Umowa o współpracy w realizacji zamówienia publicznego

Zamawiający w przypadku gdy wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza równowartości 14 tys. euro może zawrzeć umowę, na podstawie której wykonawca zobowiązuje się do udzielenia specjalnych warunków realizacji zamówienia w sytuacji gdy dojdzie do złożenia konkretnego zlecenia. Tego rodzaju umowa (tzw. umowa o współpracy lub umowa ramowa) może zostać zawarta np. w przypadku usług cateringowych, restauracyjnych czy publikacji ogłoszeń prasowych.

W przypadku gdy wartość udzielanego zamówienia w okresie styczeń - grudzień nie przekracza równowartości 14 tys. euro przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie mają zastosowania (art. 4 pkt. 8 wskazanej ustawy). W konsekwencji, wyboru wykonawcy zamówienia publicznego zamawiający dokonuje w oparciu o własne procedury zakupowe wprowadzone najczęściej w formie decyzji lub zarządzenia wydanego przez kierownika zamawiającego.

W większości przypadków obowiązujące regulaminy udzielania zamówień o wartości do 14 tys. euro przewidują dokonanie wyboru wykonawcy do zrealizowania konkretnej dostawy, usługi czy też roboty budowlanej.

Tymczasem nie ma przeciwwskazań formalno - prawnych aby zamawiający dokonał wyboru wykonawcy (a wręcz wykonawców) z którymi zawrze tzw. umowy o współpracy (w przypadku zamówień powyżej 14 tys. euro odpowiednikiem umowy o współpracy jest umowa ramowa).

Decydując się na zawarcie umowy o współpracy zamawiający powinien (podobnie jak w przypadku standardowego wyboru wykonawcy zamówienia o wartości do 14 tys. euro) skierować zapytanie do potencjalnych wykonawców czy są zainteresowani zawarciem takiej umowy a jeżeli tak to na jakich warunkach.

Ponieważ w przypadku zawierania umów o współpracy zamawiający może zawrzeć ich na ten sam przedmiot kilka, każda z innym wykonawcą, to od zamawiającego zależy, które z otrzymanych w odpowiedzi na wysłane zapytanie propozycji warunków realizacji umowy o współpracy uzna za korzystne i z iloma wykonawcami podpisze takie umowy.

Warunki umowy o współpracy powinny precyzować w szczególności:

n przedmiot umowy (np. poprzez podanie maksymalnych ilości świadczenia objętego umową, wymagane parametry, kryteria jakościowe itp.),

n czas trwania umowy (optymalny wydaje się okres 12 miesięcy),

n procedury składania kolejnych zleceń (np. czas oczekiwania na realizację zamówienia, możliwość składania kolejnych zamówień telefonicznie, czas oczekiwania na realizację poszczególnych zamówień itp.),

n zasady ustalania ceny realizacji poszczególnych zamówień (np. w formie stałych cen, rabatu od aktualnej ceny),

n zasady rozliczania należności (np. zbiorcze płatności w okresach miesięcznych).

Umowy o współpracy nie muszą mieć charakteru wyłącznego tzn. zamawiający zawierając umowę o współpracy nie powinien na jej podstawie zgadzać się na obligatoryjne dokonywanie zamówień cząstkowych jedynie od wykonawcy, z którym ma zawartą umowę.

Umowa o współpracy powinna mieć charakter otwarty - wyrażający się wolą współpracy na preferencyjnych warunkach ale bez obowiązkowego jej wykorzystywania.

W praktyce rynku komercyjnego na którym funkcjonują podmioty nie zobowiązane do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, umowy ramowe są powszechnie stosowane w procedurach zakupowych. Szereg firm posiada wzory takich umów, które zawiera ze swoimi potencjalnymi dostawcami czy wykonawcami.

Przykładowo Biuro Reklamy Infor Biznes sp. z o.o. proponuje swoim klientom zainteresowanym zamieszczeniem ogłoszeń prasowych w Dzienniku Gazeta Prawna zawarcie umowy o współpracę, która określa stałe preferencyjne warunki publikacji ogłoszeń prasowych.

Zamawiający zawierając taką umowę nie musi już każdorazowo udowadniać racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych ponieważ uprzednio przeprowadzona procedura negocjacji warunków umowy o współpracy jest w świetle obowiązujących przepisów prawa wystarczająca.

Zawierając umowę o współpracy (która nie zobowiązuje do publikacji ogłoszeń a jedynie ustala ogólne warunki ich publikacji) zainteresowany podmiot uzyskuje od Infor Biznes sp. z o.o. korzystne warunki współpracy znacznie usprawniające procedurę zamawiania ogłoszeń. Zawarcie umowy o współpracy poza obniżeniem ceny realizacji poszczególnych publikacji ogłoszeń umożliwia zamawiającemu również usprawnienie procesu składania zamówień na kolejne publikacje, rozliczanie należnych płatności po emisji ogłoszenia bez potrzeby wpłacania zaliczki, brak przedpłat z tytułu rezerwacji powierzchni reklamowych, ustalenie stałych cen w okresie trwania umowy, umożliwienie wskazania miejsca publikacji ogłoszenia bez dodatkowych opłat, dedykowanie pracownika ze strony wydawcy do współpracy z zamawiającym ogłoszenia.

Jak wskazuje dotychczasowa praktyka zamawiający, którzy zawarli umowy o współpracy o wartości do 14 tys. euro po okresie ich obowiązywania podpisują kolejne takie umowy dostrzegając ich korzyści zarówno w obszarze finansowym jak i uproszenia procedur formalno - prawnych.

Marek Okniński

W Biurze Reklamy Dziennika Gazety Prawnej bliższych informacji na ten temat udzielają pracownicy zespołu, którym kieruje Beata Witkowska: tel. (22) 530-43-94.