Jak należy postępować, gdy trzeba ograniczyć zakupy

Bezpośrednim tego wynikiem będzie ograniczenie wolumenu zakupów generowanych przez te firmy i - bardzo często - niemożność odebrania zamówionego wcześniej towaru. Utrzymanie partnerskich relacji z dostawcami w takim okresie jest dużym wyzwaniem dla działów zakupów oraz nierzadko - w przypadku dostawców strategicznych - zarządów poszczególnych spółek. Jak więc w obliczu dekoniunktury zachować dobre relacje z dostawcą?

Przede wszystkim nie wolno udawać, że problemu nie ma lub co gorsza uważać, że problem rozwiąże się sam. Taka postawa doprowadzi nas do groźnej sytuacji, w której dostawca będzie za wszelką cenę egzekwował od nas wypełnienie zobowiązań i odbiór zakontraktowanej ilości danego artykułu.

Aby tego uniknąć w momencie gdy uznamy, że spadek produkcji nie jest krótkoterminowym zdarzeniem należy jak najszybciej spotkać się z dostawcą i poinformować go o tym. Należy pamiętać, że powinno zależeć nam na stworzeniu i utrzymaniu partnerskich relacji. Rozwiązywanie problemów na drodze rozmów na pewno takiemu celowi służy.

Jeżeli jesteśmy zmuszeni do ograniczenia zamówień realizowanych przez dostawcę, z którym wiąże nas kontrakt czasowy zobowiązujący do odbioru pewnego wolumenu danego artykułu, możemy spróbować kilku wariantów działania.

Po pierwsze, możemy wydłużyć czas kontraktu nie obniżając wolumenu. Dzięki temu nasz dostawca zyska pewność, że nadal chcemy kontynuować z nim współpracę. W takim przypadku wynegocjowana cena nie powinna ulec podwyższeniu.

Drugim wyjściem jest ograniczenie wolumenu zamówień przy zachowaniu okresu, w którym kontrakt będzie obowiązywał. W tym przypadku nasz dostawca prawdopodobnie będzie dążył do podniesienia ceny z uwagi na utratę korzyści skali.

Rozpatrując obie możliwości, należy jednak pamiętać, że w zależności od asortymentu zakupowego dostawcy bardzo rzadko zabezpieczają surowce czy półprodukty na cały okres trwania kontraktu. Zazwyczaj utrzymują rezerwy na poziomie pozwalającym na realizację typowego wolumenu jednokrotnego zamówienia. Dlatego tak istotne jest jak najszybsze rozpoczęcie rozmów z naszym dostawcą i poinformowanie go o bieżącej i prognozowanej sytuacji. Dzięki odpowiednio szybkiej reakcji z naszej strony dostawca zyska czas na zmianę strategii zarządzania zasobami, dzięki czemu nie poniesie strat, do których niechybnie by doszło, gdyśmy bez uprzedzenia zmniejszyli wolumen zamówień.

Po trzecie, aby zabezpieczyć kontrakt długoterminowy przed wpływam dekoniunktury, można wprowadzić do niego zapisy dopuszczające zmianę wolumenu zamówień proporcjonalnie do aktualnej sytuacji rynkowej. Negocjując nowe umowy na okres kolejnego roku starajmy się również zamieścić w nich zapis umożliwiający nam odbiór zakontraktowanych produktów nawet w dłuższym okresie, przykładowo: zawieramy umowę na zapotrzebowanie roczne, ale w umowie zapisujemy możliwość odbioru produktów w okresie 18 miesięcy, bez dodatkowych konsekwencji. Zapis taki ułatwi nam funkcjonowanie w sytuacji kiedy nasza sprzedaż i zapotrzebowanie drastycznie spadną.

Dostawca sprzedając towar państwa firmie inwestuje w ten sposób swoje pieniądze, licząc, że je odzyska z nawiązką. W przypadku kłopotów dajmy mu poczucie, że obydwu stronom zależy na tym, aby tak właśnie się stało.

@RY1@i02/2011/179/i02.2011.179.130.006a.001.jpg@RY2@

Wzrost/spadek polskiej produkcji przemysłowej (proc,. r./r.)

@RY1@i02/2011/179/i02.2011.179.130.006a.002.jpg@RY2@

Fot. Materiały prasowe

Łukasz Sokołowski

Łukasz Sokołowski

country manager Kloepfel Consulting Sp. z o.o.