienie decyzji o przyznaniu świadczenia nie jest natomiast sankcjonowane. Związek zawodowy nie może również kwestionować wydatków z funduszu, jeżeli nie wyznaczył kandydata do komisji socjalnej, która decydowała o przyznaniu pomocy (wyrok SN z 6 stycznia 2010 r., sygn. akt I PK 135/09, LEX nr 571924).

@RY1@i02/2014/108/i02.2014.108.217000600.801.jpg@RY2@

Procedura ustalania regulaminu ZFŚS

@RY1@i02/2014/108/i02.2014.108.217000600.102.jpg@RY2@

Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

@RY1@i02/2014/108/i02.2014.108.217000600.803.jpg@RY2@

Sławomir Paruch radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Sławomir Paruch

radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

@RY1@i02/2014/108/i02.2014.108.217000600.804.jpg@RY2@

Robert Stępień aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień

aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Podstawa prawna

Art. 8 i 12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.).

/ 13 marca 2014 /

/ 10 kwietnia 2014 /

/ 8 maja 2014 /