Business Intelligence daje wiedzę

Rzeczywistość rynkowa stawia przed współczesnymi organizacjami (m.in. firmami i administracją) ogromne wyzwania, które wiążą się nie tylko z potrzebą szybkiej adaptacji do zmian, ale również koniecznością podejmowania właściwych decyzji. Aby sprawnie rozwiązywać pojawiające się problemy, niezbędna jest pełna informacja, która pozwala na budowę silnej przewagi konkurencyjnej. To właśnie informacja jest dziś strategicznym aktywem i powinna być wykorzystana do strategicznego zarządzania firmą. Zaś jej pozyskiwanie wymaga zastanowienia, jaka informacja jest potrzebna, aby zrealizować przyjęte strategie, jakie i gdzie są jej źródła.

Nie ma jednej definicji Business Intelligence. - To połączenie metod, narzędzi i technologii informatycznych. Dzięki nim można gromadzić i analizować dane. A dzięki informacjom oraz wiedzy, jaka płynie z ich analizy - podejmować lepsze i bardziej świadome decyzje biznesowe - mówi Paweł Jureczek z Sygnity. Posiadanie systemu BI (skrót od Business Intelligence) zwiększa więc konkurencyjność przedsiębiorstwa, pomaga dostosować strategię do zmian rynkowych, ułatwia wykrywanie zagrożeń, pozwala usprawnić istniejące procesy biznesowe i zwiększyć ich efektywność, obniżyć koszty prowadzonych działań czy wreszcie pozyskać nowych klientów.

Zrozumieć lepiej

Aby jeszcze lepiej zrozumieć, czym jest BI, warto pokazać, gdzie stosuje się takie systemy. Jak mówi Paweł Jureczek, są one wykorzystywane w wielu obszarach działalności przedsiębiorstw, w szczególności w zarządzaniu klientami, marketingu, sprzedaży, finansach, logistyce czy HR.

Przykładem użycia systemów BI jest analiza sprzedaży. Dane o zakupach klientów trafiają do systemu komputerowego, a następnie są analizowane. Dzięki temu właściciel czy zarządca sklepu otrzymuje wiedzę, które produkty sprzedają się lepiej, a które gorzej. Informacje uzyskane w wyniku takiej analizy mogą posłużyć do wprowadzenia akcji promocyjnych.

Inny przykład zastosowania systemu BI to analiza poziomu satysfakcji klientów na podstawie danych z ankiet, jakie wypełniają. Dzięki zebranym danym i ich analizie firma może zmienić swoją ofertę w taki sposób, aby wychodziła naprzeciw oczekiwaniom klientów. Analizy pozwalają również zapobiec odpływowi klientów w przypadku, gdy okaże się, że aktualna oferta nie odpowiada tym oczekiwaniom.

System BI pomaga również w analizie koszyka zakupów. Podpowiada więc klientom, na podstawie zakupów, jakich dokonali, jakimi produktami mogą być również zainteresowani. Takie podpowiedzi są popularne np. w sklepach internetowych. - Dzięki systemowi sklep zwiększa swoją sprzedaż, ale też buduje relacje z klientem, co z perspektywy czasu jest wartością dodaną - przyznaje Paweł Jureczek. Z kolei na podstawie zgromadzonych informacji historycznych o liczbie i cenach sprzedanych produktów można też przeprowadzić analizę sprzedaży produktów i na tej podstawie wycofać z oferty towary, które nie przynoszą zysku.

- Systemy BI zbierają więc dane z przeszłości, pozwalają wyciągnąć z nich wnioski i na tej podstawie zaplanować dalsze działania przedsiębiorstwa czy administracji - stwierdza Paweł Jureczek.

Systemy BI są wykorzystywane również w logistyce. Przykładowo można dzięki nim zoptymalizować trasy przejazdu samochodów i w ten sposób obniżyć koszty związane z transportem. Z kolei w bankowości systemy BI wspierają mechanizmy wykrywania nadużyć i oceny zdolności kredytowej.

Dla kogo system

Z systemów Business Intelligence mogą korzystać zarówno duże, średnie, jak i małe przedsiębiorstwa. Nie jest to bowiem jedno, zamknięte rozwiązanie, ale jest dopasowywane do wielkości przedsiębiorstwa, specyfiki działalności i potrzeb biznesowych.

Duże firmy zazwyczaj wymagają systemów Business Intelligence, które pozwalają m.in. na integrację źródeł danych, analizę informacji i raportowanie. Są to kompleksowe rozwiązania, zazwyczaj integrujące dane z całej firmy. W jego skład wchodzą również narzędzia odkrywania wzorców i zależności w danych.

Są to rozwiązania zapewniające wysoki stopień bezpieczeństwa, dostępności i skalowalności. W przypadku małych podmiotów bardziej uzasadnione może się okazać użycie rozwiązań desktopowych (w formie łatwej w obsłudze aplikacji komputerowej) bądź dostępnych w chmurze.

Głównymi użytkownikami systemów BI jest kadra zarządzająca, dyrektorzy i kierownicy działów, analitycy i specjaliści w firmie czy organizacji.

Hurtownia to podstawa

Systemy BI bazują na hurtowni danych. Mówiąc wprost, jest to baza, w której gromadzona jest wiedza o zjawiskach i procesach zachodzących w przedsiębiorstwie oraz poza nim. Ponieważ zadaniem hurtowni jest dostarczenie wiarygodnych informacji o przedsiębiorstwie, właściwie zaprojektowana i wdrożona hurtownia danych stanowi kluczowy czynnik sukcesu systemu BI.

- Od jakości gromadzonych danych w hurtowni zależy jakość analizy i raportów, które dostanie zarząd z systemu BI - przyznaje Paweł Jureczek.

Łatwy dostęp do wiedzy

Z punktu widzenia prezesa, członka zarządu czy kierownika działu istotne są efekty, a więc to, jak może on korzystać z analiz płynących z systemu BI. W praktyce nie generuje on raportu na papierze (choć jest taka możliwość), ale interaktywną stronę czy prezentację, która w łatwy i przystępny sposób pozwoli pokazać np. mapę sprzedaży produktów w kraju, w podziale na województwa, powiaty i gminy.

Członkowie zarządu, którzy chcą np. sprawdzić, w których regionach sprzedaż jest najwyższa, mogą otrzymać mapę Polski z rozmieszczeniem wielkości sprzedaży. Po kliknięciu w województwo pojawia się podział na powiaty, a idąc dalej - powiat na gminy. W ten sposób zarząd jest w stanie wejrzeć w sprzedaż na dowolnym poziomie szczegółowości. Może również otrzymać statystyki produktowe i wiele innych informacji.

Podobne informacje, dostosowane do specyfiki jednostki i jej działalności, mogą być dostępne dla administracji publicznej.

Okiem Sygnity

Jak łączyć informacje z różnych obszarów tak, aby móc podejmować trafne decyzje?

1. Warto wiedzieć, że technologia BI jest tylko jednym i wcale nie najważniejszym elementem takich rozwiązań. Znacznie ważniejsze jest wpisanie "zarządzania poprzez informację" we wszystkie procesy zarządzania organizacją, bo tylko wtedy, gdy wdrożenie BI jest pochodną strategii firmy powstaje możliwość zbudowania bardziej efektywnego rozwiązania.

2. Celem implementacji BI jest nie tylko raportowanie danych historycznych. Niezwykle istotne dla wyciągnięcia właściwych wniosków i podjęcia decyzji są także aktualne analizy i prognozowanie.

3. Tylko zapewnienie synergii oraz powiązań pomiędzy danymi płynącymi z poszczególnych działów daje rzeczywisty obraz i podstawę do zmian dla całej organizacji.

4. Tylko połączenie dobrego narzędzia BI z unikalną wiedzą i doświadczeniem doradcy IT ma szansę przynieść organizacjom wymierne korzyści. Dlatego też tak istotnym wyzwaniem przy wdrożeniach rozwiązań typu Business Intelligence jest zbliżenie perspektywy biznesu i IT.

@RY1@i02/2016/095/i02.2016.095.18300080a.802.jpg@RY2@