Kończy się czas na udzielenie zaległych urlopów

1. Urlop należny i zaległy

@RY1@i02/2016/184/i02.2016.184.033000800.101(c).gif@RY2@

30 Wrzesień 2016

Do tego dnia należy udzielić pracownikom zaległych urlopów wypoczynkowych.

31 Grudzień 2015

Z upływem tego dnia urlop za 2015 r. stał się urlopem zaległym.

: urlop powinien być wykorzystywany przez pracownika w tym roku kalendarzowym, w którym zatrudniony uzyskał do niego prawo - czyli do 31 grudnia danego roku.

Uwaga!

Reguła ta realizuje ideę corocznego odpoczynku od pracy, ale nie ma charakteru bezwzględnie obowiązującego. Ustawodawca wyznaczył bowiem dopiero 30 września roku następnego jako termin, do którego urlop powinien być udzielony.

Istotna ewidencja

Pracodawca powinien prowadzić ścisłą ewidencję urlopową, pozwalającą na koniec każdego roku ustalić liczbę przysługujących pracownikowi dni urlopowych. Jej brak może spowodować, że pracownik, który wykorzystał urlop, będzie mógł skutecznie domagać się jego powtórnego udzielenia lub wypłaty ekwiwalentu.

2. Udzielenie a wykorzystanie

Artykuł 168 k.p. wyraźnie mówi o konieczności udzielenia urlopu do 30 września roku następnego, a nie o konieczności wykorzystania go w tym terminie. Innymi słowy, zasady kodeksowe nie zostaną złamane, jeżeli pracownik np. rozpocznie zaległy urlop do 30 września następnego roku, nawet jeśli faktyczne wykorzystanie urlopu nastąpi częściowo już po tej dacie (patrz pkt 3).

3. Termin rozpoczęcia

@RY1@i02/2016/184/i02.2016.184.033000800.102(c).gif@RY2@

4. Przymus czy dobra wola

Jeszcze więcej wątpliwości prawnych wywołuje to, czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu i - ewentualnie - w jakim terminie może to uczynić. Niestety przepisy milczą na ten temat. Pomocą może służyć orzecznictwo. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Innymi słowy, należy uznać, że Przyjęcie odmiennego założenia prowadziłoby do sytuacji patowej. Przy braku inwencji pracownika w tym zakresie pracodawca popełniałby wykroczenie, zarówno nie udzielając urlopu, jak i zmuszając pracownika do jego wykorzystania.

5. Wykroczenie

1-30 tys. zł taką karę grzywny przewidziano za nieudzielenie pracownikowi urlopu do końca września roku następnego

Uwaga!

Statystyki pokazują, że orzekane grzywny są zdecydowanie bliżej dolnej niż górnej granicy (w praktyce nie zdarzają się grzywny nawet zbliżające się do 30 tys. zł).

6. Przedawnienie

3 lata w takim terminie ulegają przedawnieniu roszczenia ze stosunku pracy, w tym również o udzielenie urlopu

Od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne - a skoro urlop może być udzielony do 30 września roku następnego, termin ten liczymy od tej daty. .

Uwaga!

W przypadku rozwiązania stosunku pracy pracownik może domagać się ekwiwalentu za rok bieżący oraz za 4 ostatnie lata (w ostatnim kwartale roku już tylko 3).

7. Urlop na żądanie

4 dni w takim wymiarze w każdym roku kalendarzowym pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym

Uwaga!

Urlopu na żądanie udziela się poza planem urlopowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia takiego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Omawiany urlop nie jest odrębną formą urlopu, lecz jedynie sposobem korzystania z dni urlopowych. Jest to po prostu jeden z wyjątków od zasady ustalania terminu urlopu przez strony stosunku pracy (patrz pkt 3).

@RY1@i02/2016/184/i02.2016.184.033000800.103(c).gif@RY2@

Niewątpliwie w każdym roku pracownik ma prawo do 4 dni urlopu na żądanie, niezależnie od tego, czy w poprzednim roku korzystał z tej możliwości. Bezsporne jest też, że niewykorzystane dni urlopu na żądanie przechodzą na rok następny, ale już jako zwykłe dni urlopowe. Tym samym powinny być one udzielone do 30 września roku następnego. Jednakże w art. 168 k.p. ustawodawca wyraźnie zaznaczył, że termin ten nie dotyczy urlopu na żądanie.

Jak rozumieć art. 168 k.p.:

Urlop na żądanie może być udzielony wyłącznie do końca roku, a tym samym nie może być on przesunięty na rok następny. - jest to interpretacja najbardziej logiczna i konsekwentna, oparta na tym, że dni niewykorzystanego urlopu na żądanie przechodzą na rok następny jako zwykłe dni urlopowe.

Niewykorzystany urlop na żądanie może być udzielony do końca następnego roku - brak jest jednak w tym przypadku uzasadnienia prawnego.

Niewykorzystany - ta możliwość jest jednak zbyt daleko idąca i może prowadzić do naruszeń uprawnień pracowniczych.

Wniosek:

Aby uniknąć wszelkich wątpliwości, najlepiej zatem udzielać urlopów do 30 września roku następnego, w tym także urlopu na żądanie.

8. Podsumowanie

Pracownik mający prawo do urlopu zaległego powinien w pierwszej kolejności wykorzystać ten urlop, a w drugiej - urlop bieżący. Ustawodawca co prawda nie narzuca takiej kolejności, ale ma to uzasadnienie praktyczne - w ten sposób pracownik nie straci przysługującego mu prawa do urlopu (mogłoby to mieć miejsce, gdyby pracownik co roku nie wykorzystał urlopu bieżącego), a pracodawca wypełni swój ustawowy obowiązek.

Ewidencja urlopowa prowadzona przez pracodawcę powinna w każdym momencie umożliwiać ustalenie przysługujących pracownikowi dni urlopowych. Wskazane jest zatem robienie corocznych podsumowań pokazujących liczbę przysługujących pracownikowi dni na koniec roku.

@RY1@i02/2016/184/i02.2016.184.033000800.801.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski

specjalista w zakresie prawa pracy i podatków