Odpis z rejestru handlowego dostępny w formie elektronicznej

Przetargi organizowane w Polsce cieszą się od lat dużym zainteresowaniem niemieckich firm. Poniżej przedstawiamy dokumenty, które należy dołączyć do wniosku lub oferty składanej przez podmioty z Niemiec.

Rejestr handlowy

Instytucją właściwą do wydania dokumentu potwierdzającego m.in. formę prawną działania przedsiębiorcy i sposób jego reprezentacji jest sąd rejonowy właściwy dla jego siedziby (niem. Amtsgericht). Sądy prowadzą rejestr handlowy i wydają trzy rodzaje odpisów: aktualny, chronologiczny i historyczny. Odpisy te wydawane są zarówno w formie zwykłej, jak i uwierzytelnionej. Znacznym ułatwieniem dla podmiotów ubiegających się o odpis zwykły z rejestru handlowego jest możliwość jego pozyskania drogą elektroniczną. Wystarczy zarejestrować się na portalu landów (niem. Gemeinsames Registerportal der Länder).

Okres ważności odpisu z rejestru handlowego nie jest ograniczony przez żaden ustawowy termin ani przez datę umieszczoną na odpisie. Tym niemniej z reguły władze niemieckie akceptują taki odpis, który został wydany nie wcześniej niż przed sześcioma tygodniami od daty jego przedłożenia.

Upadłość, likwidacja

Prawo niemieckie przewiduje instytucję upadłości zarówno w odniesieniu do osób prawnych, przedsiębiorców nieposiadających osobowości prawnej, jak i do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Likwidacja nie dotyczy osób fizycznych. Dokumentem wskazującym, że wykonawca znajduje się w trakcie postępowania upadłościowego, jest stosowne orzeczenie właściwego sądu upadłościowego. Nadto informację o otwarciu postępowania upadłościowego oraz informację, że spółka znajduje się w stanie likwidacji, ujawnia się w rejestrze handlowym.

Ogłoszenie upadłości ma formę postanowienia wydawanego przez sąd upadłościowy. W praktyce wszystkie orzeczenia sądu upadłościowego odnoszące się do upadłości (w tym ogłoszenie upadłości) są zamieszczane na oficjalnej stronie internetowej ogłoszeń dotyczących upadłości. Wydruk ze strony internetowej nie jest jednak wiążącym dokumentem, a informacje się tam znajdujące są zamieszczane bez gwarancji ich prawidłowości.

Zaświadczenie o podatkach

Właściwym w Niemczech organem do wydania zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem podatków i innych opłat publicznych, albo stwierdzającego, że wykonawca uzyskał zwolnienie, odroczenie czy rozłożenie na raty zaległych płatności, jest urząd skarbowy właściwy dla miejsca zarządu (kierownictwa) lub siedziby danego podmiotu. Dodatkowo, w odniesieniu do niemieckiego podatku od prowadzonej działalności gospodarczej (niem. Gewerbesteuer), organem właściwym do wydania zaświadczenia są lokalne władze komunalne. Zaświadczenia podatkowe są ważne tylko w obszarze kompetencji danego urzędu. Zaświadczenia te nie posiadają jednolitej formy prawnej i mogą różnić się w zależności od kraju związkowego (landu), w którym są wystawiane. W prawie niemieckim nie występują żadne ograniczenia co do częstotliwości ubiegania się o takie zaświadczenie. Podmiot może występować o nie w każdym czasie.

W Niemczech ubezpieczenie społeczne obejmuje ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne, na wypadek bezrobocia, opiekuńcze i wypadkowe. Istotne znaczenie odgrywa tu fakt, że ubezpieczenie zdrowotne stanowi integralną część ubezpieczenia społecznego. Ustawowemu ubezpieczeniu podlegają co do zasady ci zatrudnieni, którzy pozostają w stosunku pracy i wykonują pracę inną niż niezależna.

Składki na ubezpieczenie

Wykonawca, chcąc wykazać brak zaległości w uiszczaniu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, powinien więc zadbać o stosowne zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami. Wydawane jest ono przez kasę (kasy) chorych. Dodatkowo, w odniesieniu do składek na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, zaświadczenia takie wydają organizacje branżowe, tzw. Berufsgenossenschaften.

Niemieckie prawo nie przewiduje instytucji, która prowadziłaby rejestr nierzetelnych wykonawców. Nie istnieje też jeden centralny organ, który wydawałby zakaz ubiegania się o zamówienie. W niektórych landach niemieckich, np. w Berlinie, Nadrenii-Północnej Westfalii, Bawarii czy Dolnej Saksonii, prowadzone są rejestry skorumpowanych przedsiębiorców. Ciekawy wydaje się jednak fakt, że nawet ujawniony w nich zakaz ubiegania się o zamówienie jest wiążący wyłącznie dla zamawiającego, który taki zakaz wydał i/lub władz tego landu. Wykonawca niemiecki ubiegający się o zamówienie publiczne w Polsce powinien więc złożyć stosowne oświadczenie (np. przed notariuszem) dotyczące braku zakazu ubiegania się o udzielenie zamówienia.

Informacja o niekaralności

Podstawowym dokumentem zaświadczającym o niekaralności osoby fizycznej jest w Niemczech tzw. Führungszeugnis. zaświadczenie to wydaje niemiecki federalny urząd sprawiedliwości, który prowadzi rejestr karny. Zaświadczenie o niekaralności zawiera informacje o czynach, za które osoba ta została skazana co do zasady na co najmniej 90 stawek dziennych grzywny. W przypadku gdy o takie zaświadczenie ubiegają się władze niemieckie, ujawnia się w nim także drobniejsze przestępstwa. Niemiecki federalny urząd sprawiedliwości prowadzi też rejestr przestępstw handlowych i przemysłowych (niem. Gewerbezentralregister). Celem uzyskania pełnych informacji w zakresie karalności osoby fizycznej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wskazane jest uzyskanie, oprócz zaświadczenia o niekaralności, także wypisu z Gewerbezentralregister. Zawiera on m.in. informacje o przestępstwach wyzyskiwania zagranicznych pracowników lub zatrudniania więcej niż pięciu pracowników bez zezwolenia na pracę czy też naruszeń przeciwko obowiązkom pracodawcy w zakresie ubezpieczenia społecznego. Zaznaczyć jednak należy, że reforma prawa niemieckiego z 2007 roku wywołała pewne wątpliwości co do tego, czy dalej możliwe jest żądanie od wykonawców wypisu z tego rejestru.