Outsourcing zarządzania należnościami to wartość dodana

Do tej pory czynności, związane z należnościami dotyczyły monitoringu czyli analizy należności niewymagalnych oraz windykacji płatności, których termin upłynął. Zarządzanie jest pojęciem szerszym, ponieważ zawiera w sobie elementy procesów rozpoznania, diagnozy, planowania, mierzenia i decyzji.

Przy rozpoznaniu dokonujemy analizy portfela klientów i ich historycznych zachowań płatniczych, tworzymy kategoryzację klientów ze względu na ocenę tzw. ryzyka sprzedaży. Możemy dla uproszczenia pogrupować ich na trzy kategorie: dobrzy, średni i źli płatnicy. Diagnoza to wnioski, które wyciągamy po analizie naszych klientów: w jakiej wysokości realizujemy sprzedaż do danej grupy, czy istnieje niewykorzystany potencjał sprzedażowy w grupie o niskiej ocenie ryzyka i czy nie gromadzimy zbyt dużych należności u ryzykownych klientów.

Na tej podstawie możemy dopasować warunki handlowe do wszystkich naszych odbiorców i stworzyć model bezpiecznej sprzedaży. Przy planowaniu ustalamy kilka istotnych wskaźników, które możemy nałożyć na regiony sprzedaży, co stanowić może element motywacyjny dla handlowców. Mierzenie wyników i podejmowanie na ich podstawie właściwych decyzji to pochodna planowania. Oczywiście przy zarządzaniu mówimy o procesie, tak więc cały cykl powtarzamy od diagnozy.

Używamy tu narzędzi, które przybliżą nas do osiągnięcia zaplanowanych i optymalnych wskaźników, również między innymi tzw. twardej windykacji, która jest ostatnim elementem z szeregu narzędzi wykorzystywanych w kontaktach z odbiorcą.

Aby narzędzia windykacji używane były jak najrzadziej, ważne jest w procesie zarządzania należnościami budowanie trwałych, posprzedażowych relacji. W wielu firmach, szczególnie tam, gdzie system wynagradzania handlowców jest wyłącznie uzależniony od wyników sprzedaży, relacje z odbiorcą kończą się po podpisaniu kontraktu bądź wystawieniu faktury. Sprawa jest przekazywana zazwyczaj do księgowości, gdzie nawiązuje się ponowny kontakt z klientem w chwili wymagalnej już należności. Trudno wówczas o dobre relacje z odbiorcą, a stworzone przez naszego sprzedawcę podstawy pozytywnej więzi z klientem często bezpowrotnie już znikają. Utrzymywanie trwałych relacji posprzedażowych jest procesem czasochłonnym i przeznaczonym dla przygotowanych do tego specjalistów. W przypadku powierzenia tych zadań firmie zewnętrznej, posiadającej na tym polu wieloletnie doświadczenie, możemy się spodziewać oczekiwanych rezultatów.

Paweł Szewczyk

Prezes Zarządu Nettle Sp. z o.o.