Koszty przechowywania dokumentów można obniżyć

Dane biznesowe mają ogromną wartość operacyjną, finansową i prawną. Zarządzanie nimi kosztuje firmy coraz więcej - trzeba zapewnić ich bezpieczne przechowywanie, łatwy dostęp do nich, kiedy są potrzebne i usunąć w odpowiednim czasie.

Znalezienie nowych sposobów na ograniczenie kosztów jest największym problemem dla przedsiębiorstwa każdej wielkości, szczególnie w obecnych warunkach gospodarczych. Prawdopodobnie już wypróbowali państwo wiele tradycyjnych metod: zmniejszenie zatrudnienia, zaostrzenie kryteriów akceptacji kosztów podróży, ograniczenie wydatków na programy szkoleniowe. A może została pominięta jedna z najważniejszych metod oszczędności: cięcie ukrytych kosztów zarządzania dokumentami?

Eksperci szacują, że przeciętny pracownik spędza 25 proc. czasu pracy na kopiowaniu, indeksowaniu lub pobieraniu dokumentów. Kiedy proces zarządzania dokumentami szwankuje, koszty rosną: według danych IDC jeden dokument w firmie jest powielany średnio 19 razy; badania KPMG pokazują, że polski biznes zużywa miesięcznie ponad 11 mln ryz papieru A4, czyli 650 kartek na pracownika. Te ukryte koszty operacyjne zaskakują wiele firm, ale pozwalają też na duże oszczędności.

Ile powierzchni biurowej (o wysokich kosztach najmu) przeznaczasz na przechowywanie dokumentów? Gdy spojrzymy na rzeczywiste wykorzystanie każdego metra kwadratowego i związane z tym koszty archiwizowania dokumentów, można się dziwić. Nakłady na sprzęt, taki jak szafki z dokumentami, regały magazynowe i skanery, to kolejne koszty.

Czy na pewno musisz trzymać w biurze każdy dokument? Takie podejście jest nieopłacalne. Jest marnotrawstwem miejsca i wartości, jakie twoje informacje mogą generować, jeżeli będą odpowiednio wykorzystane. Tak jak trzeba określić i potem przechować ważne informacje, tak samo należy postąpić z dokumentami - określić, które nie wymagają archiwizacji i które można zniszczyć.

Jeżeli masz zbyt wiele informacji, to tracisz orientację, co jest ważne i czego użyjesz. Wiele firm stosuje jeden sposób przechowywania całej dokumentacji, a koszty rosną. Taktyką powinno być hierarchiczne podejście do przechowywania danych. Badania pokazują, że 20-30 proc. przechowywanych w biurze dokumentów można uznać za "nieaktywne" i przenieść do zewnętrznych archiwów lub zamienić na formę cyfrową.

Wartość twoich danych biznesowych rośnie, regulacje prawne są coraz bardziej skomplikowane. Podejście "zrobię to sam" w stosunku do danych i dokumentów może stać się nieopłacalne. Poza tym odciąga twój zespół od podstawowych obowiązków. To też niekoniecznie jest temat, w którym twoja firma jest ekspertem i błędy mogą spowodować, że wypadniesz z gry. Z badań przeprowadzonych przez Frost & Sullivan wynika, że organizacje oceniają swoje wysiłki związane z zarządzanie informacją jedynie na poziomie "średnim". Wykwalifikowany dostawca outsourcingowy często może dostarczyć lepszego modelu zarządzania informacjami, a tym samym pomóc Ci obniżyć koszty i zwiększyć bezpieczeństwo.

@RY1@i02/2013/202/i02.2013.202.20000080r.802.jpg@RY2@

Jowita Gdula Key Account Manager Iron Mountain Polska Sp. z o.o.

Jowita Gdula

Key Account Manager Iron Mountain Polska Sp. z o.o.