Łatwiejsze dekretowanie faktur

Najbliższe lata mogą niemal całkowicie przebudować krajobraz, w którym funkcjonują przedsiębiorstwa. Zgodnie z planami Komisji Europejskiej zawartymi w Agendzie Cyfrowej już w 2020 r. faktura w formie elektronicznej (tzw. e-faktura) ma być podstawowym nośnikiem informacji księgowych w firmach zarejestrowanych na terenie UE. Jak ocenia Bruksela, ma to przynieść każdego roku oszczędności rzędu 240 mld euro (ok. biliona zł). Przejście na e-fakturę ogranicza koszty fakturowania w firmie, jak oceniają eksperci, średnio o 80 proc.

Tradycyjny papier wciąż jest podstawowym nośnikiem danych w polskich przedsiębiorstwach (szczególnie w MSP). Jak wynika z analizy Konfederacji Lewiatan, krajowe firmy wytwarzają rocznie ok. 1,5 mld tego rodzaju dokumentów. Jedynie ok. jedna dziesiąta powstaje w wersji cyfrowej (w Wielkiej Brytanii - 90 proc.). Papierowe faktury muszą przejść całą kosztowną i czasochłonną ścieżkę akceptacji i opisu (dekretowanie). Według spółki Kolibro specjalizującej się w obsłudze wybranych procesów biznesowych, 44 proc. przedsiębiorstw źle ocenia pracę z dokumentami i poszukuje w tym obszarze oszczędności.

Mikrofirma na papierze

Z analizy Lewiatana wynika, że jedynie kilkanaście proc. przedsiębiorstw posiada odpowiednie oprogramowanie, przyspieszające proces dekretowania. Po takie rozwiązania najczęściej sięgają podmioty prowadzące projekty w różnych częściach kraju, których pracownicy dużą część czasu pracy spędzają w podróży, korzystają zatem częściej z urządzeń mobilnych niż stacjonarnych. Częściej korzystają z nich przedsiębiorstwa większe, zatrudniające powyżej 50 osób. - W przypadku podmiotów mikro logistyka obiegu dokumentów jest znacznie prostsza, tym bardziej że wiele takich firm korzysta z zewnętrznych usług księgowych - tłumaczy Agnieszka Gamdzyk, wspólniczka w Biurze Rachunkowym Superata. - Ale gdy przedsiębiorstwo zatrudnia więcej niż 10 osób, posiada co najmniej kilku odbiorców, wystawia kilka, kilkanaście faktur miesięcznie albo prowadzi intensywną działalność i ma własnych księgowych, powinno rozważyć implementację systemu elektronicznego.

Skrócenie kolejki

Na rynku nie brakuje tego typu rozwiązań. Pozwalają one wystawić i przyjmować faktury w różnych formatach i grupować je według dowolnych kryteriów. Proces akceptacji e-faktury w takim systemie jest prosty. Każdy nowy, trafiający do firmy dokument może mieć swoją ścieżkę akceptacji przez poszczególne działy (sprzedaż, księgowość, kontroling, zarząd, ewentualnie prezes). Wyznaczeni do pracy nad fakturą zatrudnieni mogą mieć zdefiniowany wcześniej zestaw narzędzi oraz uprawnień. Zaangażowane w proces opisu i akceptacji osoby mogą wymieniać się na bieżąco informacjami poprzez wewnętrzny czat, a także umieszczać komentarze i opisy. Czasochłonne, biurokratyczne procesy, takie jak na przykład numeracja, są przy tym wykonywane automatycznie. - Dzięki temu nowa, trafiająca do firmy faktura może przejść cały proces dosłownie w kilkadziesiąt minut, podczas gdy tradycyjne dokumenty mogą leżeć w działach tygodniami - twierdzi Agnieszka Gamdzyk.

Automat do archiwizacji

Ale funkcjonalności tego rodzaju oprogramowania są znacznie szersze. Programy mogą być zsynchronizowane z innymi, wspomagającymi procesy biznesowe aplikacjami, takimi jak zawodowy kalendarz pracownika, czy różnego rodzaju programy przypominające (tzw. to-do-list). W momencie wpłynięcia dokumentów na konto mogą one zawiadomić odbiorcę o nowym, rozpoczętym procesie, czy nadzorować czas przeznaczony na do pracy nad nim. Szczególnie dla firm wysyłających do partnerów biznesowych większe ilości dokumentów praktycznym ułatwieniem jest zsynchronizowany z aplikacją portal internetowy dla kontrahentów, za pośrednictwem którego mogą być przekazywane elektroniczne wersje faktur. Automatycznie generuje on powiadomienia o wpłynięciu nowego dokumentu (mailem lub SMS-em), pozwala na podgląd statusu płatności, strony transakcji mogą wyjaśnić ewentualne nieprawidłowości (gdy np. nie zgadza się wartość faktury) za pośrednictwem czatu.

Przydatnym elementem softu do elektronicznego obiegu jest także możliwość automatycznej archiwizacji w chmurze, albo na wewnętrznym serwerze organizacji.

Wysoki e-PUAP

Implementacja systemu powinna być połączona z przejściem na elektroniczną ścieżkę komunikacji z urzędami i administracją. Coraz więcej spraw można załatwić za pośrednictwem zaufanego profilu na uruchomionej przed rokiem Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (tzw. e-PUAP). Za jego pośrednictwem można zarejestrować, zawiesić działalność, jak i złożyć deklarację podatkową PIT, od środków transportu, nieruchomości, sprawdzić stan konta w ZUS, uzyskać odpis z rejestru KRS, ściągnąć formularze do kontaktów z urzędami.

Większą wiarygodność daje sygnowanie dokumentów tzw. podpisem elektronicznym. Zestawy do składania e-sygnatury można kupić w tzw. kwalifikowanych podmiotach świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego (ich aktualny spis znajduje się w rejestrze ministra gospodarki na stronie należącej do Narodowego Banku Polskiego www.nccert.pl). Cena zestawu wraz z czytnikiem wynosi ok. 200-300 zł. Obejmuje dwuletnie prawo posługiwania się podpisem, przypisane do niego oprogramowanie oraz czytnik.

Koszty i zyski

Elektroniczny system obiegu dokumentów nie jest tani. Cena zależy od wybranego pakietu, liczby wbudowanych funkcjonalności, wersji (stacjonarna, czy on-line) oraz liczby stanowisk, na których zostanie zainstalowany. W jednej z popularniejszych aplikacji cena programu związanego tylko z obiegiem dokumentów wynosi 495 zł za jedno stanowisko (w wersji stacjonarnej).

Ale uruchomienie takiego softu przynosi większe korzyści zarówno czasowe, jak i finansowe. Z raportu Lewiatana wynika, że wystawiając tysiąc e-faktur miesięcznie i ograniczając do minimum papierową księgowość firma może zaoszczędzić nawet ok. 2 tys. zł. Największe korzyści związane są z przyspieszeniem procesów biznesowych oraz ograniczeniem zakupów wciąż drożejącego papieru. Elektroniczny obieg powoduje także, że firma częściej korzysta z sieci www. Wydatki z tym związane można uwzględnić w rozliczeniu z fiskusem.

@RY1@i02/2014/096/i02.2014.096.13000040j.802.jpg@RY2@

E-faktury w firmach

Maria Kamila Puch

mf_dgp@infor.pl