Social media zmieniają pracę w korporacjach

Jeszcze w 2010 r. ponad połowa firm blokowała swoim pracownikom dostęp do Facebooka. Wystarczyły cztery lata, by odsetek ten zmniejszyć do 30 proc. A i to nie cała prawda. Jak pokazuje badanie firmy Gartner, część organizacji powoli odblokowuje dostęp dla części departamentów i pracowników. To, co kiedyś kojarzono ze stratą czasu, dziś coraz częściej pomaga korporacjom funkcjonować. Część spółek wręcz zaprzęga social media do pracy, tworząc własne narzędzia do wewnętrznej komunikacji pracowników.

Odpowiednie dopasowanie narzędzi komunikacyjnych to wyzwanie dla firm. Z jednej strony trudności sprawiają kwestie techniczne, czyli stworzenie odpowiednich rozwiązań od strony informatycznej i zapewnienie im przepustowości. Z drugiej - wyzwaniem jest taki projekt narzędzi, by odpowiadały na potrzeby i pracowników, i firmy. To najtrudniejszy element układanki.

Jak dotąd co najpopularniejszą formą komunikacji wewnętrznej jest e-mail. Z analizy "State of the Sector", która przeprowadzana jest corocznie przez firmę Gatehouse, wynika, że e-mail to narzędzie używane w przypadku 90 proc. respondentów. Trudno wyobrazić sobie firmę, w której przełożeni komunikują się z pracownikami bez użycia poczty elektronicznej.

To nie pozostaje jednak bez konsekwencji. Jak podaje McKinsey Global Institute, przeciętny pracownik korporacji co czwartą minutę pracy przeznacza na zarządzanie pocztą elektroniczną. Chodzi o odbieranie i wysyłanie e-maili, a także układanie ich w folderach, nadawanie oznaczeń i priorytetów. A także o kasowanie wiadomości, które trafiają na jego skrzynkę, ale go nie dotyczą. Nic dziwnego, że pracodawcy nie mają więc o e-mailach dobrego zdania. Kiedy ankieterzy Gatehouse pytali o efektywność takiej formy komunikacji, zadowolonych z niej było jedynie 60 proc. szefów firm.

Do wachlarza standardowych narzędzi, poza e-mailem, należą też intranet, e-newslettery czy wideo wysyłane do pracowników. Te formy stosuje blisko dwie trzecie dużych firm. Zdaniem ekspertów ds. HR mają one jednak zasadniczą wadę: pozwalają jedynie na komunikację góra - dół.

Tymczasem w życiu prywatnym pracowników coraz większą rolę odgrywają serwisy, takie jak Facebook, Twitter, LinkedIn, czy nasze rodzime GoldenLine. Pozwalają na tworzenie grup, wymienianie się dokumentami, kontakt w czasie rzeczywistym. Każdy członek społeczności jest jednocześnie jej twórcą. Pracownicy także w firmie zaczynają zwracać uwagę na łatwy i szybki dostęp do kontaktu ze współpracownikami, sprawny przepływ informacji, udział w grupach dyskusyjnych. Ważne staje się to, by całą firmę mieć w jednym miejscu - z korporacyjnego systemu zarządzać wydarzeniami, współdzielić dokumenty i treści.

Ten potencjał mediów społecznościach da się, a być może niebawem trzeba będzie, wykorzystać także w firmie. - Przechodzimy od komunikacji hierarchicznej do horyzontalnej - uważa Rachel Miller, założycielka agencji All Things IC communication. Jej analiza znalazła się w raporcie brytyjskiego Institute of Internal Communication, dotyczącego najnowszych trendów w firmowej komunikacji. - Rola specjalistów od komunikacji w firmie zmieni się z kreatorów na kuratorów treści - dodaje.

Używanie specjalnie stworzonych aplikacji deklaruje dopiero 40 proc. przedsiębiorców. Trzech na czterech jest jednak zadowolonych z tego, jak funkcjonują. Można więc sądzić, że wewnętrzne systemy komunikacji będą w przyszłości jeszcze mocniej się rozwijać. Tym bardziej że zdaniem Miller komunikacja w firmie przestaje być narzędziem, a staje się częścią kultury korporacyjnej.

Zmiany mają też wpływ na sposób postrzegania swojego zawodu. - Praca przestaje być miejscem, do którego chodzisz, a jest zadaniem, które wykonujesz - uważa ekspertka. Wymaga to jednak zmian w podejściu samych menedżerów. Według Gatehouse brak odpowiednich umiejętności u kierowników to jedna z największych przeszkód w rozwoju komunikacji wewnętrznej. Sprawę utrudniają też brak zrozumienia kadry kierowniczej i ograniczone zasoby wewnątrz zespołu. To kolejne wyzwania, z którymi muszą zmierzyć się działy HR.

@RY1@i02/2016/043/i02.2016.043.00000110c.805.jpg@RY2@

shutterstock

Anna Kowalczyk

@RY1@i02/2016/043/i02.2016.043.00000110c.806.jpg@RY2@

@RY1@i02/2016/043/i02.2016.043.00000110c.807.jpg@RY2@

@RY1@i02/2016/043/i02.2016.043.00000110c.808.jpg@RY2@