Sprawdzenie kontrahenta pozwoli uniknąć wielu problemów

Przedsiębiorca może uniknąć problemów z nieterminowymi płatnościami lub ich brakiem, jeżeli najpierw sprawdzi przyszłego kontrahenta. Istnieje kilka dość skutecznych sposobów na to, żeby się dowiedzieć czy potencjalny partner biznesowy wywiązuje się ze zobowiązań, w jakiej jest kondycji finansowej, czy ma długi itp.

Oczywiście najlepiej sprawdzić potencjalnego kontrahenta jeszcze przed podpisaniem umowy o współpracy. W pierwszej kolejności trzeba się upewnić czy firma, z którą przedsiębiorca zamierza robić interesy, istnieje i czy jest wiarygodna. W tym celu należy zbadać, czy została zarejestrowana, czy osoby działające w jej imieniu mają do tego prawo, czy jest wypłacalna i nie zalega z płatnościami. Najlepszym źródłem informacji o firmach są rejestry i ewidencje przedsiębiorców.

KRS

- W Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) można znaleźć informacje m.in. o spółkach prawa handlowego, fundacjach, stowarzyszeniach itp. Odpis aktualny z KRS dostępny jest w formie elektronicznej na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości. Taka informacja jest bezpłatna. Można również otrzymać go w formie papierowej. W tym celu należy udać się do punktu centralnej informacji KRS w sądzie rejestrowym i wypełnić wniosek KRS-COD. Za odpis aktualny zawierający najważniejsze informacje np. o spółce trzeba zapłacić 30 zł. Natomiast uzyskanie pełnej informacji, czyli obejmującej okres od wpisania danej firmy do KRS, kosztuje 60 zł. Takie dane udostępniane są od ręki - zazwyczaj w ciągu 15 - 20 minut. Zatem wystarczy jedna wizyta w sądzie rejestrowym - wyjaśnia Adrian Ciesielski, aplikant adwokacki w Kancelarii BSO Prawo & Podatki.

Jak podkreśla, w odpisie z KRS można sprawdzić podstawowe informacje dotyczące spółki, np. gdzie znajduje się jej siedziba, jaka jest wysokość kapitału zakładowego, od jak dawna istnieje oraz czy składa regularnie sprawozdania finansowe ze swojej działalności. W KRS są również informacje, kto jest wspólnikiem np. spółki z o.o., czy może znajduje się ona w likwidacji, czy wyznaczono syndyka, czy działa zarząd itp. Ważne jest to, że zgodnie z art. 10 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. 2007 nr 168, poz. 1186) zasadniczo każdy ma możliwość wglądu do akt rejestrowych spółki. Sposób prowadzenia przez spółkę dokumentacji złożonej do tych akt, a także informacje, które się w nich znajdują, pozwalają ocenić, czy kontrahent wywiązuje się z obowiązków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, a nawet w jakiej jest kondycji finansowej. W aktach znajdziemy bowiem np. sprawozdania finansowe, które spółki mają obowiązek składać co roku do sądu. Jeżeli np. takie sprawozdania nie są składane regularnie, może to być sygnałem ostrzegawczym, że coś nie jest w porządku.

Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

W KRS można również złożyć wniosek o uzyskanie informacji, czy potencjalny kontrahent nie został wpisany do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych. Także ten rejestr jest jawny i zasadniczo każdy ma prawo dostępu do danych w nim zawartych. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że do rejestru trafiają zazwyczaj firmy znajdujące się w krytycznej sytuacji, np. postawione w stan upadłości. Zatem w rejestrze nie będzie części firm, które zalegają z płatnościami, lecz np. nie grozi im upadłość.

Mimo to przed zawarciem umowy z potencjalnym kontrahentem warto sprawdzić, czy nie znajduje się w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych, lub zażądać od niego przedłożenia zaświadczenia o tym, iż nie jest wpisany do tego rejestru. Stwarza to szansę na lepsze zweryfikowanie jego sytuacji finansowej. Dzięki bowiem wcześniejszemu sprawdzeniu potencjalnego kontrahenta można znacznie zmniejszyć ryzyko związane z nieterminowymi płatnościami.

Gdzie szukać

Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że w rejestrze przedsiębiorców KRS wpisane są generalnie spółki prawa handlowego. Znacznie więcej przedsiębiorstw prowadzonych jest przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

- Dane o rejestrowanej przez osoby fizyczne działalności gospodarczej można jednak znaleźć w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dane te można sprawdzić za pomocą internetu i uzyskać bezpłatnie. Jednak są to informacje znacznie mniej dokładne w porównaniu z tymi z KRS. Przyczyna jest prosta: osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają mniej obowiązków sprawozdawczych niż np. spółki znajdujące się w KRS. Z drugiej jednak strony osoby fizyczne, co do zasady, odpowiadają za ewentualne długi wobec swoich partnerów całym swoim majątkiem - mówi Adrian Ciesielski z Kancelarii BSO Prawo & Podatki.

Informacje na temat potencjalnych kontrahentów można również uzyskać od wyspecjalizowanych podmiotów gospodarczych trudniących się zbieraniem informacji na temat przedsiębiorstw, czyli tzw. wywiadów gospodarczych. Pozyskują one dane z ogólnie dostępnych źródeł, a także kontaktują się bezpośrednio z badanym przedsiębiorstwem. Na tej podstawie tworzony jest raport na temat sytuacji potencjalnego kontrahenta. Działania te bywają kosztowne. W przypadku jednak dużych kontraktów warto rozważyć, czy nie opłaca się ponieść tych kosztów, aby prawidłowo ocenić kontrahenta.

Na rynku są również podmioty prowadzące listy nierzetelnych przedsiębiorców, zalegających z płatnościami wobec przedsiębiorstw, z którymi współpracują. Po wniesieniu opłaty dostarczają one raport na temat tego, czy potencjalny kontrahent znajduje się na liście nierzetelnych przedsiębiorców.

Informacje o niezaleganiu z podatkami i składkami

Przedsiębiorca może zwrócić się do przyszłego partnera handlowego o przedstawienie zaświadczeń, że należycie spełnia swoje obowiązki wobec urzędów skarbowych oraz ZUS. W tym celu można zażądać przedstawienia zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami lub składkami na ubezpieczenie społeczne. To będzie dodatkową wskazówką pozwalającą właściwie ocenić kondycję finansową potencjalnego kontrahenta.

Można go też poprosić o okazanie listów polecających od przedsiębiorstw, z którymi już wcześniej współpracował i realizował podobne kontrakty (zwracajmy się o to chociażby w zapytaniach ofertowych kierowanych do potencjalnych kontrahentów). Oczywiście otrzymane rekomendacje też warto weryfikować, kontaktując się np. telefonicznie z wystawiającymi je osobami. Sprawdzić przyszłego kontrahenta można również poprzez wyszukanie o nim danych w internecie.

Ostrzeganie w sieci

Dla wielu przedsiębiorców jednym ze źródeł informacji na temat potencjalnych kontrahentów jest internet. Powstaje jednak problem, czy sami przedsiębiorcy mogą swobodnie wymieniać się swoimi doświadczeniami w sieci. Chodzi o umieszczanie tam np. ostrzeżeń o konkretnych firmach, niepłacących za dostarczone towary czy wykonane usługi lub niewywiązujących się z innych zobowiązań.

- Kwestią tą zajmowały się już sądy. Otóż sprawa dotyczyła przedsiębiorcy, o którego zadłużeniu i niewypłacalności były partner biznesowy poinformował na jednym z portali internetowych. Po ukazaniu się tej informacji dłużnik wystąpił z pozwem o naruszenie dóbr osobistych w postaci renomy firmy, twierdząc, że z powodu opublikowania wiadomości o jego problemach finansowych utracił jednego z kooperantów, inni zaś domagali się od niego dodatkowych zabezpieczeń zobowiązań. Spór rozstrzygnął Sąd Apelacyjny w Lublinie, utrzymując w mocy wyrok Sądu Okręgowego w Zamościu (sygn. akt I Ca 114/12) - wyjaśnia Anna Bajerska, radca prawny, partner, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna. Sąd uznał, że z dowodów przedstawionych przez pozwanego, czyli wierzyciela, wynika, iż informacja zamieszczona w internecie była prawdziwa. Przedsiębiorca będący wierzycielem powołał się bowiem na dokumenty w postaci klauzuli wykonalności oraz pisma w postępowaniu egzekucyjnym i jednocześnie podkreślił, że jego działania miały na celu ostrzeżenie potencjalnych kontrahentów przed nawiązaniem współpracy z dłużnikiem, który boryka się z problemami finansowymi.

- W wyroku Sądu Apelacyjnego w Lublinie jednocześnie stwierdzono, że doszło do naruszenia dóbr osobistych zadłużonej firmy. Niemniej jednak działanie wierzyciela nie miało cech bezprawności, ponieważ informacje znajdujące się w internecie były prawdziwe. Do uwzględnienia powództwa konieczne byłoby natomiast łączne spełnienie wszystkich przesłanek naruszenia dóbr osobistych, czyli istnienie dobra osobistego, naruszenie lub zagrożenie naruszeniem tego dobra oraz bezprawność naruszenia lub zagrożenia naruszeniem dobra - mówi mecenas Anna Bajerska.

Zatem wynika z tego, że o ile publicznie podana informacja o nieuczciwości lub złej kondycji finansowej kontrahenta stanowi naruszenie dóbr osobistych tego podmiotu, o tyle wykazanie prawdziwości tych twierdzeń i zasadności poinformowania o nich w konkretnych okolicznościach sprawy może usprawiedliwiać takie działanie, pozwalając uniknąć odpowiedzialności.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186).

Ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447).

Ustawa z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz.U. nr 81, poz. 530).