Skan pełnomocnictwa z e-podpisem należy uznać w przetargu

To kolejny problem związany z elektronizacją zamówień publicznych. Przypomnijmy – przetargi powyżej progów unijnych od ponad pół roku muszą być prowadzone w internecie. Przez długi czas kontrowersje wywoływała forma przesłanej oferty. Wielu wykonawców przygotowuje je bowiem najpierw na papierze, potem skanuje, a plik opatruje e-podpisem. Budziło to zastrzeżenia zarówno zamawiających, jak i części składów orzekających Krajowej Izby Odwoławczej. Dziś przeważają już wyroki, w których skan jest uznawany za ofertę sporządzoną w formie elektronicznej.

Podobne kontrowersje wzbudziło niedawno pełnomocnictwo do złożenia oferty, udzielone w zorganizowanym przez Komendę Główną Policji przetargu na zakup serwera i oprogramowania do analizy danych. Sporządzono je pierwotnie w wersji pisemnej (podpisanej odręcznie przez członków zarządu), a następnie zeskanowano do pliku. Plik ten został opatrzony najpierw kwalifikowanym podpisem elektronicznym prezesa zarządu, a następnego dnia (już jako osobny plik) przez innego członka zarządu. Nie było wątpliwości, że ta dwuosobowa reprezentacja spółki miała uprawnienia do umocowania wyznaczonej oceny do złożenia oferty. Zamawiający uznał jednak, że ze względu na sporządzenie pełnomocnictwa pierwotnie w formie pisemnej, przekazany mu plik jest jedynie jego elektroniczną kopią. To zaś, jego zdaniem, oznaczało, że osoba, która złożyła ofertę, nie była do tego prawidłowo umocowana.