Software kupowany bez głowy

Trudno wyobrazić sobie dzisiaj sprawnie działającą firmę bez wspomagającego podstawową działalność sprzętu (hardware) oraz oprogramowania (software). Jednak, jak wynika z badań firmy doradczej Deloitte, wiele spółek marnotrawi środki, wydając je na oprogramowanie, które nigdy nie jest używane. - Jeżeli w przedsiębiorstwie są dwa komputery, wydatki na niepotrzebny soft nie stanowią problemu - mówi Adam Sątowicz, ekspert rynku oprogramowania. - Jednak gdy w firmie jest już kilka stacji, mogą generować niemałe straty.

W grę wchodzą bowiem nie tylko koszty związane z zakupem aplikacji, ale także opłaty licencyjne, wydatki ponoszone w związku z administrowaniem zainstalowanymi programami, a także opłaty eksploatacyjne (uaktualnienia, utrzymanie i bieżące wsparcie techniczne).

Brak komunikacji

W Wielkiej Brytanii, jak wyliczyli eksperci Deloitte, wydatki na nigdy albo bardzo rzadko używany soft wynoszą średnio 100 funtów rocznie na jednego pracownika, w USA - około 100 dol. W krajach tych 22 - 23 proc. kupowanych programów biznesowych nigdy nie zostało zainstalowanych. W Polsce, jak zapewniają eksperci, skala wydatków chociaż nie była badana, jest podobna.

- Zjawisko w dużej mierze wynika ze słabej komunikacji między pracownikami - tłumaczy Adam Sątowicz. - Właściciele spółek od działów IT wymagają szybkiej odpowiedzi na pojawiające się problemy. Szefowie komórek informatycznych kupują zatem oprogramowanie, które ma zaradzić kryzysowi. W tym czasie inni pracownicy, korzystając z dotychczasowych zasobów, rozwiązują problem. Niepotrzebny soft zostaje w firmie, a po kilku latach nadaje się do wyrzucenia.

Nielegalne oprogramowanie

Problem dotyczy firm reprezentujących praktycznie wszystkie branże. Najczęściej jednak występuje w spółkach, których struktura organizacyjna ma zdecentralizowany charakter. Trudno bowiem osobie odpowiedzialnej za zakupy w skali całej firmy kontrolować wydatki na oprogramowanie ponoszone przez mające samodzielność poszczególne działy lub oddziały terenowe. Niepotrzebny soft najczęściej jednak instalowany jest w przedsiębiorstwach branży handlowej, działających w obszarze dostaw energii elektrycznej, a także firmach, w których wykorzystanie sprzętu komputerowego jest największe (finanse i telekomunikacja).

Przy czym, zdaniem ekspertów, problem w większym stopniu dotyczy małych i średnich przedsiębiorstw niż dużych korporacji. Ponad połowa firm z tego segmentu korzysta na przykład z nielegalnego softu. Tylko w ub. roku, według badającej ten rynek Business Software Alliance, wartość używanego przez nie nielegalnego oprogramowania przekroczyła 1880 mln zł, a tzw. stopa piractwa (stosunek do legalnego softu) wyniosła 54 proc. - W dużych przedsiębiorstwach kultura pracy, chociaż nie idealna, jest jednak na wyższym poziomie, więc problem występuje rzadziej - mówi Adam Sątowicz.

Jak się zabezpieczyć

Aby zminimalizować straty związane z niepotrzebnym softem, należy najpierw wykonać szczegółowy audyt już zainstalowanego oprogramowania. Wyspecjalizowane w tym spółki wyszukują na stacjach roboczych niepotrzebne programy, kasują je, a po przeprowadzeniu operacji dają gwarancję, że w dniu zakończenia prac tego typu aplikacje w systemie nie funkcjonowały (koszt operacji, w zależności od skali, wynosi od kilkuset do kilku tysięcy złotych). Warto także wyposażyć wszystkie komputery w programy wykrywające niepożądany soft, automatycznie usuwające go z dysków twardych lub łączące się przez internet z producentem.

Duże oszczędności może przynieść wdrożenie centralnego systemu zarządzania licencjami. Skala oszczędności będzie zależała od liczby licencji, jakości programu zarządzania oraz treści umów podpisanych z producentem. Dbanie o jakość softu na pewno się jednak opłaci.

@RY1@i02/2011/251/i02.2011.251.13000040s.802.jpg@RY2@

Komputeryzacja postępuje

Aleksandra Kozicka-Puch

mf dgp@infor.pl