HR musi dziś zadbać o cyfrowe środowisko pracy

Orange szczyci się tym, że oferuje pracownikom nowoczesne środowisko pracy. Co to oznacza w praktyce?

Praca w korporacji zmieniła się na przestrzeni kilkunastu lat, obecnie odbywa się głównie w ramach projektów. Przy ich realizacji mniej liczy się podział funkcjonalny - na departamenty a bardziej praca zespołowa, współdziałanie pracowników z różnych działów. Ważne stało się tworzenie im środowiska sprzyjającego dobrej współpracy. Na to nakłada się kolejna zmiana, dotycząca sposobu interakcji między pracownikami. Dziś większa część komunikacji odbywa się drogą elektroniczną, przez e-mail, telekonferencje, komunikatory.

Jako HR firmy odpowiadamy za projektowanie środowiska pracy w taki sposób, by ludzie mieli warunki do dobrej współpracy. Wcześniej koncentrowaliśmy się na zapewnieniu komfortu pracy w biurze i możliwości odpoczynku w pomieszczeniach socjalnych - czy pracownicy mają do dyspozycji lodówkę, mikrofalę. Dbaliśmy, aby przestrzenie wspólne, np. sale konferencyjne, były zgodne z wizerunkiem firmy, czy jest ich dostatecznie dużo, czy są dobrze wyposażone. Dużym osiągnięciem jest Miasteczko Orange, w którym pracuje ponad 3 tys. pracowników. To świetne miejsce do pracy, spotkań i komunikacji. Jego użytkownicy czują tu dobrą energię.

Obecnie absorbują nas trzy kwestie. Po pierwsze staramy się słuchać pracowników, dostosowywać środowisko pracy do ich potrzeb i zaspokajać potrzeby specyficzne dla różnych społeczności. Przykładem najbardziej aktywnej grupy są rowerzyści, którzy oczekują dostosowania przestrzeni do ich stylu życia, potrzebują szafek i pryszniców. W 2015 r. postanowiliśmy pilotażowo zaangażować pracowników we współtworzenie środowiska pracy poprzez budżety partycypacyjne dla pracowników kilku biur.

Drugim bardzo ważnym zadaniem jest zwiększenie komfortu pracy w cyfrowym środowisku pracy. Pracownicy mnóstwo czasu spędzają przed ekranem komputera lub telefonu, w komunikatorze, aplikacjach. Dlatego podniesienie komfortu pracy cyfrowej i wirtualnej współpracy stało się dla nas bardzo ważne.

Po trzecie przykładamy jako firma coraz większą wagę do rozwiązań dotyczących well being oraz work life balance. W 2015 r. opracowaliśmy w tym zakresie formalną politykę. Słuchając naszych pracowników, zapewniamy im dostęp do specjalnych stref relaksu i gier, gdzie mogą się odprężyć w pracy, skorzystać z fotela masującego, organizujemy zajęcia nt. zdrowego żywienia i imprezy sportowe. Opracowaliśmy program elastycznych form pracy (telepracy), którego oczekiwali nasi pracownicy. Wspieramy ich też w rozwijaniu zainteresowań niezwiązanych bezpośrednio z pracą, co sprzyja utrzymaniu równowagi pomiędzy życiem prywatnym oraz zawodowym. Wielu z nich angażuje się w wolontariat pracowniczy, który jest dla nich źródłem satysfakcji i szansą spełnienia potrzeb trudnych do zrealizowania w pracy zarobkowej. Korzystają z tego m.in. dzieci, które dzięki wolontariuszom nauczyły się, jak bezpiecznie korzystać z internetu. Wierzę, że well being oraz work life balance będą elementem przewagi konkurencyjnej Orange na rynku pracownika. Tworzymy standardy, które mogą zainspirować innych pracodawców.

Jakie wyzwania się z tym wiążą?

Orange Polska ma rozproszoną strukturę. Ponad 17 tys. naszych pracowników pracuje w 174 lokalizacjach w całym kraju. Jeśli doliczymy nasze sklepy, to mamy kilkaset lokalizacji. Oznacza to, że znaczna część menedżerów ma pracowników w innym miejscu, niż oni sami pracują. Bariera geograficzna jest dla nas od początku wyzwaniem, którym musimy zarządzać.

To przyzwyczajenie do rozproszenia działa jednak na naszą korzyść. Wszyscy pracownicy są wyposażeni w podstawowe narzędzia komunikacyjne i mają nawyk pracy z nimi. Łatwiej przyszło nam więc stworzyć środowisko, w którym czymś naturalnym jest telekonferencja lub wideokonferencja.

W pewnym momencie przeprowadziliśmy też wewnętrzną standaryzację narzędzi komunikacyjnych. Bardzo nam pomogło, że wszyscy pracujemy w jednym określonym komunikatorze.

Podam przykład - małą rzeczą, która zwiększyła popularność komunikatora, było rozdanie ludziom słuchawek, tak by nie musieli rozmawiać na głos w swoim biurze. Ponadto wyposażyliśmy wszystkie miejsca spotkań w monitory lub rzutniki, a menedżerów i kierowników projektów w zestawy telekonferencyjne.

Jakie korzyści płyną dla firmy z wprowadzenia nowoczesnego środowiska pracy?

Mamy dość duży komfort, jeśli chodzi o zagospodarowanie lokalnych rynków pracy. Między Warszawą a miastami wojewódzkimi jest bardzo duża rozpiętość wynagrodzeń. My możemy być na każdym z lokalnych rynków. Tylko około połowy naszej załogi to mieszkańcy pięciu największych polskich miast - reszta pracuje w mniejszych ośrodkach.

Dzięki pracy w cyfrowym środowisku menedżerowie mają również możliwość dopasowania czasu pracy do pracownika. Dzięki tym narzędziom osiągamy dużo większą elastyczność. Pracownicy doceniają, że mogą stworzyć z menedżerami wygodniejsze dla siebie rozwiązania, więc są bardziej lojalni w stosunku do firmy. I przede wszystkim pracownicy zadowoleni z jakości narzędzi pracy stają się ambasadorami pracodawcy. To bardzo ważne na coraz gorętszym rynku pracy.

Jak długo trzeba szkolić pracownika, by odnalazł się w takim systemie pracy?

A jak długo była pani szkolona, żeby korzystać z Facebooka? Chcielibyśmy, żeby nasze rozwiązania miały podobny stopień intuicyjności. Jeśli w portalu HR tworzymy rozwiązania do samoobsługi pracowników, to musi być to tak ułożone, żeby każdy je rozumiał. Inaczej nasze małe call center dla pracowników nie poradzi sobie z ich obsługą.

Kto projektuje dla Orange rozwiązania cyfrowe? Jest za to odpowiedzialna zewnętrzna firma czy dział HR?

Projektowanie to nasza odpowiedzialność. Trzeba liczyć się z tym, że jeśli rozwiązania dla pracowników będą źle skonstruowane, można zmarnować dużo pieniędzy. My uczyliśmy się na własnych błędach. Nieustannie też badamy doświadczenia naszych pracowników. Używamy do tego dokładnie takich samych metod jak przy badaniu satysfakcji jak klientów. To dobrze się sprawdza.

Jak będzie się rozwijać komunikacja wirtualna w firmach w przyszłości?

Mówi się, że komunikacja korporacyjna będzie się stopniowo przeobrażać w społecznościową. Naszym korporacyjnym Facebookiem jest Plazza oparta na aplikacji Vibe. Zachęcamy pracowników do korzystania z tej formy komunikacji. Na razie nadal dostaję 100 e-maili dziennie, a wiadomości z aplikacji społecznościowej znacznie mniej.

W tym roku chcemy zrobić postęp w wykorzystaniu dostępu do środowiska pracy przez służbowe i prywatne urządzenia mobilne (tablety, telefony i urządzenia hybrydowe). Chcemy też maksymalnie wykorzystać potencjał pracy grupowej w chmurze korporacyjnej.

@RY1@i02/2016/043/i02.2016.043.00000110a.803.jpg@RY2@

materiały prasowe

Jacek Jedut, dyrektor strategii i obsługi HR Orange Polska

Rozmawiała Anna Kowalczyk