Zakup oprogramowania komputerowego dla administracji publicznej – zadanie z przeszkodami, ale do wykonania

Jedną z fundamentalnych zasad systemu zamówień publicznych jest konkurencyjność, która jest wyrażona w szczególności w przepisach dotyczących opisywania przedmiotu zamówienia. A ponieważ wykluczają one preferowanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) konkretnego produktu, powstaje trudne pytanie, w jaki sposób jednostka samorządu terytorialnego lub administracji, która chce kupić nowe oprogramowanie albo dokonać upgrade’u (czyli ulepszenia) już posiadanego rozwiązania, np. Oracle, SAP czy Microsoft, ma opisać przedmiot zamówienia. Przy czym celowo posługujemy się konkretnymi nazwami producentów, ponieważ zamawiający właśnie z takim wyzwaniem się mierzą: jak ma np. kupić upgrade Oracle’a, a nie rozszerzenia abstrakcyjnego rozwiązania informatycznego. Oczywiście zawsze można powiedzieć, że zgodnie z zasadą konkurencyjności należy pomyśleć, czy przypadkiem zamiast rozwijać istniejące rozwiązanie, nie lepiej byłoby kupić nowe. Tu jednak zasada konkurencyjności spotyka się często z zasadą efektywności ekonomicznej, bowiem wdrożenie – zwłaszcza dużego i skomplikowanego rozwiązania informatycznego w organizacji – jest zawsze sporym wyzwaniem i wiąże się z poważnymi kosztami zarówno czysto finansowymi, jak i organizacyjnymi. Trwa też zazwyczaj od kilku miesięcy do nawet kilku lat i na pewno nie jest procesem, który odpowiedzialna jednostka chciałaby powtarzać co cztery lata. Stąd chęć nabycia konkretnego rozwiązania może więc być w pełni uzasadniona.