Wirtualne biuro, czyli jak wynająć dobry adres dla biznesu, najlepiej z dodatkowymi usługami

Czytelnik: Na jakich zasadach funkcjonują wirtualne biura? Na co zwrócić uwagę przy wyborze firmy świadczącej takie usługi?

@RY1@i02/2017/026/i02.2017.026.13000040f.801.jpg@RY2@

Rafał Kucharski TeleSystem

Korzystanie z usług wirtualnego biura pozwala na zlecenie części obowiązków związanych z prowadzeniem biznesu firmie zewnętrznej, dzięki czemu przedsiębiorca może skupić się na bieżącej działalności. Usługa wirtualnego biura to nie tylko adres do celów rejestracyjnych. Biura takie oferują także obsługę sekretarską w zakresie obiegu korespondencji w firmie, np. jej odbieranie, informowanie o pojawieniu się przesyłki z możliwością skanowania i przekazywania jej zgodnie z dyspozycją klienta. Warto już na początku przekazać asystentce szczegółowe wytyczne, jakie dane sekretariat może przekazywać w przypadku wizyty w biurze przyszłych klientów lub urzędników.

Część firm posiada bardziej rozbudowaną ofertę i świadczy usługi również w zakresie pomocy przy rejestracji firmy, może zaoferować wsparcie księgowe, prawne i informatyczne. Dodatkowe usługi to wynajem fizycznie istniejących biur, sali konferencyjnej (z możliwością wynajmu na godziny) czy przechowywanie dokumentacji. Wirtualne biura pełnią także funkcję realnych przedstawicieli swoich klientów, którzy przenieśli część zadań na obsługującą ich firmę, np. reprezentują przedsiębiorcę przed wszelkiego rodzaju urzędami.

Wadą korzystania z tego typu usług jest stereotypowe myślenie potencjalnych klientów/kontrahentów i idące za tym podejrzenia. Zdarzają się sytuacje, że przychodzący przedstawiciel urzędu lub klient/kontrahent, chcąc nawiązać kontakt z daną firmą i zastając wirtualne biuro, a nie osoby reprezentujące daną firmę, odbierają taki stan jako "podejrzany" lub co najmniej negatywnie zaskakujący. Dlatego decydując się na korzystanie z usług wirtualnego biura i jednocześnie prowadząc, np. handel poprzez sklep internetowy, warto uprzedzić swoich klientów, iż wszelki kontakt odbywa się, tylko i wyłącznie, drogą elektroniczną.

E-biuro to rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie potrzebują siedziby i sekretariatu na stałe. Z usług tzw. wirtualnego adresu korzystają firmy handlowe, informatyczne, budowlane i wiele innych. Trudno mówić o typowych klientach.

Przy podpisywaniu umowy należy poprosić o jej wzór i sprawdzić, czy właściciel wirtualnego biura jest również właścicielem lokalu, w którym świadczy usługi. Jeżeli lokal jest wynajmowany, istnieje ryzyko wypowiedzenia umowy przez właściciela, co skutkuje automatycznym wypowiedzeniem umowy podnajmu i może wiązać się z kłopotliwą koniecznością przerejestrowania działalności. Z podobnego powodu nie powinno się kierować, tylko i wyłącznie, ceną za świadczone usługi. Istniały wirtualne biura, które proponowały usługi w bardzo zaniżonych cenach, po czym po kilku miesiącach ich działalność okazywała się nierentowna. W takich przypadkach liczy się opinia innych klientów i staż w prowadzeniu takiej działalności.

Ważny jest również sposób przekazywania korespondencji, informowania o otrzymaniu pism urzędowych czy listów poleconych, aby uniknąć zbędnej zwłoki. Uwaga - wiele wirtualnych firm zastrzega w umowie, że nie odbiera przesyłek wielkogabarytowych.

Pierwsze kroki stawiane przez przyszłych przedsiębiorców są trudne, dlatego wirtualne biuro to rozwiązanie, które już na samym początku pozwoli zmniejszyć koszt wynajęcia biura do minimum. Ceny na rynku wahają się od 50 do 500 zł netto miesięcznie. Z dodatkowymi kosztami należy liczyć się w przypadku chęci skorzystania z salek konferencyjnych czy np. usług księgowości. Cena zależy zarówno od lokalizacji, jak i standardu lokalu. Niektóre firmy wymagają siedziby pod prestiżowym adresem, np. w centrum Warszawy, gdzie ceny są wyższe, a innym potrzebny jest tylko sam adres, aby zarejestrować firmę, nie patrząc na lokalizację, co pozwala na obniżenie wysokości czynszu.

MW