Korzyści z aukcji elektronicznej

Zgodnie z art. 1 ust. 7 Dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi, aukcja elektroniczna oznacza powtarzalny proces obejmujący zastosowanie urządzenia elektronicznego do przedstawiania nowych, obniżonych cen lub nowych wartości dotyczących niektórych elementów ofert, realizowanych po przeprowadzeniu wstępnej pełnej oceny ofert i umożliwiający ich kwalifikacje za pomocą metod automatycznej oceny.

Wymierne oszczędności

Procedury aukcji elektronicznej przynoszą korzyści obu stronom procesu udzielenia zamówienia publicznego. Zamawiający mogą uzyskać niższą cenę realizacji zamówienia niż pierwotnie przedstawione w złożonych ofertach przetargowych, wykonawcy zaś mają możliwość, dzięki obniżeniu marży doprowadzić do uzyskania zamówienia.

To nie jedyne zalety związane z przeprowadzeniem aukcji elektronicznej w systemie zamówień publicznych. Do istotnych można zaliczyć również:

● pełną jawność procedur wyboru wykonawcy zamówienia,

● szybkie przeprowadzenie niezbędnych procedur związanych z wyborem wykonawcy,

● ograniczenie zjawisk korupcyjnych,

● zwiększenie konkurencji wśród podmiotów zainteresowanych ubieganiem się o uzyskanie zamówienia publicznego,

● uznanie organizacji za dążącą do aktywnego funkcjonowania w środowisku elektronicznym.

Korzystając z aukcji elektronicznej zamawiający odnosi konkretne korzyści w wymiarze finansowym. W zależności od przedmiotu i wartości zamówienia przeprowadzenie aukcji elektronicznej przynosi średnio kilkanaście procent oszczędności. Przykładowo wskazać można na dane opublikowane przez Urząd Zamówień Publicznych, z których wynika, że z 247 przeprowadzonych aukcji uzyskano oszczędności przekraczające 89 mln zł.

Kiedy stosować

Procedurę aukcji elektronicznej w szczególności warto stosować w przypadku zamówień, których przedmiotem są: dostawy sprzętu komputerowego, kserokopiarek, papieru biurowego, usługi ochrony, sprzątania.

Procedura aukcji elektronicznej może zostać przeprowadzona za pośrednictwem bezpłatnej platformy aukcyjnej udostępnianej na stronie Urzędu Zamówień Publicznych - www.uzp.gov.pl.

Z aukcji elektronicznej można korzystać w przypadku gdy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Oprócz tego wymogu konieczne jest podanie informacji o zamiarze przeprowadzenia aukcji już w ogłoszeniu o wszczęciu procedury udzielenia zamówienia publicznego. Ponadto dla ważności aukcji muszą zostać złożone co najmniej trzy oferty nie podlegające odrzuceniu. Jeżeli wskazany wymóg nie zostanie spełniony postępowanie o zamówienie publiczne jest ważne, nie dochodzi jedynie do przeprowadzenia aukcji elektronicznej - decydujące znaczenie mają wówczas warunki realizacji zamówienia podane w ofercie tradycyjnie złożonej w formie papierowej.

Z aukcji elektronicznej można korzystać bez względu na wartość zamówienia a ograniczenie przedmiotowe dotyczy jedynie zamówień w zakresie działalności twórczej lub naukowej.

Zamawiający podejmując decyzję o przeprowadzeniu aukcji elektronicznej musi w ogłoszeniu o wszczęciu postępowania podać adres strony internetowej, na której będzie prowadzona aukcja. Strona, na której prowadzone są aukcje, co do zasady nie jest stroną zamawiającego. Wynika to z faktu, że aukcja elektroniczna prowadzona jest na specjalnie opracowanej w tym celu tzw. platformie aukcyjnej. System platformy aukcyjnej umożliwia składanie kolejnych ofert (postąpień) w postaci elektronicznej opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Oferty składane przez wykonawców podlegają automatycznej klasyfikacji na podstawie ceny lub również innych mierzalnych kryteriów. Oferta złożona w toku aukcji przestaje wiązać gdy inny wykonawca złożył ofertę korzystniejszą.

W toku aukcji elektronicznej zamawiający na bieżąco przekazuje wszystkim wykonawcom informacje o pozycji złożonych przez nich ofert, liczbie wykonawców biorących udział w aukcji elektronicznej, a także o cenach złożonych ofert, z tym że do momentu zamknięcia aukcji elektronicznej nie ujawnia informacji umożliwiających identyfikację wykonawców.

Bezpośrednio po zamknięciu aukcji elektronicznej zamawiający podaje, pod ustalonym w ogłoszeniu o zamówieniu adresem internetowym, nazwę (firmę) oraz adres wykonawcy, którego ofertę wybrano.

Odpowiedzialność zamawiającego

Warto zaznaczyć, że decydując się na wybór platformy aukcyjnej to zamawiający odpowiada za jej działanie wobec wykonawców ubiegających się o zamówienie publiczne, którzy uczestniczą w aukcji. Potwierdza to np. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 24 czerwca 2010 r. (sygn. akt: KIO 1012/10, 1060/10), w którym Izba stwierdziła, że skutki wadliwego działania platformy, które uniemożliwiają składanie postąpień, obciążają zamawiającego. Zamawiający nie może uchylać się od odpowiedzialności za wybór platformy, która nie umożliwia składania postąpień. W ocenie Izby zamawiający nie ponosi odpowiedzialności w sytuacji gdy brak skuteczności złożenia postąpienia wynika z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Marek Okniński