Jak przebiega kontrola dofinansowanego projektu?

Kontrolujący weryfikują w szczególności czy współfinansowane towary i usługi zostały rzeczywiście dostarczone, roboty budowlane wykonane a zadeklarowane wydatki faktycznie poniesione. Ponadto sprawdzana jest zgodność informacji przedstawionych we wnioskach o płatność (np. wartość poniesionych kosztów niekwalifikowanych), sprawozdawczych (np. stan realizacji wskaźników bądź podejmowane działania promocyjno-informacyjne), jak i deklaracji poczynionych w dokumentacji aplikacyjnej (np. posiadane certyfikaty bądź patenty wdrażane w ramach projektu) ze stanem faktycznym. Istotnym elementem podlegającym weryfikacji jest również proces wyboru dostawców bądź wykonawców robót pod kątem zgodności z prawem zamówień publicznych lub zasadami konkurencyjnego wyboru najkorzystniejszej oferty z poszanowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równości oferentów.

W trakcie kontroli weryfikowane mogą być wszelkie dokumenty związane z realizacją projektu. Szczegółowa lista jest zawarta w zawiadomieniu o kontroli.

Poza wskazanymi dokumentami kontrolujący powinni mieć zapewniony nieograniczony dostęp do systemu komputerowego, dokumentów elektronicznych oraz pomieszczeń i terenów, na których jest realizowany projekt. Dodatkowo w trakcie kontroli należy zapewnić obecność kompetentnych osób posiadających pełną wiedzę na temat realizacji projektu.

Zwyczajowo kontrola trwa dwa dni, chociaż w niektórych przypadkach może trwać nawet cztery i więcej. Termin kontroli jest zazwyczaj ustalony wcześniej (chociaż oczywiście mogą być kontrole niezapowiedziane), dlatego warto wcześniej przygotować dokumenty i zapewnić kontrolującym pomieszczenie, w którym spokojnie mogą oni przeprowadzić swoje czynności. Obecność kontrolowanego nie jest w tym czasie konieczna, chociaż powinien być dostępny w przypadku ewentualnych pytań. Warto również - dla komfortu kontrolujących - zadbać o jakość przedstawianych dokumentów. Pomijając merytorykę powinniśmy ułatwić kontrolującym zadanie zapewniając przejrzystość (dokumenty posegregowane, umieszczone w opisanych segregatorach) która usprawni ich pracę i znacznie przyspieszy prowadzone czynności.

Warto również na wstępie poinformować o stwierdzonych brakach (kontrolujący prędzej czy później dopatrzą się sami, a brak i tak zostanie wykazany w uwagach pokontrolnych).

Porządek w papierach, obecność osób zaangażowanych w realizację projektu i kompletowanie dokumentacji jest istotne i sprzyja budowaniu pozytywnego wrażenia u kontrolujących.

Oprócz postępu finansowego kontrola bada postęp rzeczowy projektu. Zazwyczaj pierwszego dnia kontrolujący proszą o pokazanie zakupionego w ramach projektu sprzętu, maszyn, urządzeń. W przypadku zakładów produkcyjnych warto zapewnić obecność technologa, który przede wszystkim zna zakres projektu oraz wie i potrafi wskazać środki trwałe, zakupione w ramach projektu. Trzeba mieć na uwadze, że kontrolujący znają projekt z opisu np. w dokumentach aplikacyjnych, wiedzą np. jakie innowacyjne elementy powinny zostać wdrożone, zgodnie z opinią o innowacyjności, dlatego też mogą zadawać wiele specjalistycznych pytań i oczekiwać wyczerpujących odpowiedzi. Podczas wycieczki w miejsce realizacji projektu kontrolujący tworzą dokumentację fotograficzną - robią zdjęcia środkom trwałym oraz oznaczeniom - naklejkom lub tabliczkom z informacją o współfinansowaniu zakupu ze środków publicznych, wymaganym z tytułu zapisów w umowie o dofinansowanie, dotyczącym informacji i promocji. To samo dotyczy zewnętrznego oznaczenia miejsca realizacji projektu za pomocą tablicy informacyjnej. Kontrolowane jest miejsce jej umieszczenia, zgodność ze wzorem, prawidłowość zawartych informacji itp.

Check lista, czyli jak należy przygotować się przed kontrolą:

● Komplet oryginalnej dokumentacji;

● Osobne pomieszczenie dla kontrolujących, w którym będą oni mieli swobodny dostęp do informacji dokumentów, systemu komputerowego i plików;

● Pełnomocnictwa dla osób udzielających informacji kontrolerom od osób wskazanych w KRS jako upoważnionych do reprezentowania Spółki;

● Możliwość skontrolowania sposobu wypełniania obowiązków informacyjnych

Po przeprowadzeniu kontroli sporządzana jest informacja pokontrolna, zawierająca zalecenia pokontrolne, które należy wdrożyć we wskazanym terminie. Niezastosowanie się do zaleceń instytucji w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji projekty może stanowić podstawę do wstrzymania wypłaty dofinansowania, a w ostateczności również do rozwiązania umowy i obowiązku zwrotu dotacji wraz z odsetkami. Dodatkową konsekwencją jest brak możliwości ubiegania się wnioskodawcy o dofinansowanie z Funduszy UE w ciągu kolejnych 3 lat.

Dokumenty podlegające kontroli

1. Oryginały faktur, w tym faktur proforma oraz wyciągów bankowych (w przypadku dofinansowania wynagrodzeń listy płac)

2. Rejestry zakupu VAT i deklaracje VAT-7 (w przypadku dofinansowania wynagrodzeń listy płac)

3. Rozrachunki z dostawcami

4. Wydruki potwierdzające prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej

5. Wyciąg z ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych

6. Dokumenty OT oraz protokoły odbioru robót, dostaw i usług

7. Dokumentacja dotycząca kredytu lub leasingu

8. Dokumenty potwierdzające posiadane patenty, certyfikaty, wzory przemysłowe, wzory użytkowe wykazane we wniosku o dofinansowanie

9. Dokumentacja ofertowa wraz z protokołami wyboru dostawców

10. Umowy z dostawcami, zamówienia, protokoły z negocjacji

11. Dokumentacja dot. Oceny Oddziaływania na Środowisko

12. Dokumenty potwierdzające realizację wskaźników

13. Dane odnośnie urządzeń zakupionych w ramach projektu obejmujące m.in. informacje o roku produkcji, nazwie producenta, numerze seryjnym urządzenia

14. Dokumenty związane z działaniami promocyjno - informacyjnymi (tablica informacyjna, odpowiednie oznaczenie urządzeń)

15. Korespondencja listowna oraz mailowa z instytucjami

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.178.002a.001.jpg@RY2@

Joanna Różycka, Starszy Konsultant Deloitte

Joanna Różycka

Starszy Konsultant Deloitte

@RY1@i02/2011/040/i02.2011.040.178.002a.002.jpg@RY2@

Michał Jaworski, Starszy Konsultant Deloitte

Michał Jaworski

Starszy Konsultant Deloitte