Przedsiębiorcy mogą być bardziej konkurencyjni dzięki unijnym pieniądzom

Działanie PO IG 6.1 (Paszport do eksportu) dotyczy projektów mających na celu wejście na nowe rynki i wzmocnienie pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa na rynkach zagranicznych oraz projektów promujących polską markę. Jest ono przeznaczone dla mikro, małych i średnich przedsiębiorców. Nabór wniosków trwa do 22 czerwca. Działanie PO IG 8.2 (Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B) dotyczy przedsięwzięć o charakterze zarówno technicznym (informatycznym), jak i organizacyjnym, które prowadzą do realizacji procesów biznesowych w formie elektronicznej, obejmujących trzy lub więcej przedsiębiorstw. Jest ono przeznaczone dla przedsiębiorców sektora MSP. Nabór wniosków trwa do 7 lipca. Szczegółowe informacje dotyczące tych działań są dostępne na stronie internetowej Państwowej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (www.parp.gov.pl).

Na początku ogólne założenia

Istotną część wniosków o dofinansowanie stanowi tzw. biznesplan oraz harmonogram rzeczowo-finansowy określający terminy i etapy realizacji projektów, przedmiot wykonywanych zakupów oraz wysokość budżetu planowanego do wydania. W momencie składania wniosków o dofinansowanie większość beneficjentów może posłużyć się jedynie ogólnymi założeniami wpisującymi się w cele działania. Natomiast niezmiernie trudno jest przewidzieć dynamikę zmian rynku oraz realiów prowadzonej przez nich działalności w kontekście realizacji często wieloetapowego projektu. Stąd też często zdarzają się sytuacje wymagające dokonania zmian w umowie o dofinansowanie oraz w załączonym do niej, jako element zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie, harmonogramie rzeczowo-finansowym. Trzeba bowiem pamiętać, iż pomiędzy datą złożenia wniosku o dofinansowanie projektu a pozytywną oceną tego wniosku zakończoną podpisaniem umowy mija często nawet kilkanaście miesięcy.

Powyższe zmienne uwarunkowania powodują, że beneficjenci zmuszeni są czasem jeszcze przed rozpoczęciem realizacji projektu, a także w trakcie jego wykonywania do zmian w projekcie.

Rodzaje zmian

Dokumentem, który określa zasady prowadzenia projektu, terminy realizacji poszczególnych etapów, zasady dokonywania zakupów towarów i usług oraz terminy składania wniosku o płatność zaliczek, jest umowa o dofinansowanie.

Może ona zostać zmieniona wyłącznie w sytuacji wystąpienia okoliczności istotnych dla prawidłowej realizacji projektu. Zmiany w treści umowy nie mogą powodować znaczącej modyfikacji projektu w rozumieniu art. 57 rozporządzenia Rady nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 roku.

Konieczność wprowadzenia zmian w umowie może wynikać z inicjatywy beneficjenta projektu lub instytucji wdrażającej, czyli podmiotu odpowiedzialnego za realizację części lub całości priorytetów programu operacyjnego, w ramach którego realizowany jest projekt.

Zmiany w projekcie można zasadniczo podzielić na wymagające aneksowania umowy, co poprzedzone zostaje przejściem długotrwałej ścieżki formalnej, oraz niewymagające aneksu do umowy o dofinansowanie.

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie niezwiązanych z okresem kwalifikowalności wydatków, czyli niedotyczących przesunięcia terminów rozpoczęcia i zakończenia projektu, beneficjent jest zobowiązany w terminie 30 dni od zaistnienia przyczyny dokonania zmiany do złożenia do właściwej instytucji wdrażającej projekt wniosku o zaakceptowanie zmian wraz z przedstawieniem zakresu modyfikacji oraz ich uzasadnienia.

Wniosek o wydłużenie czasu realizacji projektu można złożyć najpóźniej 30 dni przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków. Wniosek o wydłużenie czasu wykonania danego etapu w ramach projektu powinien być złożony najpóźniej 30 dni przed upływem okresu realizacji danego etapu.

Niezłożenie wniosku w terminie lub brak dokonania uzupełnień, o które wystąpiła instytucja wdrażająca, w wymaganym terminie może spowodować odrzucenie wniosku o aneks.

W przypadku zaistnienia okoliczności mogących opóźnić realizację projektu, np. problemu z zakupem usług lub towarów, beneficjent nie później niż 30 dni przed upływem okresu kwalifikowalności wydatków, czyli przed upływem określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym terminów zamknięcia lub rozpoczęcia projektu bądź jego poszczególnych etapów, jest zobowiązany do wystąpienia z pisemnym wnioskiem o wydłużenie okresu realizacji projektu. Wraz z wnioskiem o wydłużenie terminu realizacji projektu beneficjent powinien pisemnie uzasadnić przyczyny niedotrzymania terminu. Należy zwrócić uwagę, że przyczyny te nie muszą mieć obiektywnego charakteru. Warto jednak przedstawić sytuację w taki sposób, aby urzędnik instytucji wdrażającej rozpatrujący wniosek został przekonany, iż przyczyny te były trudne do przewidzenia na etapie wnioskowania o dofinansowanie. [przykład 1]

Załącznikami do wniosku o wyrażenie zgody na zmianę umowy powinny być odpis z KRS, zaktualizowany harmonogram rzeczowo-finansowy, harmonogram płatności, plan finansowy oraz wskaźniki realizacji projektu.

Do modyfikacji, które nie wymagają uzyskania zgody na aneksowanie umowy o dofinansowanie, należą zmiany:

wadresu siedziby beneficjenta,

winnych danych beneficjenta (np. w nazwie, w składzie osobowym organów bądź w strukturze właścicielskiej),

wrachunków bankowych wykorzystywanych do przekazywania środków z dotacji,

wterminów realizacji poszczególnych działań w projekcie, o ile zmiany te pozostają bez wpływu na terminy realizacji projektu,

wharmonogramu płatności, o ile nie powoduje to zmiany wysokości zaliczek dotacji oraz terminów realizacji projektu,

ww zakresie przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem - do 10 proc. wartości kwoty danej kategorii wydatków, z której następuje przesunięcie.

W takim przypadku beneficjent powinien tylko poinformować instytucję wdrażającą na piśmie o zaistniałych zmianach. [przykład 2]

Szczególnym przypadkiem zmian, które mogą dotyczyć beneficjenta, są zmiany formy prawnej. W takim przypadku jest on zobowiązany do niezwłocznego poinformowania instytucji wdrażającej o zamiarze dokonania zmian prawnoorganizacyjnych dotyczących jego statusu, które mogą mieć wpływ na realizację projektu lub osiągnięcie jego celów. Beneficjent powinien poinformować instytucję wdrażającą o zamiarze przekształcenia, a dopiero po uzyskaniu zgody PARP może przeprowadzić taką procedurę. Po formalnym zakończeniu procesu przekształcenia beneficjent zobowiązany jest wystąpić z wnioskiem o aneksowanie umowy.

Kiedy brak akceptacji

Instytucja wdrażająca odrzuci wniosek o przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikującymi się do objęcia wsparciem, jeśli przekraczają 10 proc. wartości kwoty danej kategorii wydatków, z której następuje przesunięcie. Oznacza to, że taką nadwyżkę beneficjent będzie musiał pokryć z własnych środków.

Ponadto instytucja wdrażająca odrzuci wniosek o zmianę dotyczący wprowadzenia do harmonogramu rzeczowo-finansowego nowych pozycji nieuwzględnionych we wniosku o dofinansowanie projektu. W takim przypadku koszty nieprzewidzianych zakupów beneficjent będzie musiał pokryć z własnej kieszeni.

PRZYKŁAD 1

Problem z wyłonieniem wykonawcy

Firma ZETON, realizująca projekt unijny w ramach działania PO IG 8.2., boryka się z trudnościami związanymi z wyłonieniem wykonawcy na projekt aplikacji B2B, z której będzie korzystała do obsługi systemu zamówień podzespołów od swoich dostawców. Na 40 dni przed zakończeniem realizacji etapu, w którym miał zostać wybrany wykonawca, okazało się, iż nie uda się tego dokonać ani podpisać umowy z uwagi na dużą ilość szczegółowych zapytań zgłoszonych do opisu przedmiotu zamówienia przez potencjalnych wykonawców. Firma ZETON stwierdziła, że sytuacja ta uzasadnia złożenie wniosku do instytucji wdrażającej o przesunięcie czynności wyłonienia projektanta systemu B2B i złożyła ten wniosek na 30 dni przed zakończeniem etapu. Instytucja wdrażająca wyraziła zgodę na zmianę w projekcie.

PRZYKŁAD 2

Zmiana w składzie zarządu

Firma ANTUS, realizująca projekt polegający na wdrożeniu Planu Rozwoju Eksportu w ramach Działania PO IG 6.1, zmieniła adres swojej siedziby oraz skład zarządu w związku z zatrudnieniem nowego dyrektora generalnego. Firma przekazała instytucji wdrażającej informacje o zmianach. Ich charakter nie wymagał natomiast podpisania aneksu do umowy o dofinansowanie.

Kamila Grabowska

dgp@infor.pl