Czy niszczenie akt po 10 latach spowoduje katastrofę

Dobiegają końca konsultacje przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju projektu założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Proponowane zmiany zakładają m.in. skrócenie z 50 do 10 lat okresu obligatoryjnego przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz wprowadzenie możliwości jej prowadzenia w formie elektronicznej.

Propozycje resortu wychodzą naprzeciw zgłaszanym już od dawna postulatom pracodawców, którzy domagają się ograniczenia katalogu oraz czasu archiwizowania dokumentów pracowniczych przechowywanych przez płatnika składek, a także wprowadzenia możliwości zapisywania ich w postaci elektronicznej.

Krytyka projektu

Okazuje się jednak, że założenia nowych regulacji zamiast wzbudzić entuzjazm wywołały niezadowolenie wielu ministrów i urzędów centralnych. Nie podoba im się nie tylko skrócenie do 10 lat okresu przechowywania dokumentów, lecz także brak wskazania szczegółów projektowanych regulacji. Dyskusja trwa bowiem nad założeniami do projektu, a nie nad projektem ustawy, i nie ma nawet zarysu rozporządzeń wykonawczych. Związki zawodowe i pracodawcy oficjalnie wskazują, że całościowa ocena proponowanych zmian będzie możliwa dopiero po przedstawieniu projektu ustawy oraz rozporządzeń.

Ale to i tak nie zmienia faktu, że założenia ustawy uznano za dziurawe. O tym, że nawet Ministerstwo Finansów nie mogło dociec, na czym mają polegać zmiany zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej, świadczy uwaga, że wskutek ograniczenia okresu jej przechowywania do 10 lat osoby niemające ustalonego kapitału początkowego zostałyby pozbawione tej możliwości (dotyczy to osób, które były ubezpieczone przed 1 stycznia 1999 r.). Podstawą do jego obliczania jest dokumentacja pracownicza, tak więc jej zniszczenie po 10 latach może spowodować utratę prawa do emerytury z okresu przed 1 stycznia 1999 r. I właśnie z tego powodu resort zaproponował przedłużenie ochrony do 20 lat. Dopiero po takiej uwadze MR uznało za stosowne doprecyzowanie, że skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych obejmie tylko osoby, które po raz pierwszy podlegały ubezpieczeniom po 31 grudnia 1998 r. Tym samym dokumentacja osób, które spełniają warunki do ustalenia kapitału początkowego, będzie przechowywana według dotychczasowych zasad.

Problemy z kontrolą dokumentów

Projekt założeń krytykują też niezależni eksperci. Zwracają uwagę, że obecnie każdy z zatrudnionych ma możliwość wglądu do akt prowadzonych przez pracodawcę. Wystarczy, że w tej sprawie pracownik zwróci się do swojego działu kadr. Kiedy jednak dokumentacja będzie wyłącznie elektroniczna, zaczną się schody. Trudno bowiem sobie wyobrazić, żeby kadrowa pozwalała każdemu z pracowników sprawdzać dane w jej komputerze. Dyskusyjne są też zapewnienia resortu rozwoju, że pracownik będzie mógł uzyskać kopię swojej teczki. Nie wiadomo też, czy jej duplikat będzie papierowy czy elektroniczny. Jeśli będzie to e-teczka osobowa, to może się okazać, że zainteresowany nie otworzy jej, nie mając odpowiedniego programu komputerowego. Zwolennicy tego rozwiązania bronią go, wskazując, że istnieje przecież możliwość kontroli sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez Państwową Inspekcję Pracy. Z dotychczasowej praktyki wynika też, że w kontrolowanych firmach często brakuje dokumentów, np. potwierdzających kwalifikacje, kart wstępnego szkolenia BHP czy aktualnego zaświadczenia o odbyciu szkolenia okresowego.

- Pracodawca będzie przekazywać do ZUS dane dotyczące podlegania ubezpieczeniu. Jeśli do zakładu trafią niepełne informacje, niesprawdzone przez pracownika, to w przyszłości taka osoba może być pozbawiona prawa do renty lub otrzymać niższą emeryturę - wskazuje Andrzej Strębski, niezależny ekspert emerytalny. - Dlatego konieczne jest wprowadzenie rozwiązań, które umożliwią pracownikowi nadzór nad tym, co się znajduje na jego koncie w ZUS. I takie sprawdzenie nie może się ograniczać jedynie do przeczytania informacji zakładu o stanie konta, jak ma to miejsce obecnie - dodaje.

Na problemy z ustaleniem prawa do świadczeń z zabezpieczenia społecznego zwraca też uwagę Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Resort ten wskazał, że z art. 116 ust. 5 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 887; dalej: ustawa emerytalna) wynika, że to na ubezpieczonym ciąży obowiązek dołączenia dowodów uzasadniających prawa do świadczeń i ich wysokości. Rodzaje tych dowodów zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. nr 237, poz. 1412), którego nowelizacji - przynajmniej na razie - się nie przewiduje. Bardzo dyskusyjnym jest zatem pomysł skrócenia terminów przechowywania w aktach osobowych pracownika tych dokumentów, które stanowią środki dowodowe wskazane w rozporządzeniu (i to mimo planowanego wprowadzenia dodatkowych obowiązków obciążających płatników w postaci wydawania rozszerzonego świadectwa pracy - mającego zawierać dane niezbędne dla ZUS do przyznania świadczeń - i zmodyfikowanego zaświadczenia o wynagrodzeniu osiąganym przez ubezpieczonego w poszczególnych latach). Może to bowiem w wielu konkretnych przypadkach ograniczać skuteczność dochodzenia praw przez ubezpieczonych w postępowaniu o świadczenia emerytalno-rentowe.

Wątpliwości wskazane przez MRPiPS to kolejny argument za tym, że pracownicy powinni mieć możliwość sprawdzenia, jakie informacje o ich zatrudnieniu oraz zarobkach pracodawca wysyła do ZUS. Ponadto w przypadku błędów powinni mieć prawo do ich poprawienia. Z naszych informacji wynika jednak, że rząd nie kwapi się do wprowadzenia takiego rozwiązania.

To wszystko może więc oznaczać, że aby mieć gwarancje ustalenia w przyszłości emerytury lub renty, pracownicy powinni sami prowadzić domowe archiwa, gromadząc dokumentację potwierdzającą nie tylko okresy zatrudnienia, lecz także wysokość płaconych składek na ubezpieczenie społeczne. Inaczej będą skazani na ZUS.

Elektroniczno-papierowy bałagan

W większości firm cyfrowy obieg dokumentów stał się już praktyką. Jednak ze względu na brak jednoznacznych regulacji prawnych w kadrach gromadzona jest równocześnie dokumentacja papierowa i elektroniczna. Jak tłumaczy Andrzej Malinowski, prezydent Pracodawców RP, nierzadko dokumenty zawarte w aktach osobowych gromadzone są w archiwum już na etapie zatrudniania, a pracodawca pracuje na samych skanach. Ten dualizm bierze się z tego, że różne instytucje kontrolujące pracodawców, jak np. PIP, domagają się przedstawiania papierowych dokumentów. Zdaniem firm planowana zmiana powinna więc zmierzać do usankcjonowania praktyki i uwzględniać stan zaawansowania techniki.

Z tego punktu widzenia korzystny dla nich jest projekt MR, który dopuszcza jej prowadzenie w modelu mieszanym (równocześnie w formie papierowej i elektronicznej). W czasie konsultacji propozycja ta nie zyskała jednak powszechnej akceptacji.

- Może to skutkować chaosem w dokumentacji pracowniczej. Istnieje obawa, że w takiej sytuacji akta zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej mogą być niekompletne, a ich zawartość różnić się między sobą - zauważa Andrzej Malinowski.

Podobnie uważa Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. W jej ocenie taki model prowadzenia akt może spowodować praktyczne problemy z zachowaniem kompletności, spójności i przejrzystości.

Autorzy projektu odpierają jednak zarzuty. Wskazują, że już dziś wielu pracodawców wykorzystuje oprogramowanie wspierające prowadzenie akt pracowniczych. W takich przypadkach stosowany jest system referencji (elektroniczne bazy danych np. wskazują numer teczki przechowywanej w wersji papierowej). A postać (elektroniczna lub papierowa) nie powinna mieć wpływu na ustawowy obowiązek dotyczący kompletności akt.

Pracownik z drogim e-podpisem

Sprawą, która będzie wymagała szczegółowego wyjaśnienia już w samym projekcie ustawy, będzie sposób potwierdzania autentyczności dokumentów. Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, pragnąc podnieść bezpieczeństwo, proponuje, aby wprowadzić obowiązek potwierdzania autentyczności wszystkich dokumentów prowadzonych w postaci elektronicznej (zarówno tzw. born digital, jak i powstałych w efekcie dokonania odwzorowania cyfrowego z dokumentu papierowego). W praktyce oznacza to, że e-dokumenty przechowywane w systemie przeznaczonym do prowadzenia akt osobowych powinny być opatrzone podpisem elektronicznym.

I tu powstaje problem. W większości przypadków pracownik nie dysponuje bowiem takim podpisem. Czy jest na to sposób? MR na razie deklaruje, że szuka rozwiązania, które nie będzie wymagało od pracownika jego zakupu, ale jednocześnie zapewni bezpieczeństwo i wiarygodność aktom elektronicznym. Autorzy projektu deklarują, że wybór konkretnego rozwiązania nastąpi na dalszym etapie prac legislacyjnych.

Niezbędna ochrona danych osobowych

Zdaniem MKiDN w związku z wprowadzeniem możliwości przechowywania dokumentów w różnych formach konieczne będzie też doprecyzowanie zasad ochrony danych osobowych. W ocenie tego resortu niezbędne będzie określenie wymogów stawianych systemowi elektronicznemu zarówno w kontekście bezpieczeństwa informacji (dokumentów) w nim gromadzonych (ochrona danych osobowych, w szczególności wrażliwych), jak i sposobu sporządzania kopii bezpieczeństwa danych zgromadzonych w tym systemie. Dlatego eksperci proponują rozważenie dodania nowych zapisów dotyczących stworzenia podstawowych standardów takiego systemu. Przy czym akta osobowe i pozostała dokumentacja prowadzone w formie elektronicznej będą musiały podlegać reżimowi ochrony wynikającemu z obecnych przepisów. MR wskazuje wprawdzie, że nie jest jego intencją modyfikowanie zasad ochrony danych osobowych. Zostały one bowiem w sposób precyzyjny określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1). Resort obiecuje jednak, że przyszły projekt ustawy będzie uwzględniał prowadzone równolegle prace dotyczące wprowadzenia do naszego systemu prawnego przepisów uzupełniających powyższe rozporządzenie, w szczególności w prawie pracy.

Konieczne jest wprowadzenie rozwiązań, które umożliwią pracownikowi nadzór nad tym, co się znajduje na jego koncie w ZUS. I takie sprawdzenie nie może się ograniczać jedynie do przeczytania informacji zakładu o stanie konta, jak ma to miejsce obecnie.

Andrzej Strębski

niezależny ekspert emerytalny

117 mln zł tyle rocznie płacą obecnie pracodawcy za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (źródło: MR)

Dokumentacja osób, które spełniają warunki do ustalenia kapitału początkowego, będzie przechowywana według dotychczasowych zasad.

Pracownicy powinni mieć możliwość sprawdzenia, jakie informacje o ich zatrudnieniu i zarobkach pracodawca wysyła do ZUS. W przypadku błędów powinni mieć prawo do ich poprawienia. Rząd nie kwapi się jednak do wprowadzenia takiego rozwiązania.

Jak jest obecnie

Na dokumentację pracowniczą składa się dokumentacja osobowa (akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty, takie jak: kartoteki, ewidencje oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę na podstawie przepisów) oraz płacowa (dotycząca wypłaconego wynagrodzenia).

Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Powinny być one gromadzone w formie teczki personalnej podzielonej na trzy części:

● A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

● B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

● C - dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Zgodnie z art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1446 ze zm.) dokumentację osobową pracownika należy przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a płacową - przez taki sam okres, licząc od dnia jej wytworzenia. Jednocześnie jednak art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 887) nakazuje przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od końca pracy u danego pracodawcy. Po zakończeniu zatrudnienia pracownika jego akta osobowe należy przekazać z upływem roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy, do archiwum zakładowego.

RAMKA 1

Czym grożą braki

Zaniedbanie w zakresie prowadzenia akt osobowych stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Wynika to z art. 281 ust. 6 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), który za wykroczenie uznaje m.in. nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, a także pozostawianie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu mogą być za to ukarani grzywną od 1 do 30 tys. zł.

RAMKA 2

ZUS zmieni się w archiwum

Dokumenty i informacje gromadzone przez organ rentowy mają ułatwić w przyszłości ustalenie prawa do świadczeń z zabezpieczenia społecznego, zwłaszcza rentowych i emerytalnych. Powstaje więc pytanie, jakie konkretnie dokumenty powinny być zbierane przez ZUS po wprowadzeniu zmian proponowanych przez resort rozwoju.

MR przedstawiło ich wstępny wykaz (patrz kolumna 1 w tabeli na s. C14). Zapowiedziało też, że w przyszłości planuje zmiany zakresu danych przesyłanych przez płatników składek do ZUS. Bazą dla tworzenia nowych rozwiązań mają być obecnie obowiązujące przepisy. W tabeli obok przedstawiamy więc wszystkie te przypadki, w których już obecnie pracodawcy mają obowiązek wysyłania na bieżąco informacji do ZUS, oraz możliwe rozwiązania na przyszłość.

Jak wyjaśnia centrala ZUS, zaproponowany wykaz nie jest jeszcze ostateczny. Nadal trwają bowiem uzgodnienia dotyczące zakresu przekazywanych do ZUS danych niezbędnych do ustalenia prawa i wysokości świadczeń. Uzgadniana jest także forma i częstotliwość ich przekazywania. Radosław Milczarski z centrali ZUS wskazuje przy tym, że jedną z istotniejszych kwestii jest określenie przy podstawie wymiaru składek składników wynagrodzenia wraz z przypisaniem ich do roku, za jaki zostały wypłacone.

Wielką niewiadomą pozostaje natomiast to, czy rząd skracając okres przechowania dokumentów, nie nałoży równocześnie na firmy nowych obowiązków w zakresie przekazywania danych do ZUS. Na to pytanie jednak dzisiaj nikt nie zna odpowiedzi. Jednocześnie eksperci wskazują, że na razie jest za wcześnie, aby jednoznacznie określić, które dokumenty i przez jaki czas powinny być przechowywane przez ZUS po wprowadzeniu nowych regulacji.

66 mln zł tyle szacunkowo wyniosą w ciągu najbliższych 10 lat koszty ZUS związane z dostosowaniem zakładu do nowych zadań związanych z gromadzeniem i przechowywaniem dodatkowych danych (źródło: MR)

Tabela. Informacje przekazywane przez pracodawców do ZUS ⒸⓅ

Potwierdzenia okresów składkowych i nieskładkowych	TAK	Tylko w przypadku dokumentacji osób zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r.
Informowanie o okresach wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze przypadających przed 1 stycznia 2009 r. Do tych danych trzeba będzie dołączyć informację o wykonywaniu takiego zatrudnienia stale i w pełnym wymiarze czasu pracy na określonym stanowisku pracy	TAK	TAK
W przypadku nauczycieli, wychowawców lub pracowników pedagogicznych - wymiar zajęć "przy tablicy", data rozwiązania stosunku pracy, a także podstawa prawna jego zakończenia	TAK	TAK
Dane dotyczące wykonywania pracy górniczej niezbędne do przyznania emerytury górniczej - ze wskazaniem, że była ona wykonywana stale i w pełnym wymiarze czasu pracy oraz okresów równorzędnych i zaliczanych do pracy górniczej	TAK	TAK
Raporty o pracy górniczej przygotowane według instrukcji z rozporządzenia ministra gospodarki z 31 marca 2008 r. w sprawie sposobu ewidencjonowania przez pracodawców okresów zatrudnienia na stanowiskach, na których okresy pracy górniczej zalicza się w wymiarze półtorakrotnym przy ustalaniu prawa do górniczej emerytury, oraz na niektórych innych stanowiskach pracy górniczej (Dz.U. nr 72, poz. 423 ze zm.)	TAK	TAK
Dokumentacja związana z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową (o ile stanowi część akt osobowych pracownika)	TAK	TAK
Informacje wskazujące przerwy w świadczeniu pracy, w tym urlopów bezpłatnych sprzed 1 stycznia 1999 r.	TAK	Tylko w przypadku zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r.
Dane z dokumentacji płacowej dotyczące: a) kwot podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, b) kwot niestanowiących podstawy wymiaru składek, o których mowa w art. 15 ust. 3-3a ustawy emerytalnej, uwzględnianych w podstawie wymiaru emerytury i renty, przysługujących za poszczególne lata kalendarzowe przed 1 stycznia 1999 r., c) kwot podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz kwot niestanowiących podstaw wymiaru składek, o których mowa w art. 15 ust. 3-3a ustawy emerytalnej, uwzględnianych w podstawie wymiaru emerytury i renty, przysługujących za poszczególne lata kalendarzowe po 31 grudnia 1998 r., d) kwot składników wynagrodzenia, które w czasie trwania niezdolności do pracy są pracownikowi wypłacane, na podstawie postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagrodzeniu obok zasiłku chorobowego - pod warunkiem jednak, że generalnie stanowią one podstawę wymiaru składek, a wyłączenie z obowiązku opłacenia składki nastąpiło jedynie z powodu pobierania przez pracownika wynagrodzenia z tytułu niezdolności do pracy lub zasiłku chorobowego i których nie uwzględniono przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku chorobowego, np. dodatek stażowy czy wynagrodzenie roczne z tytułu Karty Hutnika.	TAK	Tylko w przypadku zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r.

@RY1@i02/2016/170/i02.2016.170.18300100b.801(c).jpg@RY2@

Informatyka zdecyduje o przyszłych emerytach

@RY1@i02/2016/170/i02.2016.170.18300100b.802.jpg@RY2@

Bożena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl