Najczęstsze problemy powstające w trakcie kontroli

Zdarza się, iż mają one źródło w braku znajomości specyfiki biznesowej beneficjenta i schematycznego podejścia kontrolujących, jednak częściej są spowodowane błędami popełnianymi przez samych przedsiębiorców w procesie realizacji i rozliczania projektu.

Niezależnie od organu kontrolującego, problemy jakie napotykają beneficjenci podczas kontroli można podzielić na kilka głównych grup.

W tej grupie problemów kluczową kwestią jest przedstawienie kontrolującym wymaganych dokumentów związanych z przeprowadzeniem procedur zakupu. Właściwie przeprowadzony i udokumentowany proces przetargowy jest jednym z najistotniejszych kryteriów kwalifikowania danego wydatku do wsparcia. Jak pokazuje praktyka wymogi w tym zakresie nastręczają beneficjentom największych problemów. Beneficjent jest zawsze zobowiązany do zachowania zasad konkurencyjności, przejrzystości i jawności z dochowaniem staranności w celu uniknięcia konfliktu interesów w przypadku dokonywania zakupów w ramach projektu zarówno w zakresie zakupów o dużych wartościach jak i zakupów poniżej równowartości 14 tys. EUR, nowych bądź używanych środków trwałych oraz zakupów od jedynego dostawcy danego produktu/usługi na rynku.

Beneficjenci kierują się w realizacji zakupów często dotychczasową praktyką oraz kontaktami, co najczęściej nie idzie w zgodzie z wymogami umowy o dofinansowanie. Najczęściej w dokumentacji projektu znajdują się dokumenty (zapytania ofertowe, oferty, umowy) zawierające szereg uchybień, np. brak potwierdzenia wysłania co najmniej 3 zapytań ofertowych, niezgodność dat w dokumentach przetargowych, pozaprzetargowe rozszerzanie i modyfikowanie zakresu zamówienia, pominięcie w negocjacjach niektórych oferentów, niezgodność protokołów wyboru z kryteriami zdefiniowanymi w zapytaniu ofertowym, nieważność ofert na dzień wyboru itp.

Właściwe udokumentowanie dostaw na rzecz dofinansowanego projektu jest również bardzo istotnym czynnikiem sukcesu. Wiele uwag pokontrolnych dotyczy bowiem udokumentowania umowy z dostawcą. Wiadomym jest, iż umowa taka jest wynikiem przeprowadzonej procedury zakupowej i jest ona wymagana. Brak wskazania konkretnie wymaganej formy sprawia, iż beneficjenci nie dochowują jej w sposób prawidłowy, np. brak kontraktu, brak podpisów obu stron na potwierdzeniach zamówienia itp.

Kolejnym istotnym problemem w trakcie kontroli jest brak wymaganych i związanych z dofinansowanym projektem oryginałów dokumentów oraz dostępu do systemów teleinformatycznych oraz danych w wersji elektronicznej. Jest to czynnik wpływający negatywnie na wynik kontroli oraz postrzeganie firmy beneficjenta jako sprawnie zarządzającej dofinansowanym projektem.

Aktualnie na różnych poziomach wdrażania funduszy europejskich implementowane są liczne udogodnienia w rozliczaniu. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości wprowadza obecnie w działaniu 4.4 POIG udogodnienie, które pozwoli Beneficjentowi ograniczyć liczbę składanych razem z wnioskiem o płatność kopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Do tej pory każdy wydatek musiał być poparty stosownymi dokumentami, natomiast aktualnie do wniosku o płatność załączane będą tylko kopie w zakresie kosztów przeniesienia własności gruntu lub użytkowania wieczystego gruntu, koszty przeniesienia prawa własności budynku lub budowli, ceny nabycia lub kosztów wytworzenia środków trwałych innych niż grunty, budynki i budowle.

Sytuacja ta oznaczać będzie, iż w trakcie kontroli tym bardziej szczegółowo weryfikowane będą oryginały dokumentów.

Zdecydowanym problemem w trakcie kontroli może okazać się reprezentowanie beneficjenta przez osoby niezaznajomione ze specyfiką projektu (np. w sytuacji zmiany na stanowisku kierownika projektu) i DE facto nie przygotowane do niej. Należy pamiętać, iż każda informacja przekazana kontrolującym może nieść za sobą określone konsekwencje. Przy wysokonakładowych projektach warto rozważyć asystę doświadczonych ekspertów w zakresie pomocy publicznej.

Błędy grożące wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie

Do najgroźniejszych błędów, mogących skutkować wypowiedzeniem umowy o dofinansowanie, najczęściej identyfikowanych podczas kontroli, należy rozpoczęcie realizacji projektu przed złożeniem wniosku o dofinansowanie (dotyczy określonych typów pomocy). Jest to kwestia bardzo istotna, ponieważ wynikająca wprost z przepisów pomocowych. Kolejnym zagrożeniem są wprowadzane w projekcie zmiany bądź to o znaczącej skali bądź bez dochowania określonych procedur wprowadzania zmian. Każdy beneficjent powinien mieć świadomość, iż projekt opisany we wniosku o dofinansowanie jest istotną częścią zobowiązania i jakiekolwiek zmiany w stosunku do tego opisu są kwestią indywidualnie zgłaszaną i rozpatrywaną przez właściwe instytucje. Szczególnie istotną kwestią w przypadku projektów wspartych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka są zmiany w zakresie zadeklarowanej technologii. W trakcie kontroli często ujawniane są zakupy urządzeń innych aniżeli wskazanych we wniosku o dofinansowanie bądź niespełnienie realizacji wskaźników projektu, co należy rozpatrywać w kontekście zmian.

Niedochowanie zasady trwałości, czyli utrzymania rezultatów inwestycji przez 3 lub 5 lat (w zależności od wielkości firmy) od zakończenia projektu i utrzymanie ich w określonym regionie (w przypadku pomocy regionalnej). Często spotykaną podczas kontroli nieprawidłowością jest trudność z odnalezieniem określonych urządzeń objętych fakturami deklarowanymi do refundacji, co może wynikać z faktu, iż zostały one zbyte przed upływem okresu trwałości, bądź przeniesione do innego zakładu w innym województwie.

Do błędów mogących skutkować przeciąganiem się (w najgorszym wypadku odmową) procedury wypłaty środków beneficjentowi są przede wszystkim:

● naruszenie procedur zakupowych - konieczność licznych wyjaśnień oraz długotrwała weryfikacja zidentyfikowanych nieprawidłowości przedłuża proces wypłaty środków,

● nieprawidłowości w sposobie płatności na rzecz dostawców, np. poprzez centrum rozliczeniowe, poprzez kompensowanie zapłaty w ramach różnych faktur, częściowe opłacanie faktur (np. w związku z kaucjami gwarancyjnymi),

● niewłaściwie opisanie dokumentów księgowych, w tym faktur, oraz błędy rachunkowe - te jednak, przy przychylności instytucji kontrolującej, można w szybki sposób poprawić,

● nieprawidłowe prowadzenie dla projektu wyodrębnionej księgowości, do czego beneficjenta zobowiązuje wprost umowa o dofinansowanie.

Należy zaznaczyć, iż również te nieprawidłowości - o ile utrzymują się przez dłuższy okres czasu - mogą ostatecznie doprowadzić do rozwiązania umowy o dofinansowanie.

Istotną konkluzją dla beneficjentów rozliczających swoje projekty jest konieczność zapewnienia kompetentnego personelu do obsługi projektu, który na bieżąco monitorować będzie stopień wywiązywania się firmy ze zobowiązań i w razie potrzeby stosownie reagować. Warto również zastanowić się nad wykorzystaniem informatycznych usprawnień zarządzania danymi związanymi z realizowanym projektem. Ciągłe "trzymanie ręki na pulsie" będzie z pewnością czynnikiem zwiększającym szansę na pozytywne przejście przez niejedną kontrolę i pomyślne rozliczenie końcowe.

| Beneficjent działania 4.4 POIG, firma Victaulic Polska Sp. z o.o. (Drezdenko)

Duża liczba dokumentów wymaganych przez instytucję jest jak najbardziej zrozumiała z punktu widzenia prowadzenia i rozliczenia całego projektu.

Jednakże wymagane procedury (np. konkurencyjnego wyboru) powodują niekiedy dla samego beneficjenta trudności z prawidłowym ich przeprowadzeniem i udokumentowaniem, co w konsekwencji sprawia dla organów kontrolujących niejasności z prawidłowym ich zrozumieniem.

Sytuacje takie powodują uzasadnione, lecz niepotrzebne przedłużanie całego procesu dofinansowania.

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.178.0003.001.jpg@RY2@

Michał Turczyk, Starszy Menedżer Deloitte

Michał Turczyk

Starszy Menedżer Deloitte

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.178.0003.002.jpg@RY2@

Katarzyna Berbeć, Starszy Konsultant, Deloitte

Katarzyna Berbeć

Starszy Konsultant, Deloitte