Każdy czas jest dobry, by sięgnąć po innowacje

Nawet niezbyt trafnie zaprojektowany, pozbawiony głębokiego i stabilnego rynku biznes funkcjonuje niekiedy całkiem nieźle i rozwija się tylko dlatego, że jest dobrze zorganizowany.

Utrzymująca się niepewność w gospodarce skłania przedsiębiorców do oszczędzania. Na ogół koszty redukowane są przez zwolnienie części pracowników lub zamknięcie tych kierunków działalności gospodarczej, które przynoszą straty bądź generują najniższe marże. Rezygnuje się też z wydatków na nowe technologie, w przekonaniu, że "to jest luksus, na który w okresie trudności rynkowych nas nie stać". Jednak zarówno niekontrolowane wydatki w dobie koniunktury, jak i nieprzemyślane oszczędności w czasie kryzysu nie służą rozwojowi interesu - świadczą, że nie jest on dobrze zorganizowany, a w związku z tym kręci się słabo i ma tendencje do stagnacji.

Dlaczego firmy zaczynają szukać możliwości zoptymalizowania swoich wydatków i lepszego zorganizowania dopiero w sytuacji rynkowej dekoniunktury?

- Przykładem są koszty druku. Duża część przedsiębiorców w ogóle ich nie kontroluje - twierdzi Michał Czeredys, prezes zarządu Arcus, spółki notowanej na warszawskim parkiecie. - Przedsiębiorcy nie potrafią też oszacować, ile wydają na serwis i utrzymanie urządzeń biurowych, np. drukarek wielofunkcyjnych. Są natomiast przekonani, że podjęli trafną decyzję, kupując tanią drukarkę czy urządzenia wielofunkcyjne. Ich pewność zostaje rozwijana podczas pierwszego zakupu kartridża z tonerem, gdy okazuje się, że jego cena bywa wyższa od ceny samego urządzenia. Tymczasem oszczędne drukowanie w połączeniu ze sprawnym zarządzaniem obiegiem dokumentów przynosi oszczędności mierzone w tysiącach złotych - przekonuje Michał Czeredys.

Koszty związane z produkcją, obiegiem i archiwizacją dokumentów pochłaniają od 5 do 15 proc. przychodów przedsiębiorstwa. Dla dużych firm oznacza to miliony, a dla średnich spółek setki tysięcy złotych rocznie. Z pomocą eksperta ds. zarządzania dokumentem, w tym kosztami druku, wydatki te można znacząco obniżyć i jednocześnie poprawić sprawność działania przedsiębiorstwa.

- Każdy czas jest dobry do tego, by firma sięgnęła po profesjonalne systemy do zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów. Z ich pomocą można przecież zredukować koszty firmy i jednocześnie poprawić jej produktywność - podkreśla Michal Czeredys.

Tradycyjne podejście każe firmom kupować sprzęt, np. teleinformatyczny, na własność. Pierwsze zwiastuny dekoniunktury powodują, że plany wydatków natychmiast są zamrażane. Tymczasem bez starannie dobranego sprzętu i aplikacyjnego wsparcia trudno o powodzenie w biznesie. Zwłaszcza że użytkowanie zaawansowanych narzędzi IT niekoniecznie musi się wiązać ze znacznymi kosztami.

- Dziś można użytkować najnowocześniejszy i najbardziej wydajny sprzęt bez nadmiernego obciążania budżetów - wskazuje M. Czeredys.

W jaki sposób? Wypróbowaną metodą jest skorzystanie z outsourcingu bądź dzierżawy.

- Dzierżawa urządzeń, np. drukujących, kopiujących i skanujących to duże oszczędności i wyższa efektywność przedsiębiorstwa - uważa Michał Czeredys. - Niezmienny koszt wynajętego sprzętu jest pomocny przy planowaniu wydatków na inne działania. Dzierżawa sprzętu to mniejsze wydatki, zmniejszenie podatku dochodowego firmy, zwiększenie płynności finansowej przez rozłożenie w czasie wydatków i niezmienne, przewidywalne koszty - dodaje.

Firmy, które podjęły współpracę z zewnętrznymi specjalistami (outsourcing) odnotowują z czasem większą efektywność działania i obsługi klienta.

Krzysztof Polak