Jak się pozbyć stosów dokumentów

Bruksela chce, żeby do 2020 r. faktura w formie elektronicznej (e-faktura) była głównym nośnikiem informacji księgowych w krajach UE. Jak ocenia Komisja Europejska w skali kontynentu przyniesie to 240 mld euro oszczędności rocznie oraz przyczyni się do zaniechania wycinki prawie 12 mln drzew.

Jak wynika z marcowego badania Konfederacji Lewiatan, krajowe przedsiębiorstwa wytwarzają ok. 1,5 mld papierowych faktur rocznie. Zaledwie 8-11 proc. powstaje w wersji elektronicznej. Te stosy papieru muszą przejść przez czasochłonny i kosztowny proces opisu, akceptacji i archiwizacji. Zgodnie z ustawą o rachunkowości zarówno kopie własnych faktur, jak i dokumenty otrzymane od kontrahentów, muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat, licząc od początku roku następującego po zakończeniu roku obrotowego. Zatem w praktyce czas przechowywania zwykle jest dłuższy. Szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw jest to spore obciążenie. Według spółki Kolibro, zajmującej się obsługą procesów biznesowych, 44 proc. przedsiębiorstw ocenia, że praca z dokumentami jest jednym z najbardziej uciążliwych zajęć zarówno w dziale księgowym, jak i na szczeblu zarządu, kierowników poszczególnych działów, a nawet sprzedawców. - Z tym wiążą się coraz bardziej kosztowne i psujące relacje biznesowe opóźnienia w płatnościach - tłumaczy Aleksander Sala, szef Kolibro. - Dlatego, jak wynika z analiz, już ponad połowa zarządów, dyrektorów finansowych i księgowych poszukuje oszczędności w usprawnieniu zarządzania tego rodzaju kosztami.

Akceptacja myszką

Dobrym wyjściem są instalacja i wdrożenie systemu wspomagającego elektroniczny obieg dokumentów. Jak wynika z analizy rynkowej, jedynie kilkanaście procent przedsiębiorstw posiada odpowiedni, przyspieszający proces akceptacji, rejestracji i opisywania system informatyczny. Korzystanie z niego najczęściej deklarują podmioty zajmujące się handlem i obrotem nieruchomościami, przemysłem i świadczeniem wysokospecjalistycznych usług. Wynika to, jak tłumaczą specjaliści, z konieczności prowadzenia przez podmioty działające w tych branżach projektów w różnych częściach kraju, a także z powszechnego korzystania przez pracowników tych branż z tabletowych systemów mobilnych. Na rynku tymczasem jest już sporo aplikacji wspomagających obieg faktur (np. system ERP Comarchu, EDOX firmy jPalio). Pozwalają one nie tylko na wystawienie i przyjęcie faktury w formacie PDF, JPG, Xdoc, XLS, lecz także swobodne gromadzenie ich według dowolnych znaczników oraz w rozmaitych kategoriach (przypisanie dokumentu do danego kontrahenta, instytucji finansowej czy urzędu).

Akceptacja elektronicznego pliku jest maksymalnie uproszczona. Każdy nowy, trafiający do firmy dokument ma własną ścieżkę, według której jest obsługiwany. Cały proces podzielony jest na etapy, podczas których trafia na kolejne szczeble organizacji (sprzedawca, dział księgowości, kontrolingu, zarząd, ewentualnie prezes). Wyznaczone do pracy nad fakturą osoby mogą mieć zdefiniowany wcześniej zestaw uprawnień, a także własne konta, na których znajdują się opisane poszczególne czynności wraz z terminem ich wykonania. Podczas pracy nad fakturą zaangażowani w ten proces mogą wymieniać się informacjami, komentarzami, wysyłać pytania i udzielać odpowiedzi. Biurokratyczne procesy, takie jak na przykład numeracja, są przy tym zazwyczaj zautomatyzowane. Aplikacje mają także wbudowane wyszukiwarki spraw i dokumentów oraz samodzielnie uzupełniają pola wartościami domyślnymi, - Dzięki temu dokument trafiający do firmy może przejść cały proces opisu i akceptacji w kilkadziesiąt minut - twierdzi Jan Horodyski, specjalista biznesowych rozwiązań IT. - Tymczasem w formie tradycyjnej trwa to wiele tygodni, jeśli nie miesięcy, i wiąże się z ryzykiem, że faktura po drodze zginie lub zostanie zniszczona - dodaje.

Rozwiązania na miarę

Programy (czasem moduły większych aplikacji) mogą być także synchronizowane z innymi aplikacjami wspomagającymi procesy biznesowe, na przykład zawodowym kalendarzem pracownika (ewentualnie tabletową aplikacją z rodzaju to-do list). W momencie wpłynięcia faktury na konto zawiadomi on o nowym, rozpoczętym procesie, ewentualnie przypomni upływający termin zakończenia pracy nad otrzymanym wcześniej dokumentem (tzw. reminder). Program może być także wyposażony w moduł do przechowywania elektronicznych kopii (niektóre aplikacje mają możliwość automatycznego zapisu w momencie wydruku).

Praktycznym ułatwieniem, szczególnie w przypadku przedsiębiorstw wysyłających do partnerów biznesowych większe ilości dokumentów, może być także zsynchronizowany z aplikacją specjalny portal internetowy, poprzez który elektroniczne wersje mogą być przekazywane bezpośrednio do klientów. Pozwala on zwykle na bezproblemowe i szybkie dodawanie kolejnych partnerów biznesowych (tzw. usługa Self Care), automatycznie generuje powiadomienia w formie e-maila lub SMS-a o nowym dokumencie oraz pozwala na podgląd statusu płatności (zrealizowana czy wciąż czekająca na opłacenie). Dodatkowo portal umożliwia szybszą komunikację między partnerami biznesowymi, która pozwala na przykład na informowanie o rozpoczynających się akcjach promocyjnych, marketingowych, obniżkach cen itp.

- W przypadku działalności gospodarczej w skali mikro tego typu logistyka księgowa nie jest konieczna - uważa Zuzanna Lillpop, właścicielka biura księgowego Keren Ann z podwarszawskiego Piaseczna. - Ale już gdy firma zatrudnia więcej niż 10 osób albo prowadzi bardziej intensywną działalność, warto rozważyć, czy koszty związane z ewentualnym zagubieniem dokumentu nie byłyby większe.

Nowoczesny wizerunek

Systemy obiegu dokumentów nie są tanie. Prócz rzecz jasna dostawcy cena zależy od wybranego pakietu, liczby zaimplementowanych funkcjonalności, wersji (online czy stacjonarna) oraz liczby stanowisk, na których będzie używana. W jednej z najpopularniejszych aplikacji cena funkcjonalności związanej wyłącznie z obiegiem dokumentów w wersji stacjonarnej wynosi 495 zł miesięcznie za jedno stanowisko.

Ale uruchomienie systemu przynosi, jak zapewniają specjaliści, większe korzyści zarówno czasowe, jak i finansowe. Z raportu Konfederacji Lewiatan wynika, że wystawiając tysiąc e-faktur miesięcznie i ograniczając do minimum papierową księgowość, firma może zaoszczędzić nawet ponad 2 tys. zł. Korzyści dają przede wszystkim przyspieszenie procesów biznesowych oraz ograniczenie zakupów coraz droższego papieru. - Ale systemy dobrze sprawdzają się również w firmach, które przeprowadzają reorganizację i przy okazji chcą poprawić swój wizerunek, czerpiąc z najnowszych tendencji zarządzania organizacją - dodaje Beata Skura, ekspert portalu ObiegFaktur.pl.

ePUAP i prawie milion podpisów

● Sporo spraw urzędowych można załatwić za pośrednictwem zaufanego profilu na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (e-PUAP). Przy jej pomocy można złożyć w wersji elektronicznej deklarację podatkową PIT, od nieruchomości, środków transportu, zarejestrować działalność gospodarczą, sprawdzić stan konta w ZUS, uzyskać odpis z rejestru KRS, ściągnąć formularze do kontaktów z urzędami (głównie na szczeblu samorządowym).

● Większą wiarygodność e-dokumentów daje jednak sygnowanie ich podpisem elektronicznym. Zasady posługiwania się nim zostały opisane w ustawie z 18 września 2001 r. (Dz.U. Nr 130, poz. 1450). Według ustawodawcy jest to narzędzie identyfikujące uczestników wymiany dokumentów elektronicznych oraz służące przyjęciu odpowiedzialności za ich treść. Podpis elektroniczny składany jest przy pomocy karty procesorowej lub specjalnego tokena (generatora kodów) USB oraz służącego do składania parafki oprogramowania. Może być stosowany tam, gdzie przesłanie zwykłego dokumentu w formie elektronicznej (PDF, JPG) nie jest dozwolone, na przykład podczas składania podań i pism, przesyłania deklaracji podatkowych i celnych, rejestracji działalności gospodarczej (CEIDG), zgłoszeń ubezpieczenia społecznego (system PUE ZUS) oraz sygnowania umów w obrocie gospodarczym. Proces pozyskiwania takiego podpisu, podobnie jak dokumentów czy środków płatniczych, jest ściśle nadzorowany. Zestawy do składania e-sygnatury można kupić jedynie w kilku firmach (kwalifikowanych podmiotach świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego), które znajdują się (jako zaufane podmioty) w specjalnym rejestrze Ministra Gospodarki (ich spis można znaleźć na stronie www.nccert.pl). Cena zestawu wraz z czytnikiem, nie jest jednak wysoka i wynosi ok. 200-300 zł (dwuletnie prawo posługiwania się podpisem, czytnik i oprogramowanie). Do października br., jak informuje resort gospodarki, wydano 278 tys. 605 uprawniających do posługiwania się elektroniczną sygnaturą certyfikatów kwalifikowanych (od początku obowiązywania ustawy - 861 tys. 170) oraz 245 mln 383 tys. znaczników czasu (aplikacje, dzięki którym można określić dokładną, wiarygodną datę powstania lub podpisania dokumentu).

@RY1@i02/2013/205/i02.2013.205.13000020a.802.jpg@RY2@

Jak firmy oceniają pracę z e-fakturami

Maria Kamila Puch

 mf_dgp@infor.pl