Jak prawidłowo udzielać wyjaśnień do specyfikacji istotnych warunków zamówienia

,

radca prawny. Specjalizuje się w prawie zamówień publicznych oraz prawie gospodarczym. Jego doświadczenie obejmuje m.in. doradztwo w projektach związanych z przygotowywaniem i realizacją inwestycji infrastrukturalnych, głównie w obszarze infrastruktury drogowej, kolejowej i sportowej

Zgodnie z art. 38 ust. 1 prawa zamówień publicznych (p.z.p.) wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Poza trzema wyjątkami, zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie. Zgodnie z art. 38 ust. 2 p.z.p. następuje to poprzez przekazanie treści zapytań wraz z wyjaśnieniami tym wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia. Jeżeli jednak specyfikacja została udostępniona na stronie internetowej, to zamawiający zamieszcza treść zapytań wraz z wyjaśnieniami na tej stronie. Zamawiający mają przy tym bezwzględny obowiązek zachowania w tajemnicy źródła zapytania.

Wyjaśnianie specyfikacji powinno stanowić proces zorganizowany. Można w tym celu wyznaczyć koordynatora, najlepiej spośród osób zorientowanych zarówno co do treści prawa zamówień publicznych, jak i co do gospodarczego celu danego zamówienia. Wstępna kwalifikacja obejmuje zestaw trzech czynności zamawiającego. Zalicza się do nich: ocenę żądania wykonawcy, ustalenie terminu udzielenia odpowiedzi, przekazanie pytań komórkom merytorycznym.

Zgodnie z art. 38 ust. 1 p.z.p., wniosek wykonawcy powinien zmierzać do wyjaśnienia treści specyfikacji. Zauważmy jednak, że przepis ten nie nakazuje odpowiadać na każde pytanie wykonawcy, ale tylko na takie pytanie, które jest ukierunkowane na treść specyfikacji. W przepisie tym chodzi bowiem o wyjaśnienia treści specyfikacji, a nie o zadanie jakiegokolwiek pytania związanego z przedmiotem zamówienia. Prawidłowo sformułowane żądanie wykonawcy powinno więc zmierzać do uczynienia treści specyfikacji zrozumiałą, usunięcia wątpliwości z niej wynikających. Zamawiający nie mają obowiązku odpowiadać na pytania, które treści specyfikacji nie dotyczą. Do tej grupy pytań możemy zaliczyć np. wyjaśnienie powodów zakreślenia takich, a nie innych warunków udziału w postępowaniu, postulaty o wykładnię obowiązujących przepisów prawa, prośby o podanie prognoz co do stanowiska zamawiającego w hipotetycznych stanach faktycznych, które mają wystąpić po zawarciu umowy. W rezultacie, jeżeli żądanie nie odnosi się do wyjaśnienia treści specyfikacji, zamawiający jest uprawniony odpowiedzieć np., że pytanie nie dotyczy treści specyfikacji. W wielu przypadkach pozwala to na znaczne ograniczenie liczby pytań, na które należy udzielić odpowiedzi i zapobiec wykorzystywaniu zadawania pytań do przeciągania postępowania.

Zamawiający w pierwszej kolejności powinien określić termin wpływu żądania wyjaśnienia specyfikacji. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie udzielić wyjaśnień, chyba że prośba o wyjaśnienie treści specyfikacji wpłynęła do zamawiającego na mniej niż sześć dni przed terminem składania ofert, a w przypadku przetargu ograniczonego oraz negocjacji z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia – na mniej niż cztery dni przed terminem składania ofert.

Następnie zamawiający powinien ustalić zbiorczą numerację pytań (np. chronologicznie według wpływu z danego dnia) oraz rozdziału pytań do komórek merytorycznych. Warto przy tym poinformować te ostatnie o terminie, do kiedy merytoryczne wyjaśnienia powinny być przygotowane. Jak wskazuje orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, wyjaśnienia treści specyfikacji stanowią autentyczną, oficjalną interpretację postanowień specyfikacji. Z tego powodu uporządkowanie pytań, a co za tym idzie, prawidłowa numeracja odpowiedzi mają istotne znaczenie z punktu widzenia spójności specyfikacji. Omyłka w tym zakresie może skutkować – zamiast wyjaśnieniem – zagmatwaniem jej treści. Po przekazaniu zapytań komórkom merytorycznym powinno nastąpić opracowywanie wyjaśnień.

Procedura udzielania wyjaśnień wykonawcom nie zawsze prowadzi do konieczności zmiany treści specyfikacji. Jednak czasami pytania zadane przez wykonawców unaoczniają zamawiającemu braki przygotowanej przezeń specyfikacji. Może to dotyczyć np. zbyt wygórowanych warunków udziału w postępowaniu, które eliminują wielu wykonawców lub nieścisłości, które nie dadzą się jednoznacznie rozstrzygnąć w drodze odpowiedzi na zadawane pytania.

Konsekwencje zmiany specyfikacji można podzielić na dwie grupy. Pierwsza grupa dotyczy sytuacji, gdy zmiana specyfikacji prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego. Wówczas zmiana specyfikacji wymaga publikacji kolejnego ogłoszenia, przy czym publikacja zmienionego ogłoszenia zawsze jest równoznaczna z przedłużeniem terminu składania ofert o minimum 22 dni, jeśli ogłoszenie ukazało się w Dzienniku Urzędowym UE, a zmiany są istotne (w każdym przypadku istotne będą zmiany dotyczące określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania). Jeśli zmiany nie są istotne, zmiana terminu składania ofert zależy od tego, czy w ocenie zamawiającego konieczne jest udzielenie wykonawcom dodatkowego czasu na dokonanie zmian w przygotowywanych ofertach.

Druga grupa to sytuacje, gdy zmieniane są elementy specyfikacji, które nie pojawiają się w ogłoszeniu – wówczas zamawiający przekazuje jedynie zmienioną specyfikację wszystkim wykonawcom, którym przekazano poprzednią wersję, oraz udostępnia ją na stronie internetowej, o ile była tam publikowana. Termin składania oferty zmienia się, jeśli zamawiający uzna, że dla wykonawców konieczny jest dodatkowy czas na uwzględnienie zmian w ofertach.

Wyjaśnienia adresowane być powinny do wszystkich wykonawców i nie ujawniać pytającego. Warto zadbać zwłaszcza, aby w przypadku zamieszczania wyjaśnień na stronie internetowej nazwa pliku nie zawierała nazwy pytającego wykonawcy.

Jeśli na dane pytanie została już udzielona wcześniej odpowiedź, warto wskazać numer odpowiedzi i daty jej udzielenia. Nie zaszkodzi też przywołać tę odpowiedź. O ile problemem zamawiających bywa nadmiar pytań, problemem wykonawców jest nadmiar odpowiedzi, które są udzielane wieloma pismami. Jest zatem w interesie zamawiającego wprowadzić porządek w odpowiedzi na pytania, gdyż zaowocuje to mniejszą liczbą uzupełnień i wyjaśnień w toku postępowania.

Procedura udzielania odpowiedzi może być dość łatwo opisana w formie algorytmu lub schematu, co porządkuje prace zamawiającego i istotnie ułatwia właściwe zarządzanie procesem udzielania wyjaśnień. Można także pokusić się o przygotowanie narzędzi informatycznych (bazy danych lub arkusza kalkulacyjnego), które pozwolą na sprawne przetwarzanie nawet setek pytań.