Rozsądnie zarządzaj czasem, podnieś efektywność pracy

Właściwe zarządzanie czasem jest kluczową umiejętnością, którą muszą opanować osoby kierujące firmą. Szanse, aby sukces osiągnęło przedsiębiorstwo, w którym nie są precyzyjnie formułowane cele, zidentyfikowane i maksymalnie eliminowane pożeracze czasu oraz przeprowadzana systematyczna kontrola są niewielkie. - Czas należy traktować jako jeszcze jedną, niematerialną, ale bardzo konkretną maszynę produkcyjną - mówi Adam Rozłuski, starszy doradca w firmie CoatchingStudio. - Odpowiednio zaprogramowana może przyniesie korzyści. Jeżeli zostanie pozostawiona sama sobie, nie stworzy żadnej wartości dodanej, a nawet wygeneruje straty.

Wyeliminuj pożeracze

Warunkiem wprowadzenia korzystnych zmian w systemie jest określenie czynności, podczas których czas pracy jest tracony. Są to wszystkie zajęcia, które nie służą wytwarzaniu tego, co jest przedmiotem działalności firmy. A jest ich zadziwiająco wiele i dotyczą zarówno pracowników, jak i samego przedsiębiorcy. - To pożeracze czasu, czarne dziury, które niemal każdą organizację mogą jeśli nie doprowadzić do upadku, to przynajmniej wpędzić w poważne kłopoty - mówi Rozłuski.

Jedną z najbardziej szkodliwych w niemal każdej branży jest cyberslacking, czyli wykorzystywanie elektronicznych narzędzi (komputerów, coraz popularniejszych tabletów, komórek) w celach prywatnych. Uprawiający go pracownicy przeglądają i obsługują wiadomości poczty elektronicznej, przeglądają strony internetowe, prowadzą niemające końca konwersacje za pomocą komunikatorów. Z raportu zajmującej się badaniem internetu firmy doradczej Gemius wynika, że do cyberslackingu przyznaje się aż 93 proc. zatrudnionych. Blisko dwie trzecie (74 proc.) nie uważa, by było to naganne. Dla ponad połowy (57 proc.) wędrówki w sieci stanowią przerwę podczas wypełniania obowiązków zawodowych, a jedynie 20 proc. jest zdania, że tego typu zajęcia mogą mieć zły wpływ na jakość wykonywanej pracy.

Ale pożeraczami czasu są także czynności wynikające ze złej organizacji. W firmach, które mają z tym problem, pracownicy nie znają celu ani priorytetów swojej aktywności, wykonują zbyt wiele projektów jednocześnie (czasem je powielając), porzucają rozpoczęte prace, toczą nieproduktywne spory kompetencyjne, walcząc bardziej o swoją pozycję w grupie niż o realizację zadania.

Aktywność mogą także ograniczać prywatne rozmowy telefoniczne, częste przerwy, zbyt długie zebrania, wizyty niezapowiedzianych gości, a nawet banalny bałagan na biurku, w komputerze, zła segregacja dokumentów i hałas, który nie pozwala się skoncentrować. - Określenie wszystkich trawiących firmę miejsc wytracania aktywności pozwoli ściśle określić wroga i rozpocząć przeciwko niemu batalię - mówi Adam Rozłuski.

- Nie warto przy tym toczyć walki na wszystkich frontach jednocześnie. Cele należy eliminować po kolei, na przykład jeden w miesiącu. Cały proces powinien być rozłożony w czasie co najmniej na pół roku. Zbyt duży ciężar nakładanych w jednym momencie ograniczeń doprowadzi bowiem pracowników do frustracji. A ta na wydajność może mieć równie zgubny wpływ co pożeracze.

Oceń efektywność

Istotne we właściwym zarządzaniu czasem jest określenie celu i planowane wykonywanie kolejnych czynności, które do niego zbliżają. Należy przy tym pamiętać, jak twierdzą specjaliści z firmy doradczej netAkademia, o tzw. zasadzie 60/40, zgodnie z którą jedynie 60 proc. obowiązków możemy przewidzieć. Pozostałe 40 proc. jest wynikiem przypadku, wystąpienia wymagających zachowań spontanicznych zdarzeń nieoczekiwanych (w różnych branżach te udziały mogą się nieco różnić).

Przydatna w ocenie efektywności jest również tzw. zasada Pareto. Zakłada ona, że wkładany w pracę wysiłek zazwyczaj nie przekłada się równomiernie na osiągane przez pracownika wyniki. 80 proc. rezultatów wypracowuje, podejmując 20 proc. wysiłku. Odpowiednie moderowanie aktywności pozwala bardziej równomiernie rozkładać siły, a tym samym podnosić wydajność pracy.

Trzecią istotną zasadą jest tzw. reguła Parkinsona. Wzięła się ona z socjologicznej obserwacji, że pracownicy mają tendencję do przedłużania podejmowanych działań. Tak naprawdę bowiem, jak twierdzą specjaliści, prawdziwym wrogiem zatrudnionego nie jest wcale podejmowanie wysiłku. Jest nim pustka, bezczynność i nuda, które w dodatku, będąc w grupie, trzeba kamuflować, podejmując angażujące emocjonalnie działania pozorne. Wykonanie zadania powoduje, że aktywność znajduje swój kres i pracownik staje wobec kłopotliwego pytania: co teraz? - Wysiłek ukrywania bezczynności jest zazwyczaj większy niż ten związany z realizowaniem konkretnego zadania - twierdzi Adam Rozłuski.

- Wiedząc o tym, przedsiębiorca może swobodnie nakładać na pracowników kolejne obowiązki. Tak naprawdę w pracy właśnie kolejnych zadań oni oczekują. Nawet jeśli wielu z nich nie zdaje sobie z tego sprawy.

Wyznacz priorytety

W szczegółowym zarządzaniu czasem bardzo przydatna jest opierająca się na regule Pareto metoda ABC. Polega ona na podziale zadań według stopnia ważności w trzech zasadniczych krokach. Po pierwsze należy stworzyć koniecznie pisemną (słowo pisane ma znacznie większą wagę niż mówione) listę czynności przeznaczonych do wykonania w określonym czasie. Następnie trzeba uporządkować ją według priorytetów (podzielić na przykład na zadania oznaczone jako A, B i C). Przy czym warto pamiętać, jak twierdzą specjaliści z netAkademii, że zadania oznaczone jako A (bardzo ważne, których nie można oddelegować na współpracowników) nie powinny stanowić więcej niż ok. 15 proc. wszystkich działań i odpowiadać za ok. 65 proc. efektów. Ostatnim krokiem jest planowanie każdego kolejnego dnia pracy.

Inną przydatną w skutecznym zarządzaniu czasem metodą jest tzw. matryca Eisenhowera. Według niej wszystkie zadania, zarówno osobiste, jak i te przydzielane pracownikom, powinny być opisane przez dwa kryteria: ważności i pilności. Każde zadanie powinno być przez nie określane w rozmaitych konfiguracjach (ważne i pilne; nieważne; ale pilne; ważne; ale niepilne itd.). Dopiero potem należy przystąpić do działania zakończonego kontrolą rezultatów. Realizację planu, jak radzą eksperci z netAkademii, należy zawsze rozpoczynać od czynności oznaczonych najwyższym priorytetem, pamiętając zawsze o okresowej regeneracji sił (podejmowanie przez jedną osobę zbyt dużej ilości obowiązków jest nieproduktywne).

Właściwe zarządzanie czasem wymaga uwagi. Wysiłek jednak, jak podkreślają specjaliści, powinien opłacić się z nawiązką. Czas to pieniądz.

@RY1@i02/2012/023/i02.2012.023.13000020d.802.jpg@RY2@

Co utrudnia i ułatwia wykonywanie obowiązków

Aleksandra Kozicka-Puch

mf dgp@infor.pl