Pożegnanie z niefunkcjonalnymi dokumentami

Papierowe dokumenty, szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach, nadal trzymają się mocno, jednak akceptacja elektronicznych nośników informacji księgowych jest coraz popularniejsza. Jak wynika z ostatniego badania Konfederacji Lewiatan, w ciągu ostatnich dwóch lat odsetek Polaków otrzymujących e-faktury wzrósł z 37 do 64 proc. Tylko dwa procent świadomie z nich rezygnuje.

Wykorzystanie cyfrowych dokumentów jest lepiej widziane przez osoby do 60. roku życia, spośród których 93 proc. jest zadowolonych z takiej formy. Malkontenci to na ogół osoby starsze oraz mieszkańcy wsi. Najczęściej wskazywanym argumentem za wykorzystaniem faktur elektronicznych jest wygoda (76 proc.).

- To rynek, który będzie rósł, i to skokowo, myślę, że o co najmniej kilkanaście procent, jeśli nie więcej - zapowiada Adrian Weremiuk, prezes spółki XSystem. - Ale jesteśmy dopiero na początku drogi. Mnóstwo właścicieli firm, wyższego, średniego, a także mniejszego segmentu, z jednej strony kalkuluje, w jaki sposób wykorzystać takie systemy, z drugiej strony - ma jeszcze obawy związane z ich wprowadzeniem.

Cyfrowa autostrada

Podczas wyboru systemu digitalizacji firma powinna wziąć pod uwagę kilka podstawowych elementów. Z punktu widzenia końcowego użytkownika istotne jest po pierwsze, aby takie rozwiązanie można było w prosty sposób zainstalować. Na rynku jest sporo aplikacji wspomagających obieg dokumentów (na przykład system EDOX firmy JPalio czy też ERP Comarchu), które pozwalają nie tylko na wystawienie i przyjęcie faktury w formacie JPG, PDF, XLS, XDOC, lecz także na gromadzenie według dowolnych, wyznaczanych przez użytkownika znaczników oraz w rozmaitych kategoriach (na przykład urzędu, kontrahenta czy instytucji finansowej).

Proces elektronicznej akceptacji powinien być maksymalnie prosty. Każdy nowy dokument przesłany do firmy może mieć własną, unikalną ścieżkę, według której będzie procedowany. Natomiast dobrze, gdy cały proces podzielony jest na etapy, w ramach których faktura trafia do poszczególnych komórek (sprzedawca, księgowość, kontroling, zarząd, ewentualnie prezes czy dyrektor generalny). Wyznaczone do pracy nad fakturą osoby powinny mieć ściśle określony zestaw uprawnień, szczegółowo opisane procedury oraz terminy realizacji.

Dzięki komunikatorom w trakcie wykonywania takich działań pracownik może mieć możliwość wymiany informacji i komentarzy, kierowania pytań na przykład do przełożonego lub udzielania odpowiedzi kolegom.

Sporym ułatwieniem są zintegrowane z aplikacją wyszukiwarki, dzięki którym natychmiast można odnaleźć konkretny dokument lub ich zbiór (dotyczący na przykład poszczególnych spraw, kontrahentów, urzędów itp.).

W stosunku do obiegu papierowego koszty mogą być przy tym nieporównywalnie mniejsze. Zarządzanie operacyjne elektroniczną akceptacją faktur kosztowych (jeden z podstawowych dokumentów), od wprowadzenia do przekazania systemowi ERP czy bankowości elektronicznej, powinno kosztować, jak twierdzą specjaliści, nie więcej niż 60-80 gr. Manualna obsługa jest nawet dziesięć razy droższa. - Cena obsługi dokumentu zależy głównie od tego, czym zajmuje się pracownik oraz jak długo dokument jest przetwarzany - precyzuje Adrian Weremiuk. - W skrajnych przypadkach może to być nawet kilkaset złotych. Taka jest skala potencjalnych oszczędności, które można osiągnąć dzięki prawidłowemu procesowaniu.

Z licencją czy bez

Diabeł tkwi jednak w szczegółach. Niektóre aplikacje wymagają nabycia licencji stanowisk serwerowych, na których może być posadowiony system, co wiąże się z dodatkowymi kosztami. Istnieje kilka rodzajów tego rodzaju uprawnień. W pierwszym wariancie CAL (skrót od ang. Client Access License) licencja może obejmować użytkownika (per user) lub urządzenie (per device). W takim rozwiązaniu licencja pozwala uzyskiwać dostęp danemu uprawnionemu podmiotowi na dowolnej liczbie komputerów lub określonej liczbie użytkowników ze wskazanej maszyny.

- Gdy jedna firma ma kilka stacji roboczych wymagających dostępu do serwera, korzystniejszy będzie zakup licencji na użytkownika - radzi Artur Gajda, specjalista ds. IT w przedsiębiorstwach. - W przypadku wydzielenia stacji, z której wielu pracowników będzie mieć do niego dostęp, lepiej wybrać wariant na urządzenie.

Jeżeli natomiast w przedsiębiorstwie konieczne jest udostępnienie serwera osobom z zewnątrz (na przykład kontrahentom świadczącym usługi z innej lokalizacji), bardziej opłacalny może okazać się zakup licencji External Connector. Upoważnia ona nieskończoną liczbę zewnętrznych podmiotów (po przeprowadzeniu weryfikacji) do zasobów konkretnej maszyny. - Wadą tego rozwiązania jest jednak to, że nie daje ono możliwości korzystania z zasobów serwera zatrudnionym w firmie pracownikom - zauważa Gajda.

Istnieją także aplikacje, które nie wymagają opłat licencyjnych za stanowiska serwerowe (na przykład system Accelo). Ważne jest także, aby umożliwiały one pracę z każdego stosowanego w danej organizacji narzędzia (laptop, PC, tablet czy telefon komórkowy). Wymagania dotyczące odpowiedniej elastyczności wdrażanego rozwiązania, zdaniem specjalistów, najlepiej zdefiniować na etapie planowania projektu. Chodzi o to, aby na bazie przyszłych elektronicznych narzędzi zapewnić możliwość dalszych usprawnień procesu przetwarzania dokumentacji w zakresie obiegu i akceptacji.

Zatarte znaki

Ważnym elementem cyfrowej infrastruktury jest także e-repozytorium (archiwum cyfrowe). Większość dokumentów (księgi rachunkowe, korespondencja z pracownikami dotycząca nie tylko transakcji handlowych, faktury księgowe) zgodnie z ustawą o rachunkowości powinna być przechowywana przez przynajmniej pięć lat, licząc od początku następujących po zakończeniu roku obrotowego kolejnych dwunastu miesięcy. W praktyce zatem czas przechowywania rzadko wynosi ustawowe 60 miesięcy, zazwyczaj więcej.

Konsekwencje tego są sporym obciążeniem, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw. - Dokumenty w formie papierowej, mające stosunkowo delikatną strukturę, podczas częstego powielania ulegają zniszczeniu - wskazuje Beata Skura z firmy Kolibro zajmującej się projektowaniem i zarządzaniem procesami biznesowymi. - Zacierają się na nich charakterystyczne znaki, takie jak pieczątki, bywają gubione.

Cyfrowe repozytorium, w którym przechowywane są obrazy papierowych dokumentów (najczęściej w formacie PDF lub TIFF), pozbawione jest takich ograniczeń. Powinno ono zawierać jednak przynajmniej kilka podstawowych funkcjonalności. Ważne jest, jak twierdzą specjaliści, dostosowanie do unikalnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Elastyczność w tym zakresie pozwala ustawiać między innymi skuteczne i łatwe w obsłudze ścieżki obiegu dla poszczególnych użytkowników (stacji roboczych). Aplikacja powinna także dawać możliwość klasyfikowania według określonych grup (faktury, podania, wnioski, poszczególni odbiorcy itp.), co znacznie skraca proces przeszukiwania. Automatyczna indeksacja daje natomiast możliwość przesyłania zeskanowanych dokumentów bezpośrednio do takiego e-repozytorium.

@RY1@i02/2017/066/i02.2017.066.13000020b.801.jpg@RY2@

Jak przedsiębiorcy oceniają e-faktury

Papierowy outsourcing

Popularniejszym sposobem radzenia sobie z nadmiarem niepotrzebnej w bieżącej pracy papierowej dokumentacji jest powierzenie jej przechowywania firmie zewnętrznej na zasadzie outsourcingu. Informacja o miejscu deponowania powinna być przekazana urzędowi skarbowemu, który musi mieć zapewnioną możliwość kontroli (nie później niż w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy na prowadzenie archiwum). Wybierając firmę do współpracy w tym zakresie, warto zwrócić uwagę na jakość prowadzonych przez nią usług. Dokumenty powinny być przechowywane w specjalnych szafach segregacyjnych albo zwykłych tekturowych segregatorach. Dobrze jeśli są one wyposażone w technologię kodów kreskowych, która umożliwia szybkie i bezpieczne dotarcie do pojedynczej faktury, spisu, rejestru, dokumentów pracownika.

Ważne jest, aby pomieszczenia archiwizacyjne w centrach logistycznych były klimatyzowane, a wilgotność powietrza na bieżąco monitorowana (najlepiej zgodnie z normami ustalonymi dla przechowywania tzw. ważnej, wrażliwej, strategicznej dokumentacji). Archiwum powinno być także zaopatrzone w systemy przeciwpożarowe, kontroli dostępu (telewizja przemysłowa) oraz elektroniczne archiwum operacji prowadzonych na zbiorach.

Aleksandra Puch

mf_dgp@infor.pl