Dotacja przyznana i co dalej?

Umowa określa też ramy czasowe realizacji i kwalifikowalności wydatków w projekcie. Doświadczenie w zarządzaniu projektami dofinansowanymi w ramach POIG, POIiŚ oraz dokonana analiza porównawcza zapisów umów o dofinansowanie pozwoliły na zdefiniowanie wspólnych obszarów zarządzania projektem, których terminowe oraz zgodne z właściwymi zapisami wdrożenie pozwoli na prawidłowe rozliczenie przyznanej dotacji.

Główne zadania w rozliczaniu projektów:

● Zgodność projektu z procedurą środowiskową zgodnie z tzw. ustawą środowiskową z 3 października 2008 r. Należy podkreślić, że ponieważ na Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) spoczywa obowiązek dokonania ewaluacji projektów pod względem zgodności z legislacją w tym zakresie, to projekty dofinansowane w ramach Działania 4.4 zostaną poddane kontroli (ex ante i post) spełnienia wymagań w tym zakresie.

● Poprawność dokonywania zamówień w ramach projektu zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych z 29 stycznia 2004 r., w przypadku gdy wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy. W innym przypadku beneficjenci mają obowiązek (pod rygorem niezatwierdzenia danego zamówienia podczas kontroli) ponoszenia wszystkich wydatków objętych projektem do zachowania zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz zobowiązani są dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową o dofinansowanie. Prawidłowe wdrożenie ww. zapisów powinno mieć zawsze charakter sformalizowanych zapisów w zakresie organizowania, przeprowadzania zamówień, a następnie wyboru najkorzystniejszej oferty. Należy również pamiętać, że na etapie składania wniosku o płatność beneficjent ma jedynie obowiązek przedłożenia dowodów dokonania płatności w ramach poszczególnych zamówień. Dopiero kontrola na miejscu projektu bada zachowanie zasad konkurencyjności, efektywności, jawności i przejrzystości zgodnie z zapisami kodeksu cywilnego oraz dokumentów wewnętrznych beneficjenta, które regulują kwestie zakupów.

● Obowiązek sprawozdawczości, który gwarantuje cykliczne monitorowanie przez właściwą Instytucję wdrożenia założonych celów projektu, w tym m.in. bieżącą ewaluację wskaźników projektu, w tym także implementację efektu ekologicznego. Jednym z celów sprawozdawczości jest też bieżące badanie jednego z ważniejszych zobowiązań beneficjentów w zakresie niedokonywania w ramach projektu zasadniczych modyfikacji. Zachowanie zasad trwałości projektu odnosi się bezpośrednio do zachowania trwałości i niezmienności instytucjo-prawnej beneficjenta. Trwałość projektu definiowana jest jako zdolność instytucjonalna i organizacyjna beneficjenta do realizacji projektu i zapewnienia środków, które zagwarantują stabilność projektu w okresie jego realizacji oraz w okresie trwałości.

● Konieczność ewidencjowania wydatków i przychodów w ramach projektu w celu zachowania i udokumentowania i kwalifikowalności wydatków. Obowiązek ten ma za zadanie spełniać trzy funkcje:

- sprawozdawczą,

- podatkową,

- kontrolną w odniesieniu do wydatków zaprojektowanych w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania, w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej, odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem. Sposoby zachowania oraz dokumentowania wydatków i przychodów w ramach projektu określa bezpośrednio polityka rachunkowości danego przedsiębiorstwa, stanowiąca księgę zasad dotyczącą spełnienia tego wymogu, szczególnie w zakresie:

● zakładowego planu kont dla wyodrębnionych operacji gospodarczych dotyczących środków pomocowych,

● ewidencji wydatków i przychodów w ramach projektu,

● metod i zasad rozliczania,

● prezentacji w sprawozdaniu finansowym.

Obowiązek ewidencjowania wydatków ma istotne znaczenie w przypadku kwalifikowalności podatku VAT w projekcie.

● Konieczność udokumentowania poniesionych wydatków w celu zatwierdzenia przez właściwą instytucję poniesionych kosztów, a następnie wypłaty transzy dotacji. Umowy o dofinansowanie enumeratywnie wymieniają dokumenty niezbędne w celu złożenia wniosku o płatność końcową lub pośrednią. Warunki wypłaty dofinansowania określają rodzaje poniesionych wydatków oraz obligatoryjne dla nich załączniki do wniosku o płatność. Należy pamiętać, że warunkiem zatwierdzenia pierwszego wniosku o płatność pośrednią bądź zaliczkową jest przedłożenie przez beneficjenta dokumentów księgowych oraz posiadanie pełnej dokumentacji środowiskowej. Dopiero spełnienie tych dwóch warunków jednocześnie daje gwarancję akceptacji i wypłaty dotacji.

● Konieczność archiwizacji w celu kontroli i przechowywania dokumentów w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji i wszelkich danych związanych z realizacją projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej dziesięciu lat od dnia wejścia umowy o dofinansowanie w życie.

● Konieczność promocji i wizualizacji projektu zgodnie z "Przewodnikiem w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu" z grudnia 2008 r.

Biorąc pod uwagę przedstawiony zestaw obowiązków, niezbędnych do prawidłowego rozliczenia dotacji, beneficjenci powinni rozważyć możliwość współpracy z firmą doradczą w celu efektywnego i terminowego wypełnienia zapisów umowy o dofinansowanie.

Jolanta Kałuska

project manager PNO Consultants