Optymalizacja i nowoczesność to klucz do sukcesu

Jedną z pierwszych sfer, na którą coraz częściej zwracają uwagę przedsiębiorcy, są koszty związane z wykorzystaniem druku w firmie i instytucji. Według badań mogą one stanowić nawet 3 proc. wszystkich przychodów firmy, a zaoszczędzić na nich można nawet 30-50 proc. tej kwoty.

Jedną ze zmian, którą należy przeprowadzić, jest ujednolicenie i optymalizacja sprzętu. Często oznacza to konieczność przestawienia urządzeń w ramach firmy lub ich wymianę. Warto przy tym pamiętać, by zakup urządzeń poprzedzić odpowiednią, dogłębną analizą, ponieważ tanie w zakupie urządzenia potrafią być niezwykle kosztowne w eksploatacji. Dlatego kupując drukarkę czy urządzenie wielofunkcyjne, warto zwrócić uwagę na całkowity koszt zakupu (ang. Total Cost of Ownership - w skrócie TCO), a nie tylko na cenę samego urządzenia. Bardzo często okazuje się bowiem, że koszty wymiany materiałów eksploatacyjnych, serwisu czy napraw w krótkim czasie przewyższają różnicę pomiędzy cenami zakupu poszczególnych urządzeń. TCO uwzględnia nie tylko cenę drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego, lecz również koszty eksploatacyjne, obsługę serwisową czy np. pobór energii. Warto zwrócić uwagę nie tylko na jej zużycie podczas pracy drukarki, ale także na tryb czuwania czy wybudzania urządzenia. Równie istotne jest wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania i właściwych zasad korzystania z urządzeń.

- W przypadku urządzeń Kyocera nieco wyższa cena zakupu oznacza dużo większą trwałość i żywotność sprzętu. Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne wyposażone jak Kyocera w bęben ceramiczny są zdecydowanie bardziej trwałe oraz wydajne od klasycznych rozwiązań. Co istotne, zalety z zastosowania naszych urządzeń i systemów mogą być wykorzystane także w dużych organizacjach, takich jak urzędy centralne, ZUS czy jednostki samorządu terytorialnego. Od 16 października 2014 r. cena nie jest już jedynym kryterium zakupu w zamówieniach publicznych. Dzięki temu środki wydatkowane z naszych podatków będą mogły być wydatkowane w sposób efektywny, bez narażania podatników na finansowanie drogich w eksploatacji, a tanich w zakupie urządzeń. Dotyczy to wszystkich urzędów, spółek SP i jednostek podlegających ustawie p.z.p., każdej organizacji organizującej przetarg na zakup drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, także z serwisem. Efektem będzie oszczędne dysponowanie podległymi budżetami - mówi Łukasz Rumowski, dyrektor działu rozwoju produktu Arcus S.A.

Coraz więcej polskich przedsiębiorców decyduje się również na zakup specjalistycznego oprogramowania. Pozwala ono lepiej wykorzystać potencjał urządzeń drukujących i usprawnić obieg dokumentów między pracownikami firmy. Z badań Kyocera Document Solutions przeprowadzonych w 2013 roku wśród 750 menedżerów IT w ośmiu krajach Europy wynika, że ponad 89 proc. przedsiębiorców wprowadza lub wkrótce wprowadzi system zarządzania obiegiem dokumentów. Równocześnie 70 proc. ankietowanych jest przekonanych, że system zarządzania dokumentami i ich wydrukiem pozwoli im znacząco zmniejszyć koszty, sprawować lepszą kontrolę nad wydatkami budżetowymi (47 proc.) i w istotny sposób poprawić jakość pracy (52 proc.).

Większość przedsiębiorców nie potrafi oszacować, ile wydają na serwis i utrzymanie urządzeń biurowych. Badania pokazują, że w dużych firmach koszty związane z obiegiem i produkcją dokumentów oraz zarządzaniem nimi wynoszą 5-15 proc. przychodów. Dlaczego więc nie powierzyć tych spraw zewnętrznej firmie, która odda w dzierżawę nowoczesne, ekonomiczne drukarki, kopiarki, niezbędne oprogramowanie, zapewni serwis urządzeń oraz przede wszystkim zagwarantuje stałe, ciągle rosnące oszczędności?

- Arcus jest autorem wielokrotnie nagradzanego (m.in. godłem Teraz Polska) rozwiązania Arcus Kyocera MDS, które umożliwia pełne zarządzanie dokumentami - zarówno w postaci tradycyjnej jak i elektronicznej w firmie o każdej wielkości. Ważną częścią tego rozwiązania są niezwykle wydajne i oszczędne urządzenia Kyocera - podkreśla Michał Czeredy, prezes zarządu Arcus SA.

Według danych firmy badawczej IPSOS już prawie 60 proc. przedsiębiorstw korzysta z usług instytucji zewnętrznych. Najczęściej na tego typu działania decyduje się sektor finansowy (prawie 80 proc.) oraz infrastruktury (67 proc.). Outsourcing (w tym outsourcing druku, dzierżawa kserokopiarek itp.) to zlecenie jakiejś pracy zewnętrznym wykonawcom, którzy wykonają ją lepiej, szybciej i taniej. Plusem tego rozwiązania jest przede wszystkim pewność, że wybranymi sprawami firmy zajmą się specjaliści dysponujący wiedzą i sprzętem, których często przedsiębiorstwa nie mają. Istotnym narzędziem, które pozwala na zapewnienie kompleksowej obsługi w zakresie zarządzania dokumentami elektronicznymi, jest Vario.ONE. System ten umożliwia składowanie dokumentów w postaci elektronicznej, ich katalogowanie, indeksowanie oraz współdzielenie.

Kolejnym obszarem, który przynosi duże oszczędności, są rozwiązania do zarządzania flotą samochodów czy parkiem maszyn, np. oferowane przez Arcus T-matic Systems. Zarządzanie flotą w sposób racjonalny może wygenerować duże oszczędności. W przypadku samochodów osobowych i pojazdów do 3,5 t można mówić o oszczędnościach sięgających 10-20 proc.

Potrzeby przedsiębiorców się zmieniają wraz z rozwojem rynku. W tak dynamicznym środowisku najkorzystniejszą ofertą są firmy outsourcingowe. Tylko one są w stanie przygotować ofertę idealnie dopasowaną do potrzeb indywidualnych klientów, pozwalającą uzyskać im jak największe oszczędności.