Inspektorzy sprawdzą wynagrodzenie, warunki delegowania i umowy o PPK

pod nadzorem

Świadczenie pracy na podstawie stosunku pracy uregulowane jest w miarę kompleksowo w powszechnych źródłach prawa pracy – ustawach i rozporządzeniach. Ale już przepisy ”szyte na miarę„ wydawane są na szczeblach zakładowych. Problem w tym, że regulacje prawa pracy, niezależnie od ich źródeł, nie zawsze są przestrzegane przez pracodawców – zarówno w sposób świadomy i celowy, jak również na skutek ich skomplikowania i niejednoznacznego brzmienia. Nieprawidłowości w tym zakresie mogą mieć rozmaite konsekwencje – zarówno w sferze interesów ekonomicznych stron stosunku pracy, jak również w dużej mierze w zakresie bezpieczeństwa pracowników, gdzie w grę wchodzi zdrowie i życie zatrudnionych.

Z powodu braku równości między stronami stosunku pracy ochrona pracy jest zjawiskiem jak najbardziej pożądanym i niezbędnym. Jakkolwiek nie w każdym zakładzie pracy funkcjonuje społeczny nadzór nad warunkami pracy sprawowany przez społeczną inspekcję pracy, to jednak każdy zakład mający status pracodawcy może być skontrolowany przez instytucję kontroli zewnętrznej, jaką jest Państwowa Inspekcja Pracy. Ponadto nawet tam, gdzie praca odbywa się na podstawie elastycznych form zatrudnienia, niemieszczących się w przepisach prawa pracy, inspektorzy PIP mogą realizować swoje kompetencje kontrolno-nadzorcze w zakresie przestrzegania przez podmiot zatrudniający przepisów dotyczących bhp czy wypłacania minimalnego wynagrodzenia godzinowego za pracę.

podmioty kontrolowane

Ustalenie tego, kto może być poddany weryfikacji przez PIP, ma kluczowe znaczenie dla potencjalnych podmiotów kontrolowanych, które mogą mieć wątpliwości w zakresie właściwości organów inspekcji. Aby ustalić, kto podlega kontroli ze strony urzędu, należy odwołać się do art. 13 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 623 ze zm., dalej: ustawa o PIP), który zawiera katalog podmiotów potencjalnie kontrolowanych. Zgodnie z tym przepisem kontroli PIP podlegają:

• pracodawcy – a w zakresie bhp oraz kontroli legalności zatrudnienia także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne – na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy;
• podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej w rozumieniu art. 18 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1265 ze zm., dalej: ustawa o promocji) – w zakresie przestrzegania obowiązków, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. d, e ustawy o PIP (dokonania wpisu odpowiedniej działalności do rejestru agencji zatrudnienia oraz prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach ustawy o promocji);
• podmioty, o których mowa w art. 18c ustawy o promocji (m.in. Ochotnicze Hufce Pracy oraz centra i kluby integracji społecznej) – w zakresie przestrzegania konkretnych przepisów tej ustawy (art. 19c, art. 19d, art. 19fa, art. 19ga, art. 85 ust. 2 i art. 85a – m.in. ustanawiających zakaz dyskryminacji w zakresie działalności agencji zatrudnienia i zakaz pobierania opłat przez takie podmioty);
• przedsiębiorcy, do których stosuje się przepisy ustawy z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni (Dz.U. poz. 305);
• pracodawcy delegujący pracowników na terytorium RP w zakresie określonym w ustawie z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. poz. 2206);
• przedsiębiorcy albo inne jednostki organizacyjne, na rzecz których w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi – w zakresie wypłacania przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177).

kto jest uprawniony

Artykuł 1 ustawy o PIP wskazuje, iż Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy. Tak sformułowany przepis może sugerować, że PIP jako instytucja to organ jednoosobowy, którym jest np. główny inspektor pracy. Jest to oczywiście nieprawda, bo status organu ma każdy inspektor pracy zobowiązany ustawowo do przeprowadzania czynności w ramach kontroli oraz nadzoru. Znacznie bardziej przejrzyste byłoby takie zredagowanie przepisu, w którym byłaby mowa nie o organie, a o instytucji kontroli i nadzoru. Wówczas nie byłoby wątpliwości, że organem PIP jest nie tylko główny inspektor pracy, ale również każdy inspektor pracy prowadzący czynności kontrole w terenie.

Ważne Wspólnie z właściwymi inspektorami pracy kontrole mogą przeprowadzać zarówno inni pracownicy PIP posiadający niezbędną wiedzę w przedmiocie kontroli, jak i przedstawiciele zagranicznych służb i instytucji, do zadań których należy ochrona pracy.

Zasadą jest, że kontrola przeprowadzana jest przez inspektora pracy, który działa w ramach swojego macierzystego okręgu – choć mogą się zdarzyć wyjątki od tej reguły. Przy czym inspektor pracy jest pracownikiem PIP, który po ukończeniu wewnętrznego kursu inspektorskiego, zwanego również aplikacją inspektorską, staje się organem kontroli i nadzoru – może więc samodzielnie kontrolować, wydawać środki prawne oraz egzekwować ich realizację. W praktyce nie można jednak wykluczyć, że podczas kontroli wraz z inspektorem pracy pojawi się pracownik merytoryczny zatrudniony w PIP, który uprawnień inspektora nie posiada, ale ma dużą wiedzę specjalistyczną w zakresie tego, co będzie kontrolowane. Aby jednak pracownik merytoryczny mógł uczestniczyć w kontroli, muszą być spełnione określone wymogi formalne – powinien być pracownikiem PIP (czyli osobą zatrudnioną na podstawie stosunku pracy w urzędzie), posiadać niezbędną wiedzę w zakresie objętym kontrolą, jak również dysponować upoważnieniem imiennym do kontroli.

zakres kontroli – wybrane zagadnienia

Artykuł 1 ustawy o PIP wskazuje w sposób ogólny, co inspektor pracy może w czasie swoich czynności skontrolować. Rozwinięciem tej regulacji jest art. 10 ustawy o PIP. Wynika z niego, że do zadań PIP należy nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych.

Kontrola prawa pracy w dużej mierze opiera się więc na weryfikacji przestrzegania przez podmioty kontrolowane przepisów i zasad wynikających z kodeksu pracy – jako podstawowego źródła prawa pracy. Należy jednak pamiętać, że do tej gałęzi prawa zalicza się również inne przepisy, w tym zawarte w rozporządzeniach wykonawczych do kodeksu pracy, oraz całe prawo zakładowe – regulaminy czy układy zbiorowe pracy.

W zakresie prawnej ochrony pracy kontroli PIP podlegają m.in. następujące zagadnienia:

• prawidłowość zawierania i rozwiązywania umów o pracę,
• prawidłowość i terminowość wypłacania wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń ze stosunku pracy,
• prawidłowość stosowania przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej oraz materialnej,
• zagadnienia czasu pracy – ze szczególnym uwzględnieniem świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych,
• udzielanie urlopów wypoczynkowych – zarówno bieżących jak i zaległych,
• uprawnienia związane z rodzicielstwem.

Bhp

Duża część działań kontrolno-nadzorczych PIP odnosi się do kwestii technicznego bezpieczeństwa pracy, czyli bhp. Kwestie te wynikają zarówno z kodeksu pracy, jak i w dużej mierze z przepisów wykonawczych. Do typowych zagadnień z zakresu bhp kontrolowanych przez inspektorów należy zaliczyć obowiązki w zakresie:

• profilaktycznych badań lekarskich pracowników (wstępnych, okresowych, kontrolnych);
• szkoleń bhp – wstępnych oraz okresowych;
• zapewnienia właściwych warunków pracy – w tym wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej, odzieży oraz obuwia roboczego;
• zapoznania pracowników z przeprowadzoną oceną ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy.

Warto tu wspomnieć, że od 1 stycznia 2019 r. przepisy kodeksu pracy przewidują możliwość niezapewniania okresowych szkoleń bhp pracownikom administracyjno-biurowym – w przypadku gdy odstępstwo uzasadnia przeprowadzona ocena ryzyka, a przeważająca część działalności pracodawcy (w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej) znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka (w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych). Decyzja w sprawie odstąpienia od szkoleń okresowych dla pracowników administracyjno-biurowych jest autonomiczną decyzją pracodawcy. Oznacza to, że nie musi on pozyskiwać na to żadnej zgody – np. inspektora pracy czy jakiegokolwiek innego organu. W żadnym jednak razie nie oznacza to, że odstępstwo od szkoleń okresowych pracowników nie będzie mogło być zweryfikowane przez inspektora pracy. Taka kontrola może dotyczyć np. prawidłowej kwalifikacji pracownika do stanowisk administracyjno-biurowych oraz tego, czy ocena ryzyka zawodowego uzasadnia niezapewnianie szkoleń okresowych.

Wypadki przy pracy

Skoro, jak zasygnalizowano powyżej, bezpieczeństwo pracy to podstawowa kwestia będąca w obszarze zainteresowania organów PIP, to do zadań tej instytucji należy także badanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz kontrola stosowania środków im zapobiegających. Obok wypadków przy pracy w gestii organów PIP znajdują się również kwestie związane z analizowaniem przyczyn chorób zawodowych oraz kontrola stosowania środków im zapobiegających. Rolą PIP jest ponadto inicjowanie prac badawczych w dziedzinie przestrzegania prawa pracy, a w szczególności bezpieczeństwa i higieny pracy, udzielanie porad służących ograniczaniu zagrożeń dla życia i zdrowia pracowników, a także podejmowanie działań prewencyjnych i promocyjnych zmierzających do zapewnienia przestrzegania prawa pracy.

Legalność zatrudnienia

Do zadań PIP należy też kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania działalności oraz przestrzegania następujących obowiązków:

• informowania powiatowych urzędów pracy przez bezrobotnych o podjęciu zatrudnienia, innej pracy zarobkowej lub działalności;
• opłacania składek na Fundusz Pracy;
• dokonania do rejestru agencji zatrudnienia wpisu działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do tego rejestru;
• prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
• prowadzenia działalności przez podmioty, o których mowa w art. 18c ustawy o promocji (m.in. Ochotnicze Hufce Pracy oraz centra i kluby integracji społecznej), zgodnie z warunkami określonymi w art. 19c, art. 19d, art. 19fa, art. 19ga, art. 85 ust. 2 i art. 85a tej ustawy.

Ważne Obok kontroli w zakresie legalności zatrudnienia obywateli polskich do zadań PIP należy kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców.

Stawka godzinowa

Do względnie nowych uprawnień i obowiązków kontrolnych inspektorów pracy należy zaliczyć kontrolę wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej. Zgodnie z obowiązującą od 1 stycznia 2017 r. ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177 ze zm.) przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi mają zapewnioną ochronę wynagrodzenia poprzez wprowadzenie gwarantowanej minimalnej stawki wynagrodzenia za godzinę pracy.

Ważne Przedsiębiorcy, na rzecz których jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi od 1 stycznia 2017 r., mogą być skontrolowani zarówno pod względem bezpieczeństwa pracy, jak i w kwestii wypłacania minimalnej stawki godzinowej.

W tym miejscu warto wskazać, że w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy inspekcja pracy jest instytucją uprawnioną do wnoszenia powództw, a za zgodą osoby zainteresowanej – może uczestniczyć w postępowaniu przed sądem pracy. W taki sprawach, poza prawem do przyłączenia się do postępowania na każdym etapie, inspektor pracy może być także inicjatorem postępowania. [przykład 1]

Przykład 1

Wnoszący powództwo

Pracodawca prowadzący zakład produkcyjny zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę. Działalność prowadzona jest w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Obok pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę pracodawca zatrudnia osoby na podstawie umów cywilnoprawnych. W praktyce osoby te świadczą pracę za wynagrodzeniem w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę pod jego kierownictwem, wykonując praktycznie analogiczny zakres czynności, oraz stosując się do zasad dotyczących porządku i organizacji pracy w takim samym stopniu jak pracownicy.

W powyższym przypadku – z racji tego, że zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej wypełnia znamiona stosunku pracy – inspektor pracy jest organem kompetentnym do wniesienia powództwa o ustalenie stosunku pracy. ©℗

Ważne Inspektor pracy nie ma możliwości przekształcenia we własnym zakresie umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę w drodze decyzji administracyjnej. Czasami jednak już samo uświadomienie pracodawcy, że działa bezprawnie, zatrudniając pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych w warunkach stosunku pracy, wystarczy do skłonienia go, aby przekształcił umowy prawa cywilnego w umowę o pracę.

Ściganie wykroczeń

Do zadań PIP należy także ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika określonych w k.p. oraz w art. 119–123 ustawy o promocji, a także innych, gdy ustawy tak stanowią. W tych sprawach PIP bierze udział w postępowaniu w charakterze oskarżyciela publicznego.

Kluczowe wykroczenia przeciwko prawom pracownika uregulowane zostały w kodeksie pracy. Można je podzielić na trzy grupy:

• wykroczenia uregulowane w art. 281 k.p., odnoszące się do nieprawidłowości szeroko rozumianego stosunku pracy;
• wykroczenia uregulowane art. 282 k.p., regulujące kwestie niewypłacania świadczeń, nieudzielenia w sposób właściwy urlopów oraz dotyczące braku realizacji wykonywania orzeczeń sądu pracy;
• wykroczenia uregulowane w art. 283 k.p., odnoszące się do szeregu zagadnień z zakresu bhp.

Do wykroczeń ściganych przez inspektorów pracy zaliczają się również te związane z naruszaniem przepisów dotyczących wypłacania minimalnej stawki godzinowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kto będąc przedsiębiorcą lub działając w jego imieniu, wypłaca przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi wynagrodzenie za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług w wysokości niższej niż obowiązująca wysokość minimalnej stawki godzinowej, podlega karze grzywny od 1000 do 30 tys. zł. [przykład 2]

Przykład 2

Różne nieprawidłowości

Pracodawca prowadzi działalność w zakresie utrzymywania porządku i czystości. Zatrudnia zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców. Strony ustaliły, iż wynagrodzenie z tytułu realizacji umowy zlecenia, wynikające z minimalnej stawki godzinowej, będzie płatne do 10. dnia każdego miesiąca na podstawie wykazu przepracowanych godzin, przekazywanego drogą mailową do 5. dnia każdego miesiąca. Jeden ze zleceniobiorców nie przekazał informacji w sprawie wykazu przepracowanych godzin w terminie, a drugiemu podmiot zlecający wypłacił wynagrodzenie niższe niż wynika to ze stawki godzinowej.

W takim przypadku zarzut popełnienia wykroczenia można postawić wyłącznie w przypadku zaniżenia należnego wynagrodzenia godzinowego. W przypadku braku informacji o liczbie przepracowanych godzin podmiot zlecający będzie miał możliwość legalnego wstrzymania się z wypłatą do czasu uzyskania informacji o liczbie godzin, jakie zostały przepracowane. Takie wstrzymanie się z wypełnieniem obowiązku w żadnym razie nie może być kwalifikowane w kategoriach wykroczenia. Brak informacji o liczbie przepracowanych godzin uniemożliwia bowiem w praktyce ustalenie należnego wynagrodzenia. ©℗

Stosunkowo nowym uprawnieniem i obowiązkiem inspektorów pracy jest ściganie wykroczeń, o których mowa w art. 106 i art. 107 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. poz. 2215), oraz udział w postępowaniu w sprawach dotyczących tych wykroczeń w charakterze oskarżyciela publicznego. Przepisy te weszły w życie 1 stycznia 2019 r., ale na razie – z uwagi na wskazane w ustawie daty objęcia nimi pracodawców (1 lipca 2019 r. i późniejsze) – nie są stosowane w praktyce. Odpowiedzialności wykroczeniowej w omawianym zakresie będzie podlegać podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego, która nie dopełnia obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w przewidzianym przepisami terminie. Popełnienie powyższego wykroczenia wiąże się z karą grzywny w wysokości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego. Kolejne wykroczenie, wynikające z art. 107 ustawy o PPK, dotyczy następujących naruszeń:

• braku dopełniania obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie;
• niedopełniania obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie;
• braku zgłaszania wymaganych ustawą danych lub zgłaszanie nieprawdziwych danych albo udzielania w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia;
• brak prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.

Powyższe naruszenia zagrożone są karą grzywny w wysokości od tysiąca do miliona złotych.

Delegowanie

Względnie nowe uprawnienia i obowiązki PIP wynikają również z przepisów ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Rolą PIP, zgodnie z art. 9 ust. 2 tego aktu, jest udzielanie na wniosek zainteresowanego informacji o warunkach zatrudnienia (nie mniej korzystnych niż wynikających z kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników), jak również o zakresie ich stosowania. Do zadań inspekcji należy ponadto prowadzenie i aktualizowanie stosownej strony internetowej. Rola PIP nie ogranicza się oczywiście do udzielania informacji czy prowadzenia strony. Inspekcja została bowiem zobowiązana do kontroli prawidłowości delegowania pracowników na terytorium RP w przypadku zaistnienia wątpliwości, czy dany pracownik może zostać uznany za pracownika delegowanego na terytorium Polski.

Ważne Ustawa o delegowaniu zobowiązuje PIP do zachowania zasady proporcjonalności w ramach kontroli praco dawców delegujących pracowników na terytorium RP. Ponadto kontrole nie mogą mieć charakteru dyskryminacyjnego.

Monitoring i inne kwestie nieuregulowane

Warto zauważyć, że art. 10 ust. 1 ustawy o PIP zobowiązuje urząd do kontroli w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy, a zatem dotyczy to każdej regulacji z tej gałęzi prawa. Przepis ten stanowi, iż do zadań PIP należy ”nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności...„. Oznacza to, że katalog działań PIP określony w tym artykule nie jest wyczerpujący. Trudno bowiem uznać, aby przepisy ustawy o PIP wymieniały każde zagadnienie, jakie może być kontrolowane, które wynika z prawa pracy. Przykładowo, przepisy ustawy o PIP nie odnoszą się bezpośrednio do stosunkowo nowej kwestii, jaką jest możliwość stosowania monitoringu pracowniczego. Jednak to, że regulacje dotyczące monitoringu zawarte są w kodeksie pracy, powoduje, że inspektor pracy jest organem właściwym do kontroli przestrzegania przez pracodawców przepisów umożliwiających stosowanie monitoringu w każdej możliwej formie.

Z kodeksu pracy wynika, że możliwość stosowania monitoringu jest ograniczona do sytuacji, gdy jest on niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitoring nie może być więc działaniem ”na wyrost„, podejmowanym w przypadku, gdy cele związane z bezpieczeństwem, kontrolą produkcji czy ochroną informacji mogą być zapewnione przy wykorzystaniu innych rozwiązań – w tym organizacyjnych. Tym samym można przyjąć, iż inspektor pracy może zweryfikować ”celowość i niezbędność„ monitoringu – skoro przesłanka ta jest uregulowana w kodeksie pracy. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty takim układem lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Inspektor pracy ma więc możliwości skontrolowania, czy regulacje zakładowe zawierają stosowne postanowienia dotyczące stosowanej przez pracodawcę formy monitoringu.

Ponadto kontroli PIP mogą podlegać pozostałe obowiązki pracodawcy związane z monitoringiem – w zakresie dopuszczalnego okresu przetwarzania jego zapisów, jak również właściwego oznaczenia stref monitorowanych w zakładzie pracy. [przykład 3]

Przykład 3

Brak regulacji wewnętrznych

Pracodawca prowadzący działalność w branży informatycznej zdecydował się na wprowadzenie monitoringu wizyjnego za pomocą kamer. Decyzja w tej sprawie została podjęta na zebraniu z pracownikami, którzy podpisali się na liście obecności. Pracodawca uznał, że jest to wystarczające do zainstalowania i uruchomienia monitoringu.

W powyższym przypadku inspektor pracy będzie mógł zakwestionować brak uregulowania kwestii monitorowania zakładu w przepisach zakładowych. Lista obecności z zebrania z pracownikami w żadnym razie nie zastępuje postanowień w zakresie celów, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu, które powinny być wskazane w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Inspektor pracy w omawianym przypadku będzie miał prawo wydać środek prawny – najpewniej wystąpienie – w którym zobowiąże pracodawcę do właściwego uregulowania monitoringu na poziomie przepisów zakładowych.

Przykład 4

Dwa postępowania

U pracodawcy prowadzącego duży zakład produkcyjny zdarzył się zbiorowy wypadek przy pracy. Pracodawca zawiadomił o nim okręgowego PIP. W firmie zjawił się inspektor pracy, który oświadczył na wstępie, iż jego wizyta ma związek z zawiadomieniem o wypadku oraz że będzie w tym zakresie prowadził postępowanie kontrolne. Pracodawca oznajmił, że sytuacja jest opanowana – postępowanie prowadzone jest przez zespół powypadkowy i tym samym wizyta inspektora jest zbędna, a zawiadomienie okręgowego inspektora pracy miało jedynie charakter formalny.

Mimo to pracodawca będzie musiał umożliwić inspektorowi pracy wstęp na teren zakładu pracy oraz zagwarantować mu pełną swobodę w zakresie poruszania się po obiekcie. Działania inspektora pracy będą niezależne od postępowania prowadzonego przez zespół powypadkowy. Czym innym bowiem jest badanie okoliczności i przyczyn wypadku z poziomu pracodawcy, a czym innym kontrola inspektora pracy prowadzona w związku z zawiadomieniem o wypadku – ciężkim, zbiorowym lub śmiertelnym. ©℗

Dokumentacja

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawców jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia mamy nową regulację w tym zakresie – rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), które jest konsekwencją i doprecyzowaniem zmian związanych z elektronizacją dokumentacji pracowniczej oraz skróceniem okresu jej przechowywania. Ponieważ przepisy nowego rozporządzenia należą do źródeł prawa pracy, ich prawidłowe stosowanie przez pracodawców podlega także kontroli inspektorów PIP. Dotyczy to zarówno kwestii związanych z prowadzeniem dokumentacji w formie papierowej, jak i elektronicznej.

przebieg kontroli – uprawnienia inspektora pracy

Celem postępowania kontrolnego realizowanego przez inspektorów pracy jest ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, a także udokumentowanie dokonanych ustaleń. Tym samym kontrola nie jest procesem jednolitym – w pierwszej kolejności inspektor zbiera informacje w zakresie nią objętym, a następnie dokumentuje je w formie protokołu kontroli lub notatki służbowej.

Uprawnienia i obowiązki inspektora pracy wynikające z ustawy o PIP w zakresie dokonywania ustaleń stanu faktycznego na potrzeby kontroli powiązane są ściśle z obowiązkami podmiotu kontrolowanego w zakresie właściwej współpracy. Jest ona bowiem niezbędna dla zapewnienia sprawnego postępowania kontrolnego i uniknięcia zarzutu utrudniania czynności kontrolnych.

Ważne Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bhp, przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, oraz przepisów dotyczących ograniczenia handlu w niedziele, święta i niektóre inne dni.

Swobodny wstęp i poruszanie się w zakładzie

Aby przeprowadzenie kontroli było w ogóle możliwe, przepisy gwarantują inspektorowi prawo do swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego. Wiele czynności kontrolnych można bowiem przeprowadzić tylko poprzez obecność inspektora pracy na terenie podmiotu kontrolowanego. [przykład 4]

Ważne Inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego bez obowiązku uzyskiwania przepustki oraz jest zwolniony od rewizji osobistej – także w przypadku, gdy przewiduje ją wewnętrzny regulamin podmiotu kontrolowanego. Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie inspektorowi właściwych warunków do kontroli – w szczególności powinien niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, zapewnić terminowe udzielanie informacji, udostępnić urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.

Prawo swobodnego poruszania się po terenie pracodawcy dotyczy każdej kontroli – w szczególności z zakresu technicznego bezpieczeństwa pracy. Trudno bowiem oceniać zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy wyłącznie na podstawie analizy dokumentów związanych z problematyką bhp. W związku z powyższym inspektor pracy ma prawo przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń i stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy.

Utrwalanie obrazu lub dźwięku

W zależności od potrzeb inspektor ma prawo do utrwalania ww. oględzin (obiektów, pomieszczeń etc.) za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania, tu cytat, ”obrazu lub dźwięku„. Czy oznacza to, że inspektor może użyć wyłącznie aparatu fotograficznego lub dyktafonu – a nie może np. użyć kamery? Wydaje się, że przepis przewidujący możliwość użycia urządzeń do rejestrowania dźwięku lub obrazu powinien być odczytywany ”z duchem czasu„ i z uwzględnieniem postępu technologicznego. Tym samym można przyjąć, że uprawnieniem inspektora będzie posłużenie się również kamerą – jeżeli specyfika kontroli to uzasadnia, a podmiot kontrolowany nie zgłosi w tym zakresie uwag.

Wyjaśnienia

W toku kontroli inspektor pracy ma prawo żądać – w zależności od potrzeb – pisemnych lub ustnych informacji w zakresie objętym kontrolą od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich pracowników lub osób, które wykonują bądź wykonywały pracę na rzecz podmiotu kontrolowanego na podstawie innej niż stosunek pracy. Powyższe uprawnienie, jak i obowiązek z tym związany, dotyczy również osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą na rzecz podmiotu kontrolowanego.

W gestii inspektora ustawodawca pozostawił kwestię, czy wystarczające jest przedstawienie informacji w formie pisemnej (ustnej), czy też niezbędne jest wezwanie i przesłuchanie właściwych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą.

Kontrola dokumentów

Inspektor ma także prawo żądać okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy czy modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, a także planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań oraz pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego. Inspektor może również oczekiwać dostarczenia próbek surowców oraz materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji w ilości niezbędnej z punktu widzenia potrzeby przeprowadzenia analizy lub badań.

Na żądanie inspektora należy też przedłożyć akta osobowe oraz wszelkie inne dokumenty związane z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Ponadto w zależności od specyfiki kontroli inspektor może żądać od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników do albo z Polski, koniecznych w zakresie kontroli, o której mowa w ustawie o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług.

Z punktu widzenia kontroli inspektorzy uprawnieni są także do wykonywania niezbędnych odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów. W razie potrzeby inspektor ma możliwość zwrócenia się z żądaniem w powyższym zakresie do podmiotu kontrolowanego. Wyciągi i odpisy dokumentów mogą być następnie poddane analizie w siedzibie PIP. W sytuacji gdy ustalenia dokonane na ich podstawie zostaną następnie opisane w protokole kontroli, wyciągi i odpisy mogą stać się integralną częścią protokołu, stanowiąc jego załączniki.

Dokumentacja pokontrolna oraz możliwe zastrzeżenia

Celem kontroli inspektora pracy jest ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń. Właściwe udokumentowanie tego, co udało się ustalić w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości, ma kluczowe znaczenie, ponieważ ustalenia te będą stanowiły podstawę zastosowania przez inspektora właściwych środków prawnych zobowiązujących podmiot kontrolowany do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Chcąc wyeliminować dowolność w zakresie dokumentowania czynności kontrolnych, przepisy regulują dwie formy, z jakich może skorzystać inspektor pracy w zależności od sytuacji – jest to notatka urzędowa oraz protokół kontroli. Notatka nie jest dominującą formą dokumentowania ustaleń związanych z kontrolą. Stosuje się ją tylko wtedy, gdy kontrola nie wykazała nieprawidłowości – co nie jest częstą sytuacją w praktyce inspektorów pracy. Tam zaś, gdzie inspektor stwierdził nieprawidłowości, zostanie sporządzony protokół.

Protokół kontroli zawiera szereg postanowień (o których mowa w art. 34 ust 2 ustawy o PIP) i jest sporządzany zgodnie z formularzem zatwierdzonym przez głównego inspektora pracy w ramach aktualnego zarządzenia regulującego kwestię druków stosowanych w działalności kontrolno-nadzorczej.

Dla kontrolowanego podmiotu kluczowe zapisy protokołu to ”opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli„. Kopię takiego protokołu inspektor pracy pozostawia podmiotowi kontrolowanemu. Mimo iż przepisy nie zobowiązują formalnie podmiotu kontrolowanego do zapoznania się w sposób szczegółowy z ustaleniami zawartymi w protokole, to jednak warto to zrobić wnikliwie i najlepiej z udziałem fachowców biegłych w obszarach, w których zostały stwierdzone nieprawidłowości. Jest to istotne, albowiem protokół wraz z załącznikami stanowi potwierdzenie dokonanych ustaleń oraz jest podstawą do wydania w następstwie kontroli środków prawych.

Podmiot kontrolowany ma prawo wniesienia zastrzeżeń do treści protokołu. Można je wnieść w terminie siedmiu dni od dnia przedstawienia protokołu podmiotowi kontrolowanemu. Powinno to nastąpić w formie pisemnej.

Zastrzeżenia, aby miały szansę na powodzenie, muszą być umotywowane. A jeśli mają zostać uwzględnione, nie mogą to być motywy dowolne. Wszelkie próby usprawiedliwienia się ze stwierdzonych nieprawidłowości warto sobie odpuścić. [przykład 5]

Przykład 5

Nieistotne motywy

Inspektor pracy skontrolował pracodawcę prowadzącego działalność w zakresie usług finansowych. Kontrola dotyczyła m.in. sposobu zorganizowania komputerowych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Inspektor pracy ustalił, iż stanowiska pracy nie spełniają minimalnych wymogów w zakresie ergonomii wynikających z przepisów rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażo nych w monitory ekranowe. Zakwestionował przy tym stosowanie w procesie pracy krzeseł o przedstawionym kształcie, rozmieszczenie poszczególnych elementów stanowiska pracy oraz używanie klawiatur, w których biała powierzchnia lakierowana była na wysoki połysk (tymczasem na stanowiskach pracy zakazane jest stosowanie klawiatur z błyszczącą powierzchnią).

Pracodawca wniósł zastrzeżenia do treści protokołu, argumentując, że ma świadomość wymogów w zakresie ergonomii dotyczących organizacji komputerowych stanowisk pracy, jednak w jego ocenie stosowane elementy wyposażenia muszą też komponować się z nowoczesnymi wnętrzami pomieszczeń pracy.

W powyższym przypadku zastrzeżenia pracodawcy z pewnością nie zostaną uwzględnione. Choć godne pochwały jest zapewnienie pracownikom wystroju pomieszczeń pracy na wysokim poziomie, to jednak w żadnym razie nie powinno to kolidować z przepisami bhp. ©℗

Możliwe środki prawne

Ustalenia zawarte w protokole, wykazujące nieprawidłowości w działalności pracodawcy – zarówno te z zakresu bhp, jak i prawnej ochrony pracy – nie mogą pozostać bez właściwej reakcji ze strony inspektora, a w konsekwencji także podmiotu kontrolowanego. Inspektor jako organ kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem prawa pracy może za pomocą odpowiednich instrumentów prawnych wpływać na pracodawcę, aby ten zweryfikował stan przestrzegania tych przepisów. Mianowicie w wyniku ustaleń dokonanych w toku kontroli właściwy inspektor pracy:

• wydaje decyzje;
• kieruje wystąpienia i wydaje polecenia;
• wnosi powództwa oraz wstępuje do postępowania w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy;
• podejmuje inne działania – np. wnosi wnioski do ZUS o podniesienie wysokości składki wypadkowej, czy składa zawiadomienia do prokuratury w sprawie podejrzenia popełnienia przestępstwa przez pracodawcę.

Podstawowym środkiem prawnym stosowanym przez inspektorów pracy jest nakaz. Ma on charakter władczy, a to oznacza, że w braku jego realizacji może być ”wymuszony„ na drodze postępowania egzekucyjnego. Przepisy ustawy o PIP nie definiują jednak, czym jest ów nakaz. Wskazują jednak przypadki, w których jest stosowany oraz co powinien zawierać. Ustawa o PIP reguluje wiele rodzajów nakazów dostosowanych do ustaleń poczynionych w ramach konkretnej kontroli. Ich wspólnym mianownikiem jest to, że dotyczą problematyki bhp. Wyjątkiem od powyższej zasady jest nakaz wypłacenia należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi.

Ważne Inspektorzy badający problematykę wypłacania minimalnego wynagrodzenia godzinowego dla zleceniobiorców nie mają możliwości wydawania nakazów w przypadku, gdy zostaną stwierdzone nieprawidłowości – np. gdy wynagrodzenie nie zostanie wypłacone lub zostanie wypłacone w wysokości zaniżonej. W takich przypadkach mogą jedynie wydać wystąpienie.

Obok nakazów w praktyce inspektorskiej stosowane są wystąpienia oraz polecenia ustne. Są one wydawane w przypadkach, gdy stwierdzone nieprawidłowości nie dotyczą problematyki związanej ze sferą technicznego bezpieczeństwa pracy. Wystąpienia mają formę pisemną. Z kolei polecenia są ustne – wydaje się je wówczas, gdy stwierdzone w czasie kontroli uchybienia mają na tyle mały ”ciężar gatunkowy„, że mogą zostać usunięte w trakcie kontroli.

Odwołanie od nakazu

Decyzja inspektora pracy – w tej bowiem formie wydawany jest nakaz – jest często dotkliwym środkiem prawnym, którego realizacja może mieć istotne przełożenie na finanse podmiotu kontrolowanego. Na szczęście od nakazu wydanego przez inspektora pracy można się odwołać – do organu II instancji, jakim jest okręgowy inspektor pracy.

Odwołanie może być wniesione bezpośrednio przez pracodawcę (podmiot kontrolowany), który również może do tego posłużyć się pełnomocnikiem. W takim przypadku należy jednak pamiętać o udzieleniu mu właściwego pełnomocnictwa do reprezentowania podmiotu kontrolowanego w ramach postępowania odwoławczego.

Ważne Od decyzji inspektora pracy wydanej w formie pisemnej lub stanowiącej wpis do dziennika budowy podmiotowi kontrolowanemu przysługuje odwołanie do okręgowego inspektora pracy. Odwołanie wnosi się w terminie siedmiu dni od daty otrzymania decyzji. W szczególności należy mieć na względzie zachowanie powyższego terminu na wniesienie odwołania, który jest krótszy niż w przypadku odwołania od ”standardowych„ decyzji administracyjnych.

Zanim podmiot kontrolowany zdecyduje się na wniesienie takiego odwołania, powinien na chłodno przeanalizować sytuację w zakresie argumentów, jakie będzie chciał podnieść przed organem odwoławczym. Warto przypomnieć, że kontrolowany miał wcześniej prawo do wniesienia zastrzeżeń do protokołu kontroli. Nie ma przeciwwskazań, aby odwołanie opierało się na argumentach podniesionych w treści poprzednich zastrzeżeń. Jednak jeżeli nie zostały one uwzględnione przez inspektora pracy, istnieje ryzyko, że nie zostaną one również uwzględnione przez okręgowego inspektora pracy. Oczywiście nie można wykluczyć wyjątków w tym zakresie.

Odwołanie nie wymaga formalnie szczegółowego uzasadnienia. Wystarczy, że podmiot odwołujący się wyrazi swoje niezadowolenie z wydanej decyzji. Jednak brak uzasadnienia powoduje, że szanse na powodzenie w ramach procedury odwoławczej są znacznie mniejsze. Tym samym zalecanym jest sporządzenie szczegółowego uzasadnienia, w którym odwołujący się wejdzie w polemikę z ustaleniami inspektora pracy, w tym w odniesieniu do obowiązujących w tym zakresie przepisów – szczególnie takich, które mogą być różnie interpretowane. [przykład 6]

Przykład 6

Kwestia interpretacji

Inspektor pracy skontrolował problematykę odstępstw od szkoleń okresowych dla pracowników administracyjno-biurowych. Ustalił, iż w części przypadków pracodawca nie powinien odstępować od zapewniania szkoleń, ponieważ pracownicy nie są pracownikami administracyjno-biurowymi.

W powyższym przypadku pracodawca w treści odwołania od nakazu zobowiązującego do zapewniania szkoleń okresowych może wejść w polemikę, podnosząc m.in. zarzut, iż żaden przepis prawa pracy nie zawiera definicji pracownika administracyjno-biurowego, w tym również przepisy dotyczące problematyki szkoleń bhp. ©℗

Podobnie jak w przypadku wnoszenia zastrzeżeń do treści protokołu, argumenty zawarte w treści odwołania w żadnym razie nie powinny stanowić próby usprawiedliwiania się w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości. Taka argumentacja z całą pewnością nie zostanie podzielona przez organ odwoławczy.

Odwołanie wnosi się za pośrednictwem inspektora pracy, który wydał decyzję. Oczywiście ominięcie powyższej zasady i skierowanie odwołania bezpośrednio do organu odwoławczego nie spowoduje, że czynność będzie bezskuteczna – postępowanie będzie jednak nieco wydłużone w związku z koniecznością przekazania przez organ odwoławczy dokumentacji inspektorowi, który wydał decyzję. Ten może bowiem, po rozważeniu argumentów strony, uwzględnić odwołanie bez angażowania w sprawę organu odwoławczego.

W zależności od charakteru sprawy i zgromadzonego materiału dowodowego okręgowy inspektor wydaje decyzję, w której:

• utrzymuje w mocy zaskarżoną decyzję;
• uchyla zaskarżoną decyzję w całości albo w części i w tym zakresie orzeka co to istoty sprawy albo uchylając tę decyzję – umarza postępowanie pierwszej instancji w całości albo w części;
• umarza postępowanie odwoławcze.

W sytuacji gdy decyzja wydana przez inspektora pracy zapadła w warunkach naruszenia przepisów postępowania, organ odwoławczy ma prawo uchylić zaskarżoną decyzję w całości i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia inspektorowi pracy.

Od decyzji wydanej w II instancji przysługuje skarga do sądu administracyjnego.

Informowanie o wykonaniu środków prawnych

Wykonanie środków prawnych przez podmiot kontrolowany nie jest tylko i wyłącznie jego prywatną sprawą. Obowiązkiem zarówno pracodawcy, jak i każdego innego podmiotu, do którego skierowane były środki prawne, jest nie tylko terminowa ich realizacja, ale także zawiadomienie inspektora pracy o tym fakcie. W szczególności – w sytuacji gdy inspektor pracy wydał nakaz – obowiązkiem kontrolowanego jest powiadomienie inspektora pracy o jego realizacji z upływem terminów określonych w decyzji. Informacja w sprawie realizacji nakazu powinna zawierać określenie rozstrzygnięć, które zostały zrealizowane, oraz ewentualnie wskazanie tych, które zrealizowane jeszcze nie zostały. Jeżeli termin ich realizacji jest bliski, warto zwrócić się do inspektora pracy o ich modyfikację, przywołując argumenty przemawiające za zmianą terminu wykonania decyzji.

Jeżeli do podmiotu kontrolowanego skierowano wystąpienie, podmiot kontrolowany, do którego wystąpienie zostało skierowane, lub organ sprawujący nad nim nadzór mają obowiązek zawiadomić inspektora pracy o terminie i sposobie wykonania wystąpienia (należy tego dokonać w terminie określonym w wystąpieniu, nie dłuższym niż 30 dni).

Nieopłacalne utrudnianie kontroli

Właściwa współpraca z inspektorem przyczynia się nie tylko do sprawnego i szybkiego przeprowadzenia kontroli, ale również do uniknięcia problemów – w kontekście możliwego wykroczenia lub przestępstwa dotyczącego utrudniania lub wręcz uniemożliwienia przeprowadzenia czynności kontrolnych. Choć ustawa o PIP milczy w kwestiach ewentualnych konsekwencji związanych z brakiem należytej współpracy z inspektorem, nie oznacza to, że kontrolujący jest w tym zakresie pozbawiony możliwości wyciągnięcia konsekwencji wobec pracodawcy. W pierwszej kolejności należy odwołać się do art. 225 par. 2 kodeksu karnego. Zgodnie z tym przepisem, kto osobie uprawnionej do kontroli w zakresie inspekcji pracy lub osobie jej przybranej do pomocy udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowych, podlega karze pozbawienia wolności do lat trzech.

Warto przy tym zaznaczyć, że utrudnianie stanowi lżejszą formę przestępstwa. Sprowadza się ono bowiem do zakłócenia (zakłócania) przebiegu kontroli, co może skutkować jej wydłużeniem oraz w mniejszym lub większym stopniu sprawiać, iż cele kontroli nie zostaną w pełni zrealizowane przez inspektora. Znacznie większy ciężar gatunkowy mają natomiast te zachowania przedstawiciela pracodawcy, które całkowicie uniemożliwiają przeprowadzenie kontroli, a które wpisują się w udaremnianie czynności kontrolnych – np. niewpuszczenie inspektora na teren zakładu pracy.

Utrudnianie czynności kontrolnych, jeżeli nie przybiera form skrajnych, może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie. Jest ono uregulowane w art. 283 par. 2 pkt 8 k.p. Zgodnie z nim, kto utrudnia działalność organu PIP, w szczególności uniemożliwia prowadzenie wizytacji zakładu pracy lub nie udziela informacji niezbędnych do wykonywania zadań, podlega karze grzywny od tysiąca do 30 tys. zł.©℗