Optymalizację kosztów logistycznych najlepiej zacząć od magazynu. Korzyści mogą być gigantyczne

Można to zrobić samemu, przeprowadzając dokładną analizę przedsiębiorstwa, albo z pomocą specjalisty od zarządzania logistyką. Zatrudnienie fachowca to koszt rzędu 4-5,5 tys. zł netto miesięcznie, ale szybko ustali on, w którym momencie koszty logistyczne są zawyżone, z jakiego powodu oraz jak można temu zaradzić.

Często się okazuje, że na przestrzeni kilku lat firma się rozrosła, zamiast centralnego magazynu ma wiele mniejszych, za które płaci w sumie więcej niż za jeden duży. To często przekłada się na utratę kontroli nad przechowywanym asortymentem, utratę kontroli nad liczbą operacji wykonywanych na drobnych produktach i rosnącą liczbę błędów przy wysyłce towaru, co wpędza przedsiębiorstwo w straty finansowe związane z koniecznością odbioru towaru od klienta i dowiezieniem mu właściwej partii produktu.

Warto zacząć od koncentracji towaru, zatrudnienia odpowiedniej liczby pracowników do obsługi oraz zakupienia odpowiednich urządzeń. Koszty trzeba liczyć przynajmniej w dziesiątkach tysięcy złotych. Bo zakup jednego wózka widłowego to wydatek rzędu 20 tys. zł. Do tego trzeba liczyć się z koniecznością wypowiedzenia umów najmu części magazynów, co może oznaczać konieczność zapłacenia kar umownych. By kara była jak najmniej dotkliwa, poszukiwania nowego magazynu można zlecić firmie, od której dotychczas wynajmowaliśmy powierzchnię - doradzają specjaliści od rynku nieruchomości.

Często oszczędności przynosi zmiana firmy transportowej, z której usług korzysta przedsiębiorstwo. Powszechnym problemem jest niedostosowanie taboru do potrzeb klienta, co powoduje, że samochody "wożą powietrze". Bardziej ekonomiczny transport może przynieść ogromne oszczędności, a i samo zawarcie nowej umowy czasem pozwala uzyskać spore rabaty.

Korzystne jest wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem. W tej sferze powstają ogromne straty z powodu niewłaściwego ustawienia, przez co towar, który trafił do magazynu jako pierwszy, opuszcza go jako ostatni i może ulec przeterminowaniu, a nawet z powodu kradzieży. Wyboru oprogramowania można dokona samodzielnie lub wynająć do tego zewnętrznego konsultanta. - Pierwszy wariant jest o tyle lepszy, że pracownicy wewnetrzni przy zbieraniu informacji o dostępnych na rynku rozwiązaniach poznają je dokładnie, co ułatwia im potem ich obsługę. Poza tym program wybrany osobiście zazwyczaj bardziej spełnia wymagania firmy - mówi Marek Jędra, wiceprezes firmy Quantum.

Koszt wdrożenia oprogramowania do zarządzania gospodarką magazynową zaczyna się od kilkudziesięciu tysięcy złotych. A co można dzięki niemu uzyskać? Po pierwsze, lepsze zarządzanie stokiem magazynowym, a po drugie, można ograniczyć liczbę błędnie wysyłanych przesyłek. Według Jędry często system zarządzający magazynem bywa argumentem dla kontrahentów za nawiązaniem współpracy, która dzięki temu jest łatwiejsza.

Wreszcie, jak dodaje, można unowocześnić metody pracy w magazynie przez wprowadzenie nowych urządzeń, jakimi są na przykład terminale bezprzewodowe.

Optymalizację kosztów przyniesie też automatyzacja zarządzania magazynem.

- To oznacza, że praca ludzkich rąk zostanie zastąpiona mówiąc wprost, robotami, które będą ustawiały ale i pobierały towar, by potem zanieść go do doków wyjściowych lub do działu komplementacji - tłumaczy Tomasz Grabiak, prezes zarządu firmy Logzact.

Dzięki automatyzacji koszty magazynowe mogą spaść od 10 do 30 proc., a udział czynnika ludzkiego nawet więcej niż o połowę.

- Wpływa ona też znacząco na wyeliminowanie niekontrolowanego rozchodu towaró, potocznie zwanegokradzieżą - dodaje Tomasz Grabiak. Automatyzacja zarządzania magazynem nie jest jednak tania.

- Kosztuje od kilku do kilkudziesięciu mln zł - mówi Grabiak. Do tego często wiąże się z koniecznością budowy powierzchni magazynowej od podstaw ze względu na to, że musi być to magazyn wysokiego składowania.

Outsourcing usług logistycznych

● Jak wynika z ogólnopolskiego badania logistyki kontraktowej, prowadzonego pod hasłem "Twój manifest logistyki 2020", liczba klientów, którzy wybrali tę metodę optymalizacji kosztów, podwoiła się w ciągu pięciu lat. Umożliwia to dostęp do wysokiej jakości usług oraz do kreatywnych i nowoczesnych rozwiązań, na które firm często nie stać lub w które nie chcą inwestować pieniędzy.

● Decydując się na outsourcing firma nie musi się martwić o to, że magazyn jest w połowie pusty, a trzeba za niego zapłacić, nie musi też dbać o pracowników obsługi. To problem partnera, któremu płaci się tylko za wykonane usługi. W ten sposób dotychczas ponoszone koszty można zmniejszyć nawet o 20 proc. i uzyskać dostęp do takich rozwiązań, jak np. sprawdzanie statusu przesyłki w każdym momencie jej realizacji.

● Przed wyborem firmy outsourcingowej warto oczywiście sprawdzić cenę i jakość usług, ale też czy firma dysponuje flotą, powierzchnią magazynową i personelem, który sprosta naszym oczekiwaniom. Współpracę z nią warto zacząć od zawarcia krótkiej np. rocznej umowy. Tylko po to, by w razie niezadowolenia móc szybko zmienić operatora. To zresztą popularne rozwiązanie na rynku. Spośród ankietowanych w badaniu "Twój manifest logistyki 2020" aż 44 proc. firm w ciągu dwóch ostatnich lat rozpoczęło współpracę z nową firmą logistyczną.

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl