Korzyści z wdrożenia systemu ERP można dokładnie wyliczyć przed podjęciem decyzji o inwestycji

Dane takie pozwalają w mierzalny sposób zademonstrować, jakich efektów w poszczególnych obszarach biznesu można oczekiwać po wdrożeniu systemu ERP. Może to być skrócenie czasu, jaki zajmuje obsługa zgłoszenia serwisowego, obniżenie kosztów zakupów czy poprawa wydajności obiegu dokumentów w firmie.

- Proces badania wartości powinien trwać od momentu podjęcia decyzji o inwestycji aż po bieżące użytkowanie systemu po jego starcie produktywnym - zaznacza Łukasz Cieplak, kierujący zespołem Business Tranformation Consulting w SAP w Europie Centralnej i Wschodniej.

Proces analizy wartości rozpoczyna się na etapie wyboru rozwiązania. Wówczas zespół konsultantów bada dane udostępnione przez kierownictwo firmy i porównuje je z bazą setek innych firm na całym świecie, których problemy i struktura są podobne. Na podstawie doświadczeń dostawcy rozwiązań IT z zakończonych już projektów wdrożeniowych, przeprowadza się wyliczenia opisujące spodziewane korzyści. Niezwykle istotna jest dogłębna znajomość rozwiązania, które ma być wdrażane - jego możliwości i zakresu funkcjonalności. Wyliczenia, zapisane w formie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), wykorzystywane są później w celu zbadania faktycznie odniesionych korzyści. Następnym krokiem jest określenie architektury rozwiązania, które najlepiej zrealizuje oczekiwane korzyści.

- Na tym etapie dużą wagę przywiązujemy do jak najpełniejszego wykorzystania zasobów i inwestycji, jakie firma poczyniła już w sferze systemów IT. Podejście to pomaga obniżyć całkowity koszt posiadania ostatecznego systemu i poprawia wskaźnik opłacalności całego projektu - twierdzi Łukasz Cieplak z SAP.

W końcowym etapie takiego projektu następuje transfer wiedzy - od dostawcy do firmy klienta. Dzięki niemu możliwe jest zapewnienie odpowiednich kompetencji i możliwości monitorowania na bieżąco korzyści z wdrożenia systemu. Ostatnim etapem jest ponowne zmierzenie kluczowych procesów biznesowych w obszarach objętych projektem i porównanie wyników analizy ze stanem wyjściowym. Wyniki można także przeliczyć na konkretne oszczędności czy zwiększone przychody - dzięki dokonaniu transferu kompetencji, użytkownicy nie są w tych działaniach już uzależnieni od dostawcy systemu.

Takie podejście do projektu wdrożenia systemu ERP stawia inwestycje w tego typu rozwiązania w zupełnie innym świetle. Możliwość określenia i bieżącego monitorowania wartości pozwala w przejrzysty sposób zidentyfikować podstawowe bolączki firmy, tworzyć dla nich rozwiązania i dzięki temu kontrolować proces budowania przewagi konkurencyjnej firmy.

(DT)