Lepiej zrezygnować z listy obecności, niż prowadzić ją niedbale

Pozostałość po PRL-owskiej kulturze pracy i niepotrzebna mitręga - takie opinie o codziennej konieczności potwierdzania obecności w firmie wygłasza większość zatrudnionych osób. Podpisywanie listy obecności często jest fikcją - w wielu przedsiębiorstwach zdarza się, że zatrudnieni są wzywani do kadr, żeby uzupełnić ją za np. za dwa ostatnie miesiące. Większość firm nie zdaje sobie sprawy, że lepiej w ogóle z list zrezygnować (nie są obowiązkowe), niż prowadzić je w sposób wadliwy. To woda na młyn dla Państwowej Inspekcji Pracy (dalej: PIP) oraz pracowników, którzy przed sądem chcą wygrać np. dodatkowe wynagrodzenie za wykonywanie obowiązków w nadgodzinach.

Jakie skutki

- Im więcej dodatkowej dokumentacji w firmie, tym większe ryzyko nieprawidłowości. Inspekcja pracy ma prawo żądać przedstawienia wszystkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy - podkreśla Piotr Wojciechowski, adwokat z kancelarii Raczkowski i Wspólnicy.

Na podstawie papierowej ewidencji PIP może nabrać licznych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy w kontrolowanej firmie. Jeśli zatrudniony uzupełniający listę za ostatnie miesiące potwierdzi podpisem obecność np. także w dniu, w którym był na urlopie (pracownik może zapomnieć o tym, że skorzystał z wypoczynku), pojawia się wątpliwość co do tego, czy aby nie pracował w czasie wolnym od wykonywania obowiązków. Czyli czy firma nie łamie przepisów o urlopach.

- Najwięcej nieprawidłowości może wynikać w przypadkach, gdy zatrudnieni na takiej liście potwierdzają nie tylko obecność danego dnia w firmie, ale wskazują też godzinę przyjścia i wyjścia z niej - podkreśla Izabela Zawacka, radca prawny z Kancelarii Wojewódka i Wspólnicy. Jako przykład może służyć sytuacja, gdy zatrudniony postanawia poczekać w pracy na współmałżonka, który ma odebrać go z pracy, aby wspólnie wrócili do domu samochodem. Jeśli wpisze do listy faktyczną godzinę opuszczenia firmy (np. o godzinę później niż wynika z rozkładu), w przyszłości może pojawić się zarzut, że pracował on w nadgodzinach.

- Kwestie dodatków do pensji z tytułu wykonywania obowiązków w godzinach nadliczbowych są zazwyczaj sporne, więc sprawy takie nie są rozstrzygane przez samych inspektorów, ale mogą zostać skierowane do sądu - wskazuje Izabela Zawacka.

Podkreśla, że jeśli godzina opuszczenia firmy będzie różnić się od tej wskazanej w oficjalnej ewidencji czasu pracy, inspektor może też nabrać podejrzeń co do rzetelności tej drugiej. A taka nieprawidłowość jest zagrożona mandatem w maksymalnej wysokości 30 tys. zł.

- Dodatkowo trzeba pamiętać, że wypełnione za dany okres listy najczęściej są składane u kierownika konkretnego działu, który podpisuje je, potwierdzając w sposób dorozumiany prawdziwość danych w nich zawartych - dodaje Izabela Zawacka.

Z perspektywy dowodowej (w razie sporu z zatrudnionym) mogą być więc one wykorzystane jako dokument potwierdzający rzeczywistą liczbę godzin pracy.

Lepsze elektroniczne

Papierową listę firmy coraz częściej zastępują systemem elektronicznym (poprzez system bramek i kart dostępu wydawanych pracownikom). Takie rozwiązanie ogranicza pracodawcom uciążliwy obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji, a pracownikom - codziennego jej podpisywania. Jednak ono także ma swoje wady.

- Na przykład pracownik, który kończy pracę o godz. 16.00, ale wychodzi z niej o 16.15, najprawdopodobniej wpisze na papierowej liście godz. 16.00. Za to w systemie elektronicznym taka korekta nie będzie możliwa. Jeśli codziennie pracownik będzie opuszczał firmę z takim opóźnieniem, to dokumentacja z systemu elektronicznego może być wykorzystana do wskazania, że systematycznie pracował on w nadgodzinach - mówi Piotr Wojciechowski.

Wskazuje, że inne problemy wynikają z samego sposobu funkcjonowania elektronicznego systemu bramek. Często zdarza się, że gdy jeden z pracowników otworzy przejście po przyłożeniu swojej karty do czytnika, z otwartych bramek korzysta też jeszcze kilka innych osób. W ten sposób zatrudniony może wejść lub wyjść z firmy, a elektroniczny system nie wykaże jego nieobecności.

- Znam przypadek, gdy w ten sposób system nie odnotował ani wyjścia konkretnej osoby, ani jego przyjścia następnego dnia. Pracownik ten twierdził później, że przez dwa dni w ogóle nie opuszczał firmy i należy mu się wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych - wskazuje Piotr Wojciechowski.

Pracodawcy starają się unikać takich przypadków poprzez np. wydawanie obwieszczenia, które stanowi, że elektroniczny system bramek nie jest powiązany z ewidencją czasu pracy, a ma służyć np. jedynie zapewnieniu, że niepowołane osoby nie dostaną się do siedziby przedsiębiorstwa. Eksperci podkreślają, że takie rozwiązanie nie ma istotnego znaczenia, skoro PIP i tak ma prawo sprawdzać całą dokumentację związaną z zatrudnieniem.

Nie oznacza to jednak, że jakiekolwiek działania pracodawcy, które ograniczają wymienione wyżej wątpliwości, są nieskuteczne. Jednak i w tym przypadku widoczne są zalety listy papierowej.

Cztery, a nie dwie

- Może ona zawierać cztery, a nie dwie rubryki. Wtedy pracownicy potwierdzają nie tylko tradycyjnie godziny przyjścia i opuszczenia firmy, ale także moment rozpoczęcia pracy i jej zakończenia. To pozwala na usunięcie wątpliwości związanych z sytuacjami, gdy zatrudniony zostaje dłużej w firmie, ale nie po to, aby wykonywać obowiązki - tłumaczy Izabela Zawacka.

Co musi zawierać ewidencja czasu pracy

● pracę w poszczególnych dobach (w tym pracę w niedziele i święta),

● pracę w porze nocnej,

● pracę w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,

● dyżury,

● urlopy,

● zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,

● w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Łukasz Guza

lukasz.guza@infor.pl