Artykuły autora

W dobie cyfryzacji przedsiębiorcy muszą nie tylko dostosować je do przepisów RODO i regularnie aktualizować, aby sprostać nowym wymogom prawnym oraz technologicznym, lecz także wdrożyć skuteczne procedury dotyczące pracy zdalnej, antymobbingu i zarządzania incydentami. Dobrze opracowane polityki nie tylko minimalizują ryzyko naruszeń i kar finansowych, lecz także wzmacniają zaufanie klientów i pracowników. Podpowiadamy, jak przygotować firmę na potencjalne zagrożenia oraz jakie zasady ochrony danych powinny obowiązywać w organizacji. A jest o co walczyć – w 2024 r. polskie firmy zapłaciły łącznie 13,9 mln zł kar za naruszenie przepisów RODO. Zdecydowaną większość, bo aż 98,7 proc., Urząd Ochrony Danych Osobowych nałożył na przedsiębiorstwa prywatne.

Jakie działania mają być podjęte po przyjęciu zgłoszenia przez upoważnioną do tego osobę lub komórkę organizacyjną? Jak przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i czy można odmówić w jego trakcie zeznań? W jaki sposób prowadzić rejestr zgłoszeń, a jednocześnie nie ujawniać danych osobowych sygnalisty i powiązanych z nim osób? Czy można narzucić sygnaliście, że będzie dokonywał tylko zgłoszeń wewnętrznych, rezygnując z zewnętrznych? 

Już tylko nieco ponad dwa tygodnie zostało do wejścia w życie większości przepisów ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928; dalej: u.o.s.). Od 25 września będą obowiązywać regulacje dotyczące zgłoszeń wewnętrznych, zasad ochrony sygnalistów i procedur wewnętrznych podmiotów prawnych (m.in. spółek, stowarzyszeń, fundacji, ale także spółek publicznych i podmiotów publicznych, które nie są organami władzy). Te podmioty muszą m.in. ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych, wyznaczając osobę lub dział odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń. Mają też obowiązek zapewnić poufność zgłaszającym oraz chronić ich przed działaniami odwetowymi. Dzisiaj oddajemy pierwszą część poradnika, w którym odpowiadamy na ważne pytania dotyczące tego tematu. Podpowiadamy też, jak należy przygotować się do wdrożenia nowych regulacji.

RODO stosujemy już od ponad dwóch lat. W tym okresie na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych (w zakładce „Aktualności”) opublikowano kilkanaście stanowisk dotyczących przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu. UODO w swoich wypowiedziach nie ogranicza się jednak tylko do wykładni przepisów o ochronie danych osobowych. Niejednokrotnie przesądza w dość kategoryczny sposób o istnieniu określonych uprawnień czy obowiązków, które nie znajdują uzasadnienia w prawie pracy. Bywa też, że odmawia pracodawcom prawa do podejmowania określonych działań, np. badania alkomatem, dokonywania pomiaru temperatury przy wejściu na teren zakładu pracy czy wywieszania w zakładzie pracy najlepszych wyników dotyczących wydajności pracy pracowników. Poniższa analiza ukazuje, że – patrząc przez pryzmat specyfiki prawa pracy – UODO w swoich interpretacjach nie musi mieć racji. Konkretne argumenty za tą tezą wskazujemy też w ramach skrótowego omówienia stanowisk organu.

I to na wielu płaszczyznach. A w ramach przygotowania organizacyjnego firmy na tę formę pracy, warto też przeszkolić pracowników tak, by zagwarantować poufność przetwarzanych informacji