Dialog techniczny wsparciem w przygotowaniu postępowania

Podstawą udanego postępowania (a definiuję je jako takie, w wyniku którego zamawiający zaspokaja potrzeby w sposób najkorzystniejszy) jest jego dobre przygotowanie. Na to zaś składa się opracowanie przede wszystkim opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków wykonywania zamówienia.

Nowa instytucja kierowana do zamawiających - dialog techniczny - ma służyć właśnie wsparciu ich w przygotowaniu postępowania. Zamawiający, opracowujący warunki postępowania, staje się przecież profesjonalistą, odpowiadając za ich ukształtowanie tak, by jednocześnie stworzyć podstawy dla uczciwej konkurencji i uzyskać najkorzystniejsze ekonomicznie (i nie tylko - w zależności od przyjętych priorytetów) rozwiązanie.

Co to takiego

Dialog techniczny to swego rodzaju przedprocedura, która w zdefiniowanych ramach pozwala na negocjacje z podmiotami prowadzącymi działalność na właściwym rynku, w celu uzyskania od nich informacji pozwalających na podjęcie decyzji: po pierwsze co do przeprowadzenia postępowania, po drugie co do opisania przedmiotu zamówienia i warunków jego wykonania, po trzecie wreszcie co do sposobu przeprowadzenia postępowania (trybu, czasu, kryteriów oceny).

O ile zastosowanie trybów negocjacyjnych, które w dużej mierze pozwalają na osiągnięcie podobnego efektu w zakresie doprecyzowania opisu przedmiotu zamówienia i warunków jego wykonania, obwarowane jest wymogiem zajścia pewnych okoliczności, a wprowadzane w toku postępowania zmiany mają określone normatywnie granice, o tyle przy dialogu technicznym takich ograniczeń brak. Jako rodzaj procesu poprzedzającego postępowanie (a więc przed zobowiązaniem zamawiającego do postępowania określonego przepisami i warunkami zawartymi w dokumentacji) pozwala na uzyskanie informacji i skorzystanie z nich również z taki sposób, że zamawiający od zamiaru przeprowadzenia postępowania odstąpi. Ten przypadek jednak będzie zachodził rzadko - celem instytucji dialogu jest przecież umożliwienie oficjalnego uzyskiwania informacji do przeprowadzenia postępowania niezbędnych.

Kiedy wolno

Zgodnie z przepisami zamawiający może zwrócić się o doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określenia warunków umowy przed wszczęciem postępowania. Tym samym dopuszczalne jest przeprowadzenie swego rodzaju negocjacji co do możliwych rozwiązań zaspokajających zdefiniowaną potrzebę zamawiającego.

Wydaje się, że dialog techniczny będzie instrumentem do wykorzystania w przypadku zamówień nietypowych, skomplikowanych ze względu na przedmiot czy skalę. Zaznaczyć przy tym należy, że ustawodawca nie stawia tu żadnych formalnych ograniczeń. Możliwe więc będzie zastosowanie dialogu technicznego nie tylko w przypadku, gdy dane zamówienie obiektywnie jest trudne do opisania i udzielenia, ale również gdy konkretny zamawiający po raz pierwszy z takim zamówieniem się mierzy.

Równouprawnienie

Od strony formalnej wszczęcie dialogu technicznego wymaga zamieszczenia informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu i jego przedmiocie na własnej stronie internetowej. Spełnienie tego wymogu nie wyklucza przesłania zawiadomień o chęci przeprowadzenia dialogu zidentyfikowanym przez zamawiającego wykonawcom. Należy przy tym pamiętać, że art. 31a ust. 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm., dalej: p.z.p.) wymaga dialogu zapewniającego zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań. Oznacza to, że nie jest uprawniony dialog jedynie z wcześniej wybranymi wykonawcami w sytuacji, gdy w odpowiedzi na ogłoszenie na stronie internetowej zgłosi się kolejny zainteresowany. Równe traktowanie podmiotów wymaga zebrania informacji od wszystkich, którzy nimi dysponują i skłonni są do ich ujawnienia.

Jak to zrobić

Oprócz obu wymienionych zasad ustawa nie precyzuje sposobu prowadzenia dialogu technicznego. Możliwy jest on więc w każdej formie - spotkań, telekonferencji, rozmów telefonicznych czy wymiany pism, prezentacji itp. Nie określa również terminów prowadzenia tej procedury ani innych warunków. Zamawiającemu wolno zatem samodzielnie określić formę i sposób przekazywania informacji w toku dialogu technicznego, dostosowując ją do możliwości własnych i podmiotów biorących w nim udział. Bazując na własnych doświadczeniach w negocjacjach tego typu, wyrażam przekonanie, że dla uzyskania efektu niezbędne jest dobre przygotowanie zamawiającego do takiego dialogu. Chodzi przede wszystkim o próbę określenia potrzeb, jakie mają być zaspokojone przez przeprowadzenie postępowania, zebranie informacji o stanie istniejącym, sprecyzowanie celów do osiągnięcia. Te elementy pomogą wykonawcom w przedstawieniu rozwiązań nadających się do wykorzystania, ukierunkują rozmowy i pozwolą na uzyskanie możliwe dużej ilości uporządkowanych informacji nadających się do wykorzystania przy przygotowaniu dokumentacji przyszłego postępowania. Wskazane jest także, aby w zespole zamawiającego znalazły się osoby, które będą w stanie prowadzić merytoryczną dyskusję z wykonawcami oraz oceniać poszczególne rozwiązania. Takie przygotowanie dialogu technicznego pozwala na wykorzystanie tej instytucji zgodnie z jej celem.

Przeprowadzenie dialogu nie zwalnia z obowiązku przygotowania postępowania w sposób zapewniający uczciwą konkurencję i równe traktowanie wykonawców. Nie jest więc dopuszczalne - po dialogu technicznym - wskazanie rozwiązań oferowanych przez jednego z wykonawców bezpodstawnie lub dopuszczenia rozwiązań równoważnych. Stąd istotne jest zapewnienie przez zamawiającego zdolności oceny oferowanych rozwiązań, ich wyboru, porównania, twórczego opracowania - tak aby opracować dokumentację postępowania z poszanowaniem zasad udzielania zamówień.

Ważne dokumenty

Zastosowanie dialogu technicznego wiąże się również z obowiązkami w zakresie dokumentowania postępowania. W ogłoszeniu o zamówieniu wszczynającym postępowanie, do którego przygotowania wykorzystano dialog techniczny, niezbędne będzie umieszczenie informacji o tym fakcie. Ponadto w protokole postępowania o udzielenie zamówienia powinna znaleźć się informacja o podmiotach biorących udział w dialogu, jak również o wpływie dialogu na opis przedmiotu zamówienia, specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz warunki umowy. Jako że protokół postepowania zamawiający prowadzi sukcesywnie, a dialog techniczny ma miejsce przed wszczęciem postępowania, to informacje te będą dostępne dla zainteresowanych od wszczęcia postępowania. Owe informacje bez wątpienia będą mogły służyć weryfikacji, czy dialog, a w konsekwencji postępowanie jest prowadzone z zachowaniem ustawowych zasad.

Zachęt nie ma

Ustawa nie przewiduje specjalnych zachęt dla wykonawców do wzięcia udziału w dialogu, zakładając zapewne, że sama szansa prezentacji własnych rozwiązań jest wystarczająca. Jednocześnie zadbano o to, by wykonawcy nie byli karani za chęć doradzenia zamawiającemu wykluczeniem z postępowania ze względu na udział w jego przygotowaniu. Zmieniony art. 24 ust 2 pkt 1 p.z.p. precyzuje, że udział w dialogu technicznym nie stanowi przesłanki do wykluczenia wykonawcy z postępowania.

Wprowadzenie dialogu technicznego to więc nic innego jak usankcjonowanie możliwości kontaktowania się zamawiających z potencjalnymi wykonawcami w celu przygotowania postępowania. Wprowadzenie regulacji zapewniających zainteresowanym dostęp do procedury, a następnie do informacji o jej przeprowadzeniu, zapewnia przejrzystość postępowania.

@RY1@i02/2013/025/i02.2013.025.2150004aa.802.jpg@RY2@

Małgorzata Stachowiak, Grupa Doradcza Sienna

Małgorzata Stachowiak

Grupa Doradcza Sienna