Oszczędności prosto z chmury

Polskie małe i średnie firmy wciąż w niewystarczającym stopniu stosują nowoczesne, wspomagające pracę, rozwiązania cyfrowe. Według badania SME Modern IT Research, przeprowadzonego niedawno przez instytut Ipsos MORI dla koncernu Microsoft, ponad jedna trzecia ankietowanych pracowników (34 proc.) uważa, że zatrudniające ich przedsiębiorstwo traci potencjalne zyski korzystając z przestarzałego technologicznie sprzętu oraz oprogramowania. Większości pracowników najbardziej przeszkadza wiek firmowego hardware’u (63 proc.), brak służbowego komputera (59 proc.) i nieaktualny system operacyjny (56 proc.). Ale niewiele mniej niż połowa jest zdania, że rozwój przedsiębiorstwa blokuje niewielka mobilność zatrudnionych, ograniczony dostęp do dokumentów i danych z innego miejsca niż siedziba przedsiębiorstwa, niedostateczne wykorzystanie urządzeń przenośnych.

Tego rodzaju problemom może zaradzić przeniesienie części lub lepiej - całości, znajdujących w się w archiwach firmy danych na zewnętrzne serwery, tzw. chmurę obliczeniową. Jak przewiduje firma analityczna Gartner, do 2016 r. ponad 35 proc. wytworzonych przez członków tzw. społeczeństwa informatycznego zasobów znajdować się będzie w chmurze. Oszczędności z tego rodzaju rozwiązania są bowiem znaczące. Z analizy Microsoftu wynika, że przedsiębiorstwo może zyskać nawet 90 proc. czasu pracy zatrudnionych i o blisko 70 proc. zredukować koszty tradycyjnej obsługi informatycznej ze strony wewnętrznego czy zewnętrznego działu IT. Jeden dzień pracy administratora w pozbawionej rozwiązań chmurowych firmie odpowiada nieco ponad trzem minutom w przedsiębiorstwie, którego większość danych znajduje się na zewnętrznych serwerach.

Oszczędności w tym zakresie wynikają z tego, że przechowująca archiwa w chmurze obliczeniowej firma w dużo mniejszym stopniu musi się troszczyć o dyski twarde wykorzystywanych przez pracowników komputerów, serwerów, pamięci zewnętrzne oraz związaną z nimi mikroinfrastrukturę cyfrową (kable, oprogramowanie itp.). Natomiast dzięki funkcji automatycznego back-upu pracownicy i zarząd mogą być niemal pewni, że znajdujące się w zasobach przedsiębiorstwa dane (zamówienia, kontakty, dokumenty rozliczeniowe itp.), na skutek awarii przestarzałej stacji roboczej któregoś dnia po prostu nie znikną, powodując trudne do oszacowania straty.

Dodatkowe oszczędności może przynieść możliwość korzystania z zewnętrznych, udostępnianych zazwyczaj przez "firmy chmurowe" w systemie pre-paid aplikacji biurowych. Firma nie musi ponosić kosztów związanych z zakupem oprogramowania, odnawianiem licencji itp.

Nie tylko oszczędności związane bezpośrednio ze środowiskiem cyfrowym są w zasięgu firmy, która swoje dane przeniesie do chmury. Także pracownicy dzięki takim rozwiązaniom więcej czasu mogą poświęcić swoim obowiązkom. Znajdujące się w chmurze dokumenty można bowiem przeglądać i poprawiać na wyodrębnionej, zastępującej pamięć firmowych serwerów, części wirtualnego dysku. Dostęp do niego, rzecz jasna po zalogowaniu i podaniu hasła, zatrudnieni mogą mieć niemal z dowolnej lokalizacji, mającej dostęp do sieci www (także z poziomu tabletu czy smartfonu). W bardziej zaawansowanych aplikacjach chmurowych w ramach jednego konta podstawowego firma otrzymuje system subkont, do których mogą mieć dostęp jedynie wybrane osoby. Nie ma zatem możliwości, aby jeden pracownik poznał na przykład wyniki pracy innego albo miał dostęp do cudzej korespondencji. Dzięki usłudze udostępniania (także w nieco bardziej zaawansowanym sofcie) poszczególni pracownicy mogą dokonywać kolejno zmian w dokumencie, który akurat jest opracowywany. Funkcja ta jest najbardziej przydatna, jak twierdzą specjaliści, po wdrożeniu wewnętrznego systemu do obiegu faktur w formie elektronicznej. Z reguły bowiem przychodzący lub wychodzący z działu księgowego dokument musi być sprawdzony i podpisany przez szereg wyznaczonych do tego osób (poza księgowością najczęściej jest to dział finansowy, kontrolingu, zarząd, sprawozdawczość itp.). Gdy faktura znajduje się w chmurze i poszczególni pracownicy mają do niej przyznany, szyfrowany, stały lub czasowy dostęp, a tego rodzaju czasochłonny wcześniej proces może trwać dosłownie kilka, kilkanaście minut. - Czasami, rzecz jasna, opłaca się dłużej przytrzymać fakturę - mówi Adam Satovic, ekonomista i współwłaściciel firmy doradczej świadczącej usługi na rzecz private bankingu we francuskim Pas-de-Calais. - Jednak możliwość szybkiej pracy nad dokumentem powoduje, że pracownicy więcej czasu mogą poświęcić innym obowiązkom.

Popularne chmury publiczne

● Najbardziej znaną chmurą tzw. publiczną jest Dropbox, z którego korzysta już ponad 200 mln podmiotów. W momencie uruchomienia usługi użytkownik otrzymuje 2 GB przestrzeni dyskowej, którą może powiększyć do 18 GB (za każde polecenie otrzymuje 500 MB). W wersji dla firm platforma pozwala m.in. na przywracanie wcześniejszych wersji plików, archiwizowanie, a także odzyskiwanie danych. Administrator może zarządzać aplikacjami i narzędziami, śledzić aktywność, a także kontrolować zasady udostępnienia;

● Podobne funkcjonalności ma należąca do Microsoftu OneDrive. Po zainstalowaniu w środowisku Windows aplikacja tworzy folder, a każdy przesunięty do niego plik jest automatycznie zaktualizowany. Dysk został zintegrowany z pakietem Office i pozwala na podgląd oraz pracę nad dokumentami przez wiele osób jednocześnie. Po uruchomieniu usługi użytkownik za darmo otrzymuje 7 GB przestrzeni dyskowej. Dodatkową pamięć może kupić za 34 zł (20GB), 85 zł (50 GB) lub 169 zł (100 GB) rocznie;

● Będący częścią popularniej wyszukiwarki GoogleDrive jest przystosowany głównie do przechowywania dokumentów w aplikacjach Google’a. Umożliwia przesyłanie, porządkowanie, edytowanie i udostępnianie plików z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. W ramach bezpłatnego konta użytkownik otrzymuje 15 GB pamięci, edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny oraz program do prezentacji. Na dysku mogą być zapisywane notatki w Google Keep, a także analizy i raporty w Fusion Tables;

● Użyteczna dla firm jest Syncplicity. Usługa synchronizuje dane między PC i Mac, a także urządzeniami mobilnymi. Wyróżnia ją mechanizm dystrybucji plików. Każdy z użytkowników ma dostęp do najnowszej wersji dokumentów bez względu na to, gdzie i z jakiego urządzenia korzysta. Oferta dla użytkowników indywidualnych (Personal) obejmuje darmowe konto o pojemności 2 GB. W taryfie dla firm (Business) ceny zaczynają się od 45 dol.

@RY1@i02/2014/120/i02.2014.120.13000080n.802.jpg@RY2@

Chmury nad Polską

Maria Kamila Puch

 mf_dgp@infor.pl