Jak porzucić rutynę

Stan rynku prawie nigdy nie jest constans. Jego naturą jest płynność, podlega ciągłym zmianom, wciąż pojawiają się na nim nowe szanse oraz czynniki ryzyka. Aby sprostać takiej rzeczywistości firma, musi otwierać się na nowe, pojawiające się możliwości oraz omijać powstające zagrożenia. Jednak wprowadzanie zmian w przedsiębiorstwie nie jest procesem łatwym. - Są jednak pewne reguły, które sprawiają, że ewolucja przebiegnie w sposób niemalże naturalny - mówi Włodzimierz Rosiński, trener z firmy netAkademia.

Opisać sytuację

Proces należy rozpocząć od szczegółowej analizy potrzeb. Konieczność zmian w niemal każdej firmie sprowadza się do pięciu zasadniczych obszarów. Pierwszym jest otoczenie rynkowe. Należy zadać sobie pytanie w jakim stopniu zmieniło się. Ważne jest także wyszczególnienie jego obecnych cech charakterystycznych (np. wejście na rynek nowych podmiotów). Analizie powinny być także poddane szybko zazwyczaj się zmieniające wymagania głównych odbiorców.

Kolejnym obszarem, który wymaga analizy, jest strategia firmy, kluczowym pytaniem: czy wobec zmieniającego się otoczenia rynkowego przyjęty w przeszłości model rozwoju jest nadal aktualny? Strategia zwykle ustalana jest rzadko, na przykład raz do roku, rynek natomiast coraz częściej podlega intensywnej ewolucji i korekty muszą być częstsze.

Człowiek jest ważny

Należy odpowiedzieć na pytanie: czy firma dysponuje odpowiednimi pracownikami, którzy podołają nowym wymaganiom. Nie należy obawiać się zwolnień, przesuwania ludzi, jeśli pozwalają na to ich kompetencje, na nowe stanowiska. To czasem proces bolesny.

Chociaż lęk przed nieznanym jest jednym z najczęściej wymienianych przez pracowników czynników oporu, zmiany nie muszą wcale oznaczać redukcji etatów. Analiza kompetencji pozwoli określić nowe miejsca w firmie, ewentualnie liczbę brakujących etatów czy skalę redukcji zatrudnienia. - W zaskakująco wielu wypadkach okazuje się jednak, że większość pracowników nadal może być użyteczna - twierdzi Rosiński. Należy jednak odrzucić, jak radzą specjaliści, zarówno stawiające interes pracownika na pierwszym miejscu podejście sentymentalne, które może blokować rozwój, jak i traktowanie zatrudnionego jak możliwy do dowolnego przesuwania przedmiot. - Potrzebny jest złoty środek - radzi trener.

Następnie należy przeprowadzić analizę parku technologicznego. Ostatnim elementem jest poddanie badaniu struktury przedsiębiorstwa. Należy zorientować się czy piramida kompetencji i zależności jest efektywna i sprosta nowym wymaganiom. Należy przeanalizować opisy poszczególnych stanowisk pracy, obszary odpowiedzialności konkretnych osób. - Warto zorientować się przy okazji, czy opis obowiązków jest jasny i czytelny dla wszystkich - radzi Rosiński.

Należy też zastanowić się, czy poszczególne jednostki organizacyjne są do odpowiednio zmotywowane do zmian.

Wizja i odpowiedzialność

Sam proces wprowadzania zmian powinien składać się z kilku etapów. Należy szczegółowo określić cel oraz zakres wprowadzanych modyfikacji, zbudować ich przekonującą wizję, a następnie zapoznać z nią pracowników. Bardzo istotne jest zadbanie o pozytywne nastawienie zatrudnionych. - Opór pracowników może być siłą, która uniemożliwi, albo przynajmniej skuteczne osłabi, planowane zmiany - twierdzi trener netAkademii.

W przypadku gdy kompetencje zatrudnionych nie pozwalają na wprowadzenie korzystnych dla firmy procesów, należy zadbać o umożliwienie im poszerzenia umiejętności. - Gwałtowne ruchy, na przykład zwolnienia, mogą prowadzić do utraty kapitału społecznego, nie mniej istotnego elementu sprawnie funkcjonującej firmy jak kapitał finansowy - mówi Rosiński.

Cały proces powinna nadzorować konkretna osoba, na której będzie spoczywała odpowiedzialność za skuteczne jego przeprowadzenie. Wybór zarządzającego powinien być dokonany starannie. Porzucenie generującej straty rutyny to operacja delikatna, wymagająca jednocześnie siły charakteru, odwagi oraz dyplomacji i umiejętności przekonywania. - Zmiany zazwyczaj budzą opór pracowników. Wyznaczona do przeprowadzenia procesu osoba powinna mieć zatem autorytet. Dobrze, gdy postrzegana jest jako budząca zaufanie oraz szczera. Powinna także umieć szybko podejmować decyzje oraz poddawać sytuację realistycznej ocenie - mówi Włodzimierz Rosiński.

@RY1@i02/2012/129/i02.2012.129.13000020e.803.jpg@RY2@

Co powoduje opór pracowników

Aleksandra Kozicka-Puch

mf dgp@infor.pl