Pokonać włoską biurokrację

W 2014 r. obroty towarowe między Polską i Włochami przekroczyły po raz pierwszy w historii 17 mld euro, co plasuje ten na piątym miejscu wśród importerów z Polski. - Po ośmiu miesiącach 2015 r. eksport jest o 14 proc. wyższy niż rok wcześniej - mówi Grzegorz Sielewicz, główny ekonomista Coface w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Włosi doceniają nasze artykuły spożywcze, w tym mięso i nabiał. Chętnie importują maszyny i urządzenia, środki transportu, metale i produkty metalurgiczne oraz wyroby chemiczne.

Specyfika współpracy

Rozmowy biznesowe we Włoszech często przenosi się poza biura - do restauracji, pubów i kawiarni. - Zdarza się też, że uścisk dłoni ma wartość większą niż umowy, chociaż umowę naturalnie lepiej jest podpisać. Poza tym Włoch postrzega Polaków jako kulturowo "bliższych" niż przedstawicieli innych narodów środkowoeuropejskich i wschodnich, co oznacza lepszą pozycje dla polskich przedsiębiorców planujących biznes w tym kraju - zauważa Grzegorz Sielewicz.

Przed rozpoczęciem działalności we Włoszech eksperci zalecają staranne zbadanie rynku - pod względem popytu, upodobań konsumentów, cen, potencjalnych konkurentów czy kanałów dystrybucji. Dobrze widzieć, że Włosi są przywiązani do towarów markowych, i to przeważnie rodzimych, a gdy chodzi o artykuły spożywcze, liczą się niemal wyłącznie wyroby lokalne. Dlatego najlepiej radzą sobie polskie firmy wchodzące w kooperację z miejscowym partnerem. Start z własnym znakiem towarowym wymaga znacznych nakładów na reklamę i marketing.

Podatkowe ABC

Oddział firmy we Włoszech nie posiada osobowości prawnej. Musi jednak być zarejestrowany w regionalnej izbie gospodarczej i w rejestrze przedsiębiorstw. Macierzysta jednostka odpowiada za wszystkie zobowiązania filii, na której spoczywa obowiązek składania deklaracji podatkowych włoskim władzom podatkowym. Obowiązują: podatek dochodowy, którego stawka jest uzależniona od wielkości dochodu oraz addizionale regionale/komunale - dodatkowe podatki od dochodu, które płacone są władzom regionu oraz gminy.

- Podobnie jak w Polsce, w przypadku pracy najemnej, umowy o dzieło i współpracy okazjonalnej pracodawca pełni rolę tzw. płatnika podatku, czyli wpłaca w imieniu firmy zaliczki na poczet podatku dochodowego - mówi Michał Stachowski, kierownik ds. windykacji zagranicznej w Coface. W przypadku emerytów rolę pracodawcy pełni INPS, wypłacający świadczenia emerytalne. Do 28 lutego każdego roku pracodawca ma obowiązek przeprowadzić tzw. wyrównanie (conguaglio), polegające na zsumowaniu zaliczek wpłaconych za poprzedni rok podatkowy i porównaniu ich z rzeczywistym podatkiem. Rezultatem wyrównania może być nadpłata lub konieczność dopłaty podatku, dlatego może się zdarzyć, że po przeprowadzeniu wyrównania grudniowa lub styczniowa pensja netto będzie różnić się od pensji zwykle otrzymywanej.

- By odzyskać VAT, przedsiębiorstwo zagraniczne musi mieć swojego przedstawiciela podatkowego - wyjaśnia Michał Stachowski.

Samozatrudnienie

Polak może podjąć na terenie Włoch pracę na zasadzie samozatrudnienia, na takich samych warunkach jak Włoch. W tej formie można prowadzić działalność przemysłową, rzemieślniczą, handlową, a także zawodową, czyli w tzw. wolnych zawodach regulowanych i nieregulowanych. Włoskie prawo zalicza do takiej działalności także umowy o dzieło.

- Obywatel polski może zarejestrować działalność osobiście lub za pośrednictwem doradcy ds. handlowych i podatkowych. Na terenie Włoch działa Krajowa Konfederacja Rzemiosła oraz Małych i Średnich Przedsiębiorców (CNA). Świadczy ona pomoc dla osób chcących zarejestrować działalność gospodarczą - informuje Stachowski.

Działalność o charakterze przedsiębiorczym trzeba zarejestrować w rejestrze przedsiębiorstw właściwej terytorialnie Izby Handlowej (Registro delle Impresje). Rejestry dla wszystkich rodzajów przedsiębiorstw prowadzą izby handlowe - Camera di Commercio Industria Artigianata Agricoltura - CCIAA.

Składanie wszystkich dokumentów związanych z wpisem firmy do rejestru przedsiębiorstw jest możliwe wyłącznie drogą elektroniczną lub na nośniku elektronicznym, po potwierdzeniu podpisem elektronicznym. W celu zarejestrowania działalności gospodarczej w tym systemie konieczne jest posiadanie specjalnej karty SMART, umożliwiającej składanie podpisu elektronicznego. - Karty takie można otrzymać w biurach izb handlowych. Obowiązek rejestracji przedsiębiorstwa drogą elektroniczną nie obowiązuje jednak przedsiębiorców indywidualnych - zaznacza Michał Stachowski.

Kolejnym etapem jest uzyskanie we właściwym terytorialnie urzędzie skarbowym (Agenzia delle Entrate) numeru identyfikacji podatkowej (codice fiscale) oraz numeru dla celów podatku VAT (partita IVA). Zgłoszenie do urzędu skarbowego powinno nastąpić w ciągu 30 dni od daty rozpoczęcia działalności. Trzeba również dokonać rejestracji dla celów ubezpieczeniowych w INPS, odpowiedniku naszego ZUS. Partita IVA, czyli regon, nadaje urząd skarbowy (Agenzia delle Entrate) lub izba handlowa (Camera di Commercio), w zależności od wybranej formy prawnej.

- Wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorstw wysyła się przez internet do izby handlowej. Jednocześnie stanowi on wniosek o nadanie partita IVA, rejestrację w INPS i INAIL - wyjaśnia Michał Stachowski.

Trzeba jeszcze pamiętać o tym, że niektóre rodzaje działalności wymagają zezwoleń, koncesji lub zaświadczeń. Dla przykładu, otwarcie studia kosmetycznego wymaga posiadania odpowiedniego wykształcenia potwierdzonego dyplomem uznawanym we Włoszech. Należy także posiadać lokal spełniający określone kryteria sanitarne. Informacji na temat wymogów co do firm z poszczególnych branż można szukać w lokalnej izbie handlowej.

Rejestracja spółki

Po sporządzeniu odpowiednich dokumentów (np. aktu notarialnego) należy zarejestrować spółkę w rejestrze firm prowadzonym przez regionalne izby handlowe. Fakt ten należy podać w ciągu 30 dni do wiadomości publicznej, publikując informację w dzienniku wydawanym przez lokalną izbę gospodarczą.

Oprócz rejestracji dla celów podatkowych i ubezpieczeń społecznych (jak w przypadku samodzielnej działalności gospodarczej), wszystkie oddziały przedsiębiorstw z krajów europejskich oraz spółki osobowe i jednoosobowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą zarejestrować się na tzw. powiatowej liście przedsiębiorstw (Provinciale delle Imprese Artigiane), którą prowadzi Powiatowa Komisja Przedsiębiorców. W przypadku cudzoziemców wpis na listę przedsiębiorców powoduje automatyczne wpisanie do rejestru.

- W ciągu 30 dni od daty rozpoczęcia działalności przedsiębiorca zobowiązany jest do podania Powiatowej Komisji Przedsiębiorców numeru narodowego ubezpieczenia i numeru na cele podatku VAT oraz złożenia wymaganych formularzy, kopii zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej oraz kopii zgody utworzenia spółki - wylicza Michał Stachowski.

Eksperci z Coface przestrzegają, że prawo we Włoszech jest bardzo skomplikowane. Dlatego polskim przedsiębiorcom zaleca się korzystanie z pomocy wyspecjalizowanych kancelarii prawnych, które również doradzą najlepszą formę działalności i zajmą się załatwianiem formalności, co skróci czas założenia firmy i pozwoli uniknąć ewentualnych problemów.

Windykacja

Obcokrajowcy występujący przed sądami we Włoszech muszą być reprezentowani przez pełnomocnika procesowego uprawnionego do wykonywania zawodu adwokata w tym kraju. Wierzyciel ma prawo do odsetek za opóźnienia w płatnościach bez konieczności wysyłania monitu lub przypomnienia do dłużnika. Co do zasady umowne terminy płatności muszą być ograniczone do 60 dni kalendarzowych, jednakże strony mogą wyraźnie uzgodnić (w formie pisemnej) terminy płatności dłuższe niż 60 dni kalendarzowych. W przypadku, gdy odsetki za opóźnienia w płatnościach stają się wymagalne w ramach transakcji handlowych między przedsiębiorstwami lub między przedsiębiorstwami a władzami publicznymi, wierzyciel jest uprawniony do uzyskania od dłużnika co najmniej stałej kwoty 40 euro mającej stanowić rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Wierzyciel jest uprawniony do uzyskania "rozsądnej" rekompensaty za wszelkie koszty odzyskiwania należności przekraczające tę kwotę, poniesione z powodu opóźnień w płatnościach.

Zgodnie z danymi Komisji Europejskiej w 2013 r. średni termin płatności we Włoszech wynosił od 96 do 170 dni. Od 2010 r. odsetek włoskich firm dokonujących płatności z opóźnieniem wynoszącym ponad 30 dni wzrósł ponad dwukrotnie.

- Z naszych badań wynika, że 73,5 proc. firm jest otwartych na udzielanie dłuższych terminów płatności oraz, że 88 proc. firm zauważyło w ciągu ostatnich 12 miesięcy wzrost liczby wniosków o wydłużenie terminów płatności - komentuje Michał Stachowski.

Pozasądowa windykacja długów jest najtańszym i najprostszym sposobem na odzyskiwanie należności we Włoszech, ponieważ windykacja sądowa charakteryzuje się trudnymi i rozbudowanymi procedurami. Do tego średni czas postępowania sądowego we Włoszech wynosi 18 miesięcy, natomiast sprawa ze zwykłego powództwa cywilnego może trwać nawet 3 lata, w zależności od stopnia jej złożoności.

Dlatego zanim podpiszemy umowę z włoskim kontrahentem, eksperci Coface zalecają wyraźną jego identyfikację i kontrolę jego wiarygodności kredytowej, stosowanie formy pisemnej w celu dokumentowania każdego etapu transakcji, zastosowanie instrumentu zabezpieczającego dług w postaci weksla czy papieru wartościowego, wspólnego rachunku bankowego (rachunku powierniczego), gwarancji bankowej lub gwarancji podmiotu dominującego oraz rachunku powierniczego odszkodowania. Ważnym źródłem informacji o spółkach w zakresie windykacji należności jest we Włoszech serwis CERVED (www.cerved.com). Część zawartości jest dostępna bezpłatnie.

Wielki wybór form działania

● - tzw. wolny strzelec, czyli osoba, która nie kwalifikuje się jako przedsiębiorca, lecz pracuje na własną rękę, wykonując prace zlecone przez klientów i wystawiając im faktury. W niektórych przypadkach konieczna jest rejestracja w cechu zawodowym - obowiązek taki mają np. prawnicy, inżynierowie, księgowi czy lekarze. Niezbędne jest złożenie wniosku o przyznanie włoskiego odpowiednika REGON-u, czyli tzw. partita IVA oraz rejestracja w osobnym funduszu INPS, odpowiedniku polskiego ZUS.

● - konieczne jest zwrócenie się do urzędu skarbowego o przyznanie numeru identyfikacji podatkowej i numeru na cele podatku VAT, wpis do rejestru przedsiębiorstw, rejestracja w INPS, odpowiedniku ZUS oraz w Państwowym Zakładzie Ubezpieczeń od Wypadków przy Pracy. Przedsiębiorca musi również uzyskać zaświadczenie potwierdzające posiadanie niezbędnych warunków i środków materialnych do prowadzenia działalności gospodarczej (odpowiedni lokal, wyposażenie i środki finansowe). Zaświadczenia takie wydają regionalne izby handlowe, które wpisują firmę do rejestru przedsiębiorców. Po skompletowaniu wszystkich dokumentów należy udać się na policję celem uzyskania karty pobytowej, która wydawana jest w ciągu 3 miesięcy. Po wpisaniu na listę przedsiębiorstw firma otrzymuje numer, który powinien widnieć na każdym dokumencie firmowym.

● - rodzaj firmy jednoosobowej, w której odpowiedzialność za firmę spoczywa na właścicielu, jednak pracujący w firmie członkowie rodziny mają prawa do części zysku. Oprócz formalności związanych z założeniem firmy jednoosobowej należy sporządzić akt ustanowienia firmy rodzinnej zawierający wykaz członków rodziny w niej pracujących.

● - działa na podobnej zasadzie jak firma rodzinna, gdzie małżonkowie zarządzają firmą i są za nią odpowiedzialni. Wymagana jest wspólnota majątkowa.

● - działalność spółdzielni, w odróżnieniu od zwykłych firm, ma na celu nie tyle uzyskiwanie korzyści majątkowych i wzbogacenie właścicieli, ile pomaganie jej członkom, dając im możliwość pracy, usługi oraz dobra materialne. Istnieją różne rodzaje spółdzielni i w zależności od typu działalności możliwe jest uzyskanie ulg podatkowych. Aby założyć spółdzielnię, musi się zebrać co najmniej troje udziałowców, którzy przygotują akt ustanowienia spółdzielni, a także statut, uzyskają numer partita IVA i wpis do rejestru przedsiębiorstw oraz zarejestrują spółdzielnię w INPS i w INAIL.

● - spółki ustanowione przez osoby fizyczne, które wspólnie nimi zarządzają, ponoszą razem koszty i odpowiadają za długi powstałe w związku z ich działalnością. We Włoszech istnieją trzy rodzaje spółek osobowych: societa semplice (SS, dosłownie: spółka zwykła), societa in nome collettivo (s.n.c., spółka jawna) oraz societa in accomandita semplice (s.a.s., spółka komandytowa). Podstawowe formalności są podobne jak przy zakładaniu wszystkich innych firm, a więc partita IVA, rejestr przedsiębiorstw, INPS oraz INAIL.

● - spółki posiadające osobowość prawną, zakładane zazwyczaj w przypadku dużych firm. Kapitał zakładowy przeważa nad majątkiem poszczególnych wspólników, co oznacza, że za długi odpowiadają oni właśnie wpłaconym kapitałem, a nie posiadanymi dobrami. Założenie takiej spółki nie różni się od założenia innego rodzaju firmy, jednak jej prowadzenie jest zdecydowanie bardziej skomplikowane i kosztowne. Spółki kapitałowe we Włoszech dzielą się na akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjno-komandytowe.

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl