Na targi z dofinansowaniem

Rynek targowy rośnie średnio o kilka procent rocznie. Jeszcze w 2010 r. krajowe imprezy odwiedził 1 mln gości. W ubiegłym roku było ich o pół miliona więcej. – Nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu z dotychczasowymi, jak i potencjalnymi kontrahentami, a także ostatecznymi klientami. Po rozmowach, podczas których można rozeznać się w oczekiwaniach odbiorców, łatwiej w przyszłości o nawiązanie z nimi stałej współpracy – mówi Jan Wieczorkowski, działający w branży budowlanej. – Nie da się wsiąść do traktora przez internet i poznać jego faktycznych zalet. Tylko testując urządzenie osobiście można się o nich przekonać. Dla nas targi to najlepsza okazja do zaprezentowania nowości i rozwiązań zastosowanych w naszych urządzeniach – wyjaśnia przedstawiciel firmy oferującej sprzęt dla rolnictwa.

Jak wynika z szacunków organizatorów, na targi w zależności od branży wraca od 50 do nawet 80 proc. wystawców. Niektórzy robią to co roku, inni raz na dwa lata.

Nie za drogo

Targi cenią sobie zwłaszcza firmy z sektora MSP, dla których to nadal jedno z najskuteczniejszych narzędzi marketingowych, do tego nierujnujące firmowego budżetu. Udział w tego rodzaju imprezie to wydatek od kilkunastu do ponad 100 tys. zł, w zależności od wielkości stoiska i liczby osób potrzebnych do jego obsługi. Składa się na to koszt wynajęcia powierzchni wystawienniczej, za co trzeba zapłacić średnio od 200 do 400 zł za mkw. oraz dodatkowego wyposażenia. Do tego trzeba doliczyć koszty transportu, rozładowania i składania eksponatów, druk materiałów i broszur reklamowych, opłacenie obsługi stoiska oraz noclegu i wyżywienia dla zatrudnionych przy imprezie pracowników.

– Coraz większa konkurencyjność na rynku targowym sprawia, że koszty udziału w imprezach maleją. Przyczyniają się do tego też nowe technologie i digitalizacja branży. Przykładem jest sprzedaż biletów przez internet, dzięki czemu nie trzeba już utrzymywać sztabu ludzi – komentuje Beata Kozyra, prezes Polskiej Izby Przemysłu Targowego.

Działać z sensem

Eksperci podkreślają jednak, że udział w imprezie się opłaci, co oznacza, że koszty zwrócą się z nawiązką, gdy firma się do niej dobrze przygotuje. Zacząć trzeba od wyboru imprezy, w której chce się wziąć udział. – Przedsiębiorca musi wytyczyć sobie cel. Może być nim znalezienie nowych kontrahentów i utrwalenie relacji z dotychczasowymi, wejście na nowy rynek czy zbudowanie świadomości marki wśród odbiorców. Dopiero pod ten cel należy wybrać imprezę, bo nie ma jednego rodzaju targów. W dużym uproszczeniu można je podzielić na biznesowe, konsumenckie i mieszane, a dodatkowo na te o charakterze międzynarodowym, krajowym i regionalnym – wyjaśnia Andrzej Mochoń, prezes Targów Kielce. I dodaje, że są branże, w których od razu można wykluczyć udział w targach adresowanych do konsumentów. Nie ma to sensu w przypadku firm specjalizujących się w produkcji maszyn i urządzeń dla przemysłu. Podobnie jak nie ma potrzeby brać udziału w targach międzynarodowych producent, który myśli o nawiązaniu współpracy jedynie z odbiorcami działającymi w województwie małopolskim czy pomorskim.

Zrobienie takiej analizy jest dobre także ze względu na koszty. Udział w lokalnych targach jest z reguły tańszy niż w międzynarodowych. Mniej też kosztuje wystawienie stoiska na imprezie biznesowej, gdzie najważniejsze jest przygotowanie komfortowego miejsca do rozmów z potencjalnymi kontrahentami. Na targach otwartych dla szerokiej publiczności trzeba zadbać, aby stoisko było spektakularne, nietuzinkowe, przyciągające uwagę odwiedzających, co zwykle wymaga zastosowania urządzeń umożliwiających wykorzystanie multimediów, dużo dekoracji i światła.

– Różne typy targów wymagają też innego przygotowania. Na biznesowe zabieramy produkty, specyfikacje techniczne do nich oraz sztab specjalistów, będących w stanie odpowiedzieć na każde pytanie kontrahenta. Na konsumenckich główną rolę gra produkt i jego odpowiednia ekspozycja – podkreśla Andrzej Mochoń.

Eksperci doradzają, że niezależnie od rodzaju targów zawsze należy zadbać o widoczne logo firmy, wykorzystanie firmowych kolorów, wyeksponowanie materiałów informacyjnych typu: katalogi, broszury, materiały graficzne, wizytówki.

Gdzie warto być

Dobrze jest zrobić listę imprez, w których przedsiębiorstwo będzie uczestniczyć w ciągu roku. Poprzez analizę i selekcję według przyjętych kryteriów można szybko doprowadzić do wyeliminowania tych, które im nie odpowiadają. Przy podejmowaniu decyzji o udziale w imprezie targowej dobrze jest wziąć pod uwagę jej pozycję. Określa ją czas, od jakiego impreza jest na rynku, ilu co roku przyciąga wystawców i odwiedzających.

Władze targów przypominają, że im wcześniej wykupuje się miejsce na targach tym można liczyć na większe zachęty finansowe i dostępność stoisk o najlepszej lokalizacji. Za najefektywniejsze uchodzą stoiska wyspowe, graniczne oraz ulokowane wzdłuż głównych ciągów komunikacyjnych. Wśród najgorzej ocenianych są te położone w pobliżu toalet czy w wąskich małych korytarzach.

Koszty pomoże obniżyć wystawienie się razem z innymi przedsiębiorstwami (klastrem, stowarzyszeniem itp.) na jednym wspólnym stoisku. W takiej sytuacji wszelkie wydatki dzielone są na wszystkich wystawców.

Kolejny krok to określenie, czemu targi mają służyć. Firmy uczestniczące w imprezach od lat doradzają, by z góry założyć efekt, jaki chce się osiągnąć, np. 10 podpisanych kontraktów czy prezentacja nowości jak największej liczbie klientów.

Choć w gestii organizatora targów jest ich reklama, to warto o promocje stoiska zadbać również we własnym zakresie. W tym celu można rozesłać zaproszenia do potencjalnych klientów i kontrahentów z informacją, kiedy i na którym stoisku mogą nas odwiedzić. I ważna rzecz na koniec: targi nie kończą się w ostatnim dniu imprezy. Zdobyte podczas nich kontakty należy podtrzymać, by przyniosły profity. Dobrze też zrobić audyt kilka miesięcy po targach, by wyciągnąć wnioski i uzyskać lepsze rezultaty na następnej imprezie.

Skąd fundusze

Mikro, małe i średnie firmy mogą ubiegać się o dofinansowanie na zorganizowanie targów. Największy wybór wsparcia mają te przedsiębiorstwa, które stawiają na udział w zagranicznych imprezach. Pieniądze czekają na nie w ramach programów regionalnych dla poszczególnych województw. W woj. lubuskim na przykład do wzięcia jest w sumie 19 mln zł. Na wsparcie może liczyć projekt o wartości od 20 do 100 tys. zł. Firma go organizująca może otrzymać 80 proc. dofinansowania.

Można też sięgnąć po pieniądze z konkursu Go to Brand, organizowanego w ramach unijnego Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. – Warunkiem jest jednak, by impreza była o charakterze międzynarodowym. Poza tym musi się odbyć do 31 grudnia 2020 r. – podkreśla Tomasz Berchiet, ekspert Grupy4, specjalizującej się w Funduszach Europejskich. O wsparcie mogą starać się wyłącznie przedsiębiorcy działający w branży modowej, kosmetycznej, meblowej, sprzętu medycznego i usług prozdrowotnych, maszyn, urządzeń i IT, biotechnologii, farmaceutycznej, polskich specjalności żywnościowych, sektorze budowy i wykańczanie budowli oraz części samochodowych i lotniczych. Nabór wniosków już się rozpoczął. Potrwa do 4 kwietnia. Pieniądze z konkursu można przeznaczyć na wynajęcie i zabudowę stoiska, stworzenie materiałów reklamowych, przygotowanie i prowadzenie działań promocyjnych w mediach tradycyjnych, elektronicznych, cyfrowych, przygotowanie lub przetłumaczenie strony internetowej, produkcję i emisję spotów i filmów informacyjno-promocyjnych. Maksymalna kwota kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć 1 mln zł. – Firmy mogą dostać do 85 proc. dofinansowania, przy czym maksymalna wartość wsparcia nie może być wyższa niż równowartość 100 tys. euro – zauważa Tomasz Berchiet.

Eksperci doradzają, by przy pisaniu wniosku nie tylko dobrze uzasadnić wydatki, ale też dobrze oszacować faktyczne koszty. W ten sposób uniknie się ryzyka dokładania z własnej kieszeni na etapie realizacji projektu. Eksperci podpowiadają również, że po zawarciu umowy z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości można wystąpić o wypłatę zaliczki w ramach przyznanej dotacji. Kwota wypłacona z tego tytułu może wynieść nawet do 90 proc. przyznanego wsparcia.

– Mali i średni przedsiębiorcy mogą ponadto skorzystać z usług Enterprise Europe Network, która organizuje najczęściej bezpłatny udział w giełdach kooperacyjnych i misjach handlowych organizowanych często przy okazji wydarzeń branżowych – informuje Andrzej Janyszko z PARP. Uczestnicy tych przedsięwzięć są często zwalniani z opłat za bilety wstępu na targi. Pokrywają jedynie koszty przelotu, zakwaterowania i pobytu na miejscu. Ograniczeniem przy tym rozwiązaniu jest to, że dotyczy wyłącznie określonych misji gospodarczych i spotkań B2B, czyli tych zorganizowanych przez Enterprise Europe Network. Mogą być organizowane w Polsce, ale muszą mieć charakter międzynarodowy. Poza tym ich celem musi być pozyskanie kontrahentów i odbiorców z zagranicy.

Rynek targowy w Polsce