Weryfikacja kontrahenta nie musi być kosztowna

Beztroska w zawieraniu umów to prosta droga do kłopotów. Łatwo trafić na kooperanta, który będzie opóźniał płatności za towar lub usługi. A zatory płatnicze to coraz większy problem. Jak wynika z danych wywiadowni gospodarczej Dun & Bradstreet Poland na przestrzeni ostatnich czterech lat zwiększyły się o blisko 60 proc. W tym samym okresie liczba dłużników zwiększyła się o 57 proc. To stawia obecnie nasz kraj na jednym z ostatnich miejsc w Europie pod względem tzw. moralności płatniczej, co powinno skłaniać do coraz większej ostrożności przy dobieraniu partnerów biznesowych.

Monitorowani i sprawdzani powinni być nie tylko nowi kontrahenci, ale nawet firmy, z którymi współpracuje się od dawna. Bo one również są narażone na utratę płynności finansowej. Tymczasem w Polsce z usług wyspecjalizowanych instytucji mogących zweryfikować wiarygodność partnerów korzysta zaledwie kilkadziesiąt tysięcy przedsiębiorców. To zaledwie kilka procent z 1,7 mln wszystkich działających w kraju firm.

Cena bezpieczeństwa

Wiarygodność partnera biznesowego można sprawdzić samodzielnie, żądając od niego zaświadczenia o tym, czy nie zalega z płatnościami w urzędzie skarbowym czy w ZUS. - Można przeprowadzić też wywiad środowiskowy wśród dotychczasowych współpracowników przyszłego kontrahenta. Zapytać, czy reguluje swoje zobowiązania na czas - wyjaśnia Mariusz Hildebrand, prezes zarządu Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor.

Opinii o sprawdzanym podmiocie można też zasięgnąć w stowarzyszeniach branżowych czy izbach handlowych, a nawet w internecie. - Można też zaoszczędzić czas korzystając z usług wyspecjalizowanych instytucji - podkreśla Tomasz Starzyk, ekspert z Dun&Bradstreet. Mogą to być wywiadownie gospodarcze, biura detektywistyczne, rejestry dłużników czy Krajowy Rejestr Sądowy. Często jednak można natknąć się na nieaktualne informacje, bo do rejestrów trafiają zaległości po upływie 60 dni od wszczęcia egzekucji. - Zatem ich opóźnienie w rzeczywistości sięga nawet kilku miesięcy. Może się więc okazać, że weryfikowany podmiot jest już bankrutem - tłumaczy Krzysztof Piłat, ekspert od zarządzania należnościami z Krajowego Rejestru Długów BIG.

Dlatego lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług biur informacji gospodarczej, gdzie znajdują się informacje o zaległościach niezapłaconych w ciągu 60 dni od upływu terminu płatności. By jednak mieć dostęp do danych BIG trzeba podpisać umowę. Zajmuje to kilka minut, wystarczy tylko skontaktować się z konsultantem jednego z biur, którzy od razu przydzieli nam login i hasło do systemu, w którym będziemy mogli weryfikować partnerów biznesowych.

Koszt miesięcznej współpracy z biurem informacji gospodarczej zaczyna się od 200 zł netto. W zamian możemy wpisywać kilka firm na listę dłużników, w przypadku kilku sprawdzić wiarygodność oraz bez ograniczeń stosować tzw. pieczęć prewencyjną. Jest ona dowodem na to, że dana firma współpracuje z BIG i w razie nieuregulowania należności na czas nierzetelny płatnik trafi na listę dłużników.

Można też zamówić raport o przyszłym partnerze w wywiadowi gospodarczej. Mogą one dotyczyć jego aktualnej sytuacji finansowej, jak i stanowić dogłębną analizę oceniającą ryzyko współpracy.

Zamówienie jednego raportu w wywiadowi gospodarczej to wydatek około 200 - 250 zł. Jeśli dane o firmie trzeba ściągnąć z zagranicy, cena ta wzrasta do 300 - 400 zł.

Konieczna dobra umowa

Gdy już sprawdzimy partnera, trzeba podpisać z nim umowę. Wciąż wiele kontraktów realizowanych jest w ramach umów ustnych, w których nie można się w żaden sposób zabezpieczyć. W umowie pisemnej można zamieścić szereg klauzul pozwalających uniknąć zaległości płatniczych. - Można ustalić harmonogram prac i płatności, dzięki czemu rozliczenie za kontrakt będzie następowało etapami, co zapewni wykonawcy stały dopływ gotówki, czy też zabezpieczyć się przed skutkami działania sił wyższych dzięki czemu przedłużenie prac będzie możliwe bez konsekwencji finansowych - tłumaczy Krzysztof Piłat.

W umowach można też stosować zabezpieczenia prawne. Można ustanowić weksel, zablokować środki potrzebne na zapłacenie faktury na rachunku kontrahenta. Dobrym rozwiązaniem jest też przewłaszczenie mienia na zabezpieczenie należności, czy ustanowienie zastawy rejestrowego. - To ostatnie rozwiązanie daje nam gwarancję, że w razie zgłoszenia się wielu dłużników będziemy mogli zaspokoić swoje roszczenia w pierwszej kolejności - dodaje Piłat.

Wreszcie w zawieranej z kontrahentem umowie można umieścić zapis, zgodnie z którym w razie niezapłacenia faktur na czas dane dłużnika zostaną przesłane do biura informacji gospodarczej lub do rejestru dłużników. - Zanim jednak je wyślemy, musimy przesłać listem poleconym pisemne wezwanie do zapłaty - przestrzega Mariusz Hildebrand. Trzeba jeszcze odczekać 30 dni, w czasie których dajemy możliwość wywiązania się z zobowiązania. Koszt wpisania dłużnika do rejestru wynosi około 30 zł.

Ubezpieczenie lub faktoring

Zatorów płatniczych można też uniknąć ubezpieczając należności lub zawierając umowę faktoringu.

- Ubezpieczyć można cały obrót realizowany w kredycie kupieckim, a składka jest naliczana albo od wielkości obrotu, albo od salda należności - wyjaśnia Adam Czerwiński z Coface Poland. Jej wysokość zależna jest od struktury klientów, należności i terminów ich spływu, branży oraz obrotów. Najczęściej składka wynosi od ułamków do 1 proc. ubezpieczanego obrotu.

Koszt usługi faktoringowej to 1,5 - 3 proc. wartości faktury brutto. Należność za dostarczony towar lub usługę faktor może wypłacić nawet w ciągu dwóch dni po wystawieniu faktury, a potem dochodzi pieniędzy od odbiorcy.

Szczegółowo o tego typu usługach bedziemy pisać w kolejnych wydaniach MF.

@RY1@i02/2012/114/i02.2012.114.13000010a.802.jpg@RY2@

Jak są regulowane płatności

Patrycja Otto

patrycja.otto@infor.pl