Zawieranie umów ramowych na publikację ogłoszeń prasowych

Możliwość ta wynika z art. 99 ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP). Zawarcie umowy ramowej w odniesieniu do usług związanych z publikacją ogłoszeń prasowych jest działaniem racjonalnym dla zamawiającego. Przede wszystkim należy zauważyć, że dzięki procedurze poprzedzającej zawarcie umowy ramowej zamawiający może uzyskać korzystne ceny publikacji ogłoszeń a dodatkowo zapewnić sobie możliwość zamieszczania ogłoszeń w różnych tytułach prasowych w zależności od grupy docelowej do jakiej ma dotrzeć dana publikacja.

Kwoty jakie zamawiający wydatkują w ciągu roku na zamieszczanie ogłoszeń w prasie wynoszą najczęściej od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Jednak coraz szybciej rośnie grupa zamawiających, którzy na ogłoszenia prasowe wydają rocznie kwoty przekraczające równowartość 14 tys. euro.

W tym miejscu należy zauważyć, iż niesłuszne jest stanowisko prezentowane przez część zamawiających, którzy uważają, iż każda publikacja stanowi odrębne zamówienie. Swoje racje motywują między innymi faktem, że każde publikowane ogłoszenie zawiera inną treść i dotyczy odmiennych zagadnień. Tymczasem to nie treść ogłoszenia jest przedmiotem zamówienia lecz jego publikacja.

W sytuacji gdy wartość środków przeznaczonych na publikację ogłoszeń w ciągu roku budżetowego przekracza łącznie równowartość 14 tys. euro zamawiający winien udzielić zamówienia na publikację ogłoszeń zgodnie z procedurami przewidzianymi w ustawie Prawo zamówień publicznych.

Procedurę wyboru wykonawców najlepiej jest przeprowadzić w trybie podstawowym tj. w przetargu nieograniczonym lub w trybie przetargu ograniczonego.

Wskazane tryby umożliwiają transparentne i sprawne przeprowadzenie procedury wyboru wykonawcy. Zastosowanie trybu negocjacji z ogłoszeniem jest możliwe ale w mojej ocenie zakres negocjacji dopuszczonych przez art. 59 ustawy Prawo zamówień publicznych nie daje korzyści zamawiającemu w stopniu uzasadniającym zastosowanie tego trybu do zawarcia umowy ramowej w przedmiocie publikacji ogłoszeń prasowych.

Zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy PZP umowę ramową zawiera się na okres nie dłuższy niż 4 lata, z tym że ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego umowa taka może być zawarta na okres dłuższy.

W odniesieniu do umowy ramowej na publikację ogłoszeń prasowych, trudno wyobrazić sobie uzasadnienie zawarcia umowy na okres dłuższy niż wynikający z art. 100 ust. 1 ustawy PZP.

Optymalne wydaje się zawarcie umowy ramowej na okres 2 - 3 lat. Decyzja w tym zakresie zależy od woli zamawiającego i nie podlega zakwestionowaniu tak przez wykonawców jak i organa uprawnione do kontroli procedur udzielania zamówień publicznych.

Ze względu na przedmiot umowy ramowej, korzystne wydaje się dopuszczenie do zawarcia umowy ramowej z trzema wykonawcami - uprawnienie zamawiającego wynikające z art. 100 ust. 3 pkt. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Takie rozwiązanie zapewni konkurencję na etapie umów wykonawczych a ponadto zwiększy swobodę zamawiającego w dotarciu z konkretną treścią ogłoszenia do właściwej grupy czytelników. Warto bowiem przypomnieć, że oferty składane w trakcie trwania umowy ramowej nie mogą być mniej korzystne niż oferty złożone w postępowaniu prowadzonym w celu zawarcia umowy ramowej.

Przygotowując zamówienie publiczne na publikację ogłoszeń prasowych należy precyzyjnie określić przedmiot zamówienia. Szczególnie istotne jest określenie przez zamawiającego wymogów dotyczących:

● stron na jakich zamieszczane będą ogłoszenia (strony redakcyjne, miejskie, ogłoszeniowe, komunikaty), szacowanej ilości ogłoszeń oraz ich łącznej powierzchni. Ponieważ wydawcy różnicują ceny publikacji w zależności od strony (np. ostatnia strona jest droższa) warto zamieścić w SIWZ zastrzeżenie, iż cena za zamieszczanie ogłoszenia musi być stała bez względu na stronę jego publikacji.

● maksymalnego okresu wyprzedzenia z jakim będzie składane zamówienie na opublikowanie kolejnego ogłoszenia (najczęściej za optymalne wyprzedzenie uznaje się termin trzech dni kalendarzowych)

● zasad ustalania płatności za zamieszczone ogłoszenia. W zdecydowanej większości tytułów prasowych jako podstawowa jednostka wyceny ogłoszenia stosowany jest moduł. Niestety wielkość tych modułów jest różna. W celu osiągnięcia porównywalności złożonych ofert proponuję postawienie wymogu aby ceny przedstawione w ofercie dotyczyły 1 cm. kw. powierzchni ogłoszenia.

Oprócz ogólnych wymogów określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych należy postawić warunki dotyczące np:

● wymogu aby nakład tytułu proponowanego przez oferenta jako miejsce do zamieszczania ogłoszeń musiał być potwierdzany wynikami kontroli prowadzonej przez Związek Kontroli Dystrybucji Prasy;

● zapewnienia możliwości zamieszczania ogłoszeń w gazecie codziennej (wydania od poniedziałku do piątku).

● wielkości nakładu tytułu prasowego po odjęciu zwrotów;

● wymogu aby prasa w której będą zamieszczane ogłoszenia była kolportowana poprzez sprzedaż detaliczną.

Szczególnie istotnym jest prawidłowe określenie nakładu jaki musi posiadać oferowany tytuł.

W przypadku gdy zamawiający przewiduje, iż wydatki na publikację ogłoszeń w okresie danego roku nie przekroczą równowartości 14 tys. euro, również warto rozważyć zawarcie umowy ramowej. Wskazać bowiem należy, że zawierając tego typu umowę (która nie zobowiązuje do publikacji ogłoszeń a jedynie ustala ogólne warunki ich publikacji) zamawiający może wynegocjować dużo korzystniejsze warunki publikacji niż w przypadku zamawiania ogłoszenia tuż przed wymaganą datą jego zamieszczenia.

Zawarcie umowy ramowej pozwoli oprócz obniżenia ceny publikacji ogłoszenia na usprawnienie procesu jego zamawiania, rozliczania należnych płatności po emisji ogłoszenia a nie zaliczkowo już przed, ustalenia stałych cen w okresie trwania umowy, umożliwienia wskazania miejsca publikacji lub ich zarezerwowania na priorytetowych warunkach.

W przypadku zamawiania ogłoszeń prasowych jako korzystne dla zamawiającego powinno być brane pod uwagę kryterium kosztu dotarcia. Proponowane kryterium pokazuje ile w rzeczywistości kosztuje dotarcie do określonej liczby czytelników. Cena jako jedyne kryterium oceny ofert nie odzwierciedli istoty jaką jest liczba osób które przeczytają opublikowane ogłoszenie. Liczba czytelników jest istotna ponieważ podstawowym celem zamieszczenia ogłoszenia jest dotarcie do jak największej grupy osób za możliwie najniższą kwotę.

Oferta nominalnie najtańsza nie oznacza, że cena za dotarcie do szerokiej grupy czytelników jest najniższa.

Kryterium kosztu dotarcia (np. do 1000 czytelników) można obliczyć według poniższego wzoru:

KD = [ Kdmin : {( Cx : Nx) x 1000} ] x 100 x waga kryterium

gdzie:

KD - ilość punktów przyznanych danej ofercie za koszt dotarcia ogłoszenia do 1000 czytelników,

Cx - cena brutto publikacji ogłoszenia podana przez oferenta, dla którego wynik jest obliczany.

Nx - średnia wielkość nakładu gazety zaoferowanej jako miejsce publikacji zamawianych ogłoszeń, podana przez oferenta, dla którego wynik jest obliczany.

Kdmin - najniższy koszt dotarcia, zaoferowany w przedmiotowym postępowaniu, obliczony na podstawie wzoru: {( Cx : Nx) x 1000}.

Marek Okniński