Dokumentowanie wyników dochodzenia gospodarczego w pytaniach i odpowiedziach

Tak. Nawet dobrze zaplanowane i przeprowadzone dochodzenie gospodarcze może nie przynieść spodziewanego efektu. Zazwyczaj są to sytuacje, kiedy raport napisany jest specyficznym językiem, wyrywkowo opisuje konkluzje i zrozumiały pozostaje jedynie dla jego autorów. Osoby trzecie, które nie uczestniczyły w tworzeniu raportu, nie będą mogły z niego skorzystać.

Właściwie raport z dochodzenia gospodarczego powinien powstawać już na etapie jego planowania. Plan działań, które zamierzamy podjąć w trakcie dochodzenia, stanowi zręby końcowego dokumentu. Oczywiście może się on zmieniać w trakcie postępów prac, ale zasadnicze założenia pozostają niezmienne.

Z całą pewnością. Każdy taki dokument powinien zawierać podstawowe informacje, które czytelnikowi ułatwią jego zrozumienie. Jeżeli raport ma na celu rozwiązanie sporu pomiędzy stronami, należy go rozpocząć opisem umów i istoty sporu. Na przykład: wykonawca twierdzi, że wykonał prace konstrukcyjne w założonym umową czasie, podczas gdy zamawiający uważa, że tak się nie stało. Jeżeli dochodzenie jest efektem anonimu, to należy opisać naturę sygnalizowanych nieprawidłowości. Ponieważ prowadzenie prac dochodzeniowych opiera się na przyjmowaniu założeń, należy te założenia opisać na początku raportu. Żaden raport nie może obyć się bez podsumowania wyników. Zazwyczaj jest to maksymalnie kilkustronicowe streszczenie, w którym podajemy opis głównych faktów, podstawowych problemów, kalkulację ewentualnej straty oraz wymieniamy osoby, które uczestniczyły w opisywanych zdarzeniach lub potencjalnie dopuściły się zaniedbań. Pamiętajmy, że do przedstawienia wyników prac mamy całą paletę narzędzi: wykresy, kalendaria, tabele i schematy procesów. Sam raport powinien być możliwie zwięzły, szczegóły należy przedstawiać w załącznikach. Dobrą praktyką jest przedstawianie w załącznikach kalkulacji strat, notatek z przeprowadzonych rozmów, kopii dokumentów źródłowych, a nawet dokumentacji fotograficznej, jeżeli taka została wykonana. Można pokusić się również o przedstawienie spisu dokumentów otrzymanych w trakcie dochodzenia i zestawienia imion, nazwisk oraz stanowisk osób, z którymi przeprowadzano rozmowy. Tworzenie załączników dobrze jest zaczynać już w trakcie audytu. Nie bez przesady można doradzić, że nie powinniśmy podstawiać liczb w arkuszu kalkulacyjnym zanim nie przemyślimy, jak zaprezentujemy je graficznie w raporcie w formie załącznika. Podczas prowadzenia dochodzenia dobrze jest również prowadzić katalog zidentyfikowanych kwestii i obserwacji - powinien on stać się zalążkiem dokumentu końcowego.

Należy unikać stylu napastliwego, którego celem jest udowodnienie z góry założonej tezy. Widzieliśmy wyniki prac, w których podnoszono jako nieprawidłowość sam fakt podpisania umowy inwestycyjnej, chociaż osoby ją podpisujące miały do tego uprawnienia. Autorzy tego opracowania zapomnieli natomiast porządnie udokumentować utratę korzyści, która powstała w wyniku niedotrzymania umowy przez kontrahenta. Przedsiębiorstwo kupiło maszyny, ale nie mogło ich na czas zainstalować, bo wykonawca spóźnił się z budową hali. Każdy dzień przestoju to były bardzo wymierne straty, chociaż niewidoczne na pierwszy rzut oka. Bardzo ważny jest sam graficzny układ dokumentu. Często raporty są nieczytelne, ponieważ autorzy zapomnieli o tak prozaicznej sprawie jak wprowadzenie odnośników pomiędzy tekstem raportu a załącznikami, nieprawidłowo podzielili rozdziały lub pomieszali najważniejsze konkluzje z drugorzędnymi. Na koniec pamiętajmy, że nie piszemy książki sensacyjnej. Nie spekulujmy, opierajmy się wyłącznie na faktach zawartych w dokumentach i autoryzowanych zeznaniach.

Jakub Kraszkiewicz

menedżer w Dziale Zarządzania Ryzykiem Nadużyć Ernst & Young