Koszty eksploatacji są ważniejsze od ceny

Prawie 60 proc. pracujących Polaków używa drukarki podczas wykonywania obowiązków zawodowych, a z tej grupy 63 proc. robi to nawet kilka razy dziennie - wynika z raportu opracowanego przez KPMG. To oznacza, że nawet w dobie upowszechniania się elektronicznego obiegu dokumentów nie można całkowicie zrezygnować z posiadania tego rodzaju urządzenia.

Eksperci przestrzegają przed kupowaniem tanich urządzeń w supermarkecie. - Zakup jednego kartridża z tonerem bywa droższy od zakupu drukarki - zauważa przedstawiciel firmy Gemit specjalizującej się w dzierżawie urządzeń biurowych. Dodaje, że lepiej nie decydować się na drukarkę z tuszem, tylko z tonerem, bo ten nie wysycha, gdy sprzęt stoi nieużywany.

Nie tylko materiały generują koszty. Na ich wielkość wpływają też koszty pobieranej energii, naprawy i przeglądy serwisowe - na każdy trzeba wydać 150-200 zł.

- Stosując ekonomiczne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne można obniżyć koszty druku dwukrotnie. W praktyce oznacza to nawet 10-15 gr na jednej czarno-białej stronie A4 - zauważa Łukasz Rumowski, dyrektor działu rozwoju produktu w firmie Arcus, przedstawiciel Kyocera Document Solutions w Polsce.

Zdefiniuj potrzeby

Trzeba się zastanowić, czy w firmie lepiej sprawdzi się drukarka monochromatyczna czy kolorowa. W księgowości, gdzie drukowane będą tylko faktury, w pełni wystarczy monochromatyczne urządzenie. Ale już w dziale handlowym, marketingu, czy relacji inwestorskich, w którym pracownicy będą przygotowywać raporty z wykresami dla klientów i akcjonariuszy lepiej sprawdzi się drukarka kolorowa. Od rodzaju urządzenia zależy koszt wydruku. W monochromatycznym cena kopii będzie się wahać od 3 do 18 gr, w kolorowym będzie wynosić od 20 gr w górę. Kolejnym czynnikiem, który trzeba wziąć pod uwagę, jest to, ile osób będzie korzystać ze sprzętu. Jeśli kilka, tylko z jednego działu, to w pełni wystarczy prosta drukarka. Jeśli natomiast użytkowników ma być kilkudziesięciu i to z różnych działów, zdecydowanie bardziej opłaci się zakup urządzenia wielofunkcyjnego, wyposażonego dodatkowo w faks, skaner, umożliwiającego kopiowanie, segregowanie wydruku, jego dziurkowanie i zszywanie. Tzw. kombajny pozwalają też na wydrukowanie papieru listowego z firmowym logo, naklejek, wizytówek czy ulotek. Można je rozbudować o automatyczne podajniki, dodatkowe szuflady.

Wreszcie warto przeanalizować, jaka powinna być miesięczna wydajność urządzenia. W przypadku niewielkiej firmy wystarczy, że umożliwiać ono będzie zrobienie kilku tysięcy kopii w miesiącu, czyli pracować będzie z prędkością 25 stron A4 na minutę. W przypadku korporacji wydajność powinna sięgać kilkuset tysięcy stron i pozwalać na wydrukowanie przynajmniej 40-45 stron A4 na minutę. Większe firmy powinny sięgnąć po urządzenia wyposażone w moduł druku dwustronnego, co pozwoli im na oszczędność papieru.

Własne czy dzierżawione

Jest kilka sposobów nabycia drukarki. Można ją kupić, wydzierżawić lub outsourcować. Wybór rozwiązania zależy od tego, czy przedsiębiorstwo ma akurat wolne środki, które może przeznaczyć na zakup sprzętu. Cena może wynieść od kilkuset złotych do nawet kilkudziesięciu tysięcy.

Przybywa jednak firm, zarówno wśród małych, jak i dużych przedsiębiorstw, które wybierają dzierżawę. Wystarczy kilka dokumentów: kopie NIP, REGON, wpisu do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS i dowód osobisty właściciela firmy.

Korzyści jest wiele. Firma nie ponosi wysokich kosztów związanych z zakupem sprzętu. Płaci tylko za jego użytkowanie. Opłata jest stała, co pozwala lepiej zaplanować wydatki. Jest ona uzależniona nie tylko od długości trwania umowy, ale i liczby kopii, które można wykonać - od 1,5 tys. do nawet kilkuset tysięcy. Czynsz zależy też od rodzaju urządzenia, tj. od tego, czy jest to drukarka, czy urządzenie wielofunkcyjne. Czy umożliwia druk na papierze formatu A4, czy także A3 i czy jest monochromatyczne, czy kolorowe. Cena abonamentu waha się od 100 do 600 zł bez VAT, które w całości stanowią koszt uzyskania przychodu.

- Po miesiącu kontaktujemy się z klientem, by ustalić, czy limit, który został mu przyznany, jest odpowiedni. Czy trzeba go podwyższyć, czy może obniżyć. Za kopie zrobione ponad ustalony limit trzeba dodatkowo zapłacić, natomiast niewykorzystane wydruki przechodzą na kolejny miesiąc - tłumaczy pracownik firmy Gemit.

Inną zaletą dzierżawy jest to, że koszty związane z serwisem i wymianą części, a także z zakupem materiałów eksploatacyjnych wliczone są w cenę wydruku, a w związku z tym są łatwe do oszacowania w dłuższym okresie. - W przypadku awarii dostarczamy do klienta urządzenie na wymianę - podkreśla przedstawiciel Gemitu.

Dzierżawa pozwala na stosunkowo tanie korzystanie z urządzeń zaawansowanych technologicznie, ich wymianę w zależności od potrzeb. Istnieje wreszcie możliwość odkupienia drukarki od firmy dzierżawiącej w przypadku, gdy urządzenie się sprawdzi. Jest to więc też idealny sposób na to, by przetestować sprzęt.

Outsourcing druku to dostawa kompleksowego rozwiązania, czyli urządzeń, aplikacji, usług i odpowiedniej formy udostępnienia. W pełnej wersji outsourcing obejmuje także dostawę papieru wraz z obsługą urządzeń przez pracowników dostawcy w siedzibie klienta. Umowy są najczęściej podpisywane na okres od 36 do 60 miesięcy. Na koniec miesiąca każdy z klientów otrzymuje fakturę za wykonane wydruki.

Obniżyć koszty druku

W małych i średniej wielkości firmach koszty produkcji, zarządzania i dystrybucji dokumentów mogą stanowić ok. 3 proc. przychodów rocznie. W dużych korporacjach mogą sięgać 15 proc. Na rynku dostępne są aplikacje, które pozwolą kontrolować oraz zredukować koszty drukowania.

Po pierwsze można zamówić audyt w firmie zewnętrznej. Celem audytu jest identyfikacja problemów, źródeł powstawania kosztów, potrzeb użytkowników. Na podstawie uzyskanych informacji i danych następuje opracowanie nowego, tańszego środowiska druku.

Drugi sposób związany jest z wdrożeniem oprogramowania do monitoringu urządzeń, kontroli kosztów, użytkowników i usług. Pozwala on zarządzać infrastrukturą i daje dostęp do informacji na temat wykorzystania urządzeń, w tym ponoszonych kosztów.

- Dzięki oprogramowaniu administrator jest w stanie określić poziom tonera w poszczególnych urządzeniach, stan licznika, a dyrektor finansowy otrzymuje szczegółowe raporty o kosztach, z podziałem nawet na użytkowników lub centra powstawania kosztów - wyjaśnia Łukasz Rumowski.

Koszt takiego oprogramowania uzależniony jest od liczby urządzeń, użytkowników i funkcjonalności. Cena może wynosić od kilkuset złotych do kilku milionów.

@RY1@i02/2014/145/i02.2014.145.13000020a.802.jpg@RY2@

Biura pełne papieru

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl